Masz problem z odwlekaniem wykonania zadań? Ciągle przekładasz wszystko na później? Chcesz wiedzieć, jak przezwyciężyć i ostatecznie pokonać prokrastynację? Możesz być w stanie uzyskać większą produktywność w ciągu dnia, nie pracując dłużej ani ciężej, jeśli wyeliminujesz negatywny nawyk zwlekania, wykonania i odkładania zadań na później, czyli tzw. prokrastynację.

Czytaj dalej i poznaj skuteczne strategie, które pozwolą Ci przezwyciężyć swój zwyczaj zwlekania.

Ludzie, którzy zbyt długo odwlekają wykonanie zdań, często odczuwają panikę, gdy zaczyna się zbliżać wymagany termin realizacji oraz często starają się dotrzymać terminu kosztem jakości rozwiązania. Osoby, które odwlekają, mogą czuć się winne na skutek swojej prokrastynacji oraz doświadczać częściej dolegliwości fizycznych z tego tytułu np.  przeziębień, bólów brzucha, stresu i bezsenności w porównaniu do osób, które nie odwlekają realizacji swoich obowiązków.

Czy jesteś prokrastynatorem?

Istnieje kilka zachowań, które mogą wydawać się zwlekaniem i prokrastynacją, ale w rzeczywistości są zupełnie czymś innym.

Priorytetyzowanie

W Twoim zwariowanym, gorączkowym dniu pracy możesz mieć bardzo wiele rzeczy na swojej liście zadań do załatwienia. Jeżeli realizujesz te zadania jedno po drugim w oparciu o przypisaną im ważność i określone priorytety, a na koniec dnia masz ciągle wykonać wiele zadań, to nie masz problemu z prokrastynacją. To jest priorytetyzowanie. Robisz najpierw rzeczy najbardziej istotne. To jedna z praktyk dobrego zarządzania czasem.

Celowe opóźnianie realizacji

Zdarza się, że czasem celowo opóźniamy wykonanie jakiegoś działania i to również jest coś innego niż prokrastynacja.

Wyobraźmy sobie, że masz dużą decyzję do podjęcia, ale nie zebrałeś jeszcze wszystkich ważnych danych do jej podjęcia. To świadome postępowanie, aby odłożyć na bok podjęcie tej decyzji i wynikających z niej działań.

Może masz duży projekt i kilka tygodni czy nawet miesięcy, aby go wykonać. Teoretycznie mógłbyś rozpocząć od razu, ale jeśli poczekasz kolejny dzień czy dwa możesz mieć np. dodatkowe lepsze narzędzia jak nowy komputer czy oprogramowanie, które pomogą Ci zrealizować Twój projekt łatwiej i lepiej. Takie racjonalne zwlekanie może zaoszczędzić Ci czas w dłuższej perspektywie, wiec rozważnie jest opóźnić jego wykonanie.

Zadaj sobie pytanie czy faktycznie mam problem z prokrastynacją. A może właściwie nadajesz priorytety i celowo opóźniasz działanie z ważnych powodów?

Kiedy mamy do czynienia z faktyczną prokrastynacją?

Przykładem może być zadanie lub projekt o bardzo wysokim priorytecie, który musisz zrobić, chcesz go zrobić, ale z jakiegoś powodu po prostu odkładasz jego realizację na później. Tu pojawia się problem i zaczynasz wkraczać w prawdziwą niebezpieczną strefę zwlekania i prokrastynacji.

Jakie zadania odkładasz na później?

Aby rozpocząć walkę z prokrastynacją  zadaj sobie pytanie: jakie rodzaje i typy zadań odkładam na później? Wypisz sobie te rzeczy w formie listy. Może Ci to pomóc lepiej zrozumieć z jakimi zdaniami masz problem. Nie wykluczone, że cześć z nich będzie do siebie podobnych np. będą dotyczyły wystąpień publicznych lub pisania różnego rodzaju sprawozdań czy raportów. Jeśli będziesz miał problem z opracowaniem takiej listy możesz ewentualnie odwrócić to pytanie i określić rodzaje oraz typy zadań, których nigdy nie odkładasz na później i realizujesz bez zbędnej zwłoki. Możesz też porównać ze sobą te dwie listy, czy dostrzegasz jakieś wzorce, powtarzające się rodzaje zadań. Wykonanie tego ćwiczenia może pomóc w lepszym zrozumieniu Twojego nawyku prokrastynacji.

Jak unikasz wykonania pracy?

Istnieją pewne zachowania, zwroty i słownictwo, którego być może używasz, a które mogą wskazywać na prokrastynację. Przykładem może być „mam jeszcze mnóstwo czasu na wykonanie tego zadania” albo „lepiej mi się pracuje pod presją czasu”, „zaraz się tym zajmę, ale chcę tylko zrobić…”. To są sygnały, które mogą wskazywać na prokrastynację.

Podobnie jest z pewnymi zachowaniami np. powinniśmy zacząć się uczyć do egzaminu, ale stwierdzamy, że w pokoju jest według nas brudno i zamiast się uczyć zaczynamy sprzątać mieszkanie lub uznajemy, że jesteśmy głodni i najpierw trzeba coś zjeść. Inny przykład to sprawdzanie poczty lub przeglądanie Internetu w poszukiwaniu rzekomo ważnych do naszej pracy materiałów.

Powoduje to pewną iluzję produktywności jednak de facto nie posuwa to nas w naszej pracy do przodu. Ogólnie wykonujemy mniej istotne zajęcia uzasadniając przed samym sobą, że są ważne, zamiast zająć się faktycznie istotnym zadaniem.

Pomyśl jakie Ty stosujesz techniki przeciągania i unikania pracy? Masz już listę zadań, których unikasz teraz wypisz jakie stosujesz taktyki, aby odwlec wykonanie swoich ważnych obowiązków.

Dlaczego zwlekasz? Przyczyny prokrastynacji.

Teraz zastanówmy się dlaczego odkładasz wykonanie zadań na później. Istnieje 5 głównych powodów, dla których ludzie zwlekają i ulegają prokrastynacji:

#1 Brak pewności siebie

Chcesz wykonać dobrze zadanie, ale nie jesteś pewny jak je zrobić. Czasem ludzie popoddają w prokrastynację i unikają zadań, ponieważ brakuje im pewności siebie lub umiejętności w obszarze, którego dotyczy zadanie.

Jednym ze sposobów jeśli chodzi o brak umiejętności jest ich wzmocnienie poprzez naukę czy szkolenie. Jednak nie zawsze to pomaga i mimo wszystko nadal możemy odwlekać realizację. W takiej sytuacji po szkoleniu musimy sobie wewnętrznie powiedzieć, że wykonanie tego zadania to świetna okazja, aby wykorzystać zdobytą wiedzę w praktyce. A także, zaakceptować że to co się zrobi może nie być perfekcyjne, jednak ważne, aby zostało wykonane.

Osoby, które zwlekają i mają problem z prokrastynacją, czasem mają tendencję do ustawiania sobie nierealistycznie wysokich oczekiwań. Zastanów się, czy nie określiłeś zbyt wysoko niektórych swoich standardów, które sprawiają, że odwlekasz wykonanie zadań, bo dążysz do zbytniej perfekcji. Pamiętaj produktywność przed perfekcją. Czasem w nabraniu pewności siebie pozwala również wizualizacja stanu docelowego, który będzie po wykonaniu zadania. Pomyśl jak dobrze będziesz się czuł kiedy skończysz swój projekt.

produktywność przed perfekcją

#2 Rozproszenie uwagi

Rozproszenie uwagi to kolejny powód, przez który odwlekamy realizację zdań. Czy szybko tracisz koncentrację i skupienie na pracy, którą masz wykonać?

Przede wszystkim upewnij się, że stworzyłeś idealne dla siebie środowisko do pracy np. posprzątaj, usuń wszystkie niepotrzebne rzeczy z biurka, przewietrz pomieszczenie, zadbaj o dobre oświetlenie, zamknij drzwi. Dostosuj środowisko pracy do swoich potrzeb. Zrób to co sprawi, że będziesz mógł wygodnie pracować w spokoju i skupieniu.

Czasem jeśli Twoimi rozpraszaczami jest jedzenie, czy przeglądanie Internetu lub granie w grę, możesz potraktować te zajęcia jako Twoje małe nagrody. Dla przykładu ustalasz, że przez 30 min pracujesz po czym robisz krótką przerwę na jakieś zajęcie, które jest Twoim rozpraszaczem. Oczywiście ta krótka np. 5 min przerwa nie może przerodzić się w godziny i całkowity brak pracy.

Pomyśl czy są w Twoim przypadku jakieś rozpraszacze uwagi, które możesz potraktować jako nagrodę, w przypadku zadań, których realizacji unikasz?

To dotyczy również współpracy z innymi. Jeśli ktoś do Ciebie podchodzi, aby chwilę porozmawiać. Grzecznie przeproś i powiedź, że teraz przez półgodziny musisz skupić się na pracy, a po tym czasie możesz wrócić do rozmowy. Używasz rozpraszacza, który przeważnie powoduje, że odwlekasz pracę jako motywacji i nagrody do jego wykonania.

#3 Czujesz się przytłoczony wielkością zadania

Poczucie przytłoczenia jest kolejnym częstym powodem, że odwlekamy wykonanie zadań. Widzisz, to potwornie duże zadanie i czujesz się sparaliżowany na samą myśl o tym, że musisz je wykonać. Nie musisz się tak czuć. Jest kilka sposobów na to, aby przezwyciężyć to uczucie.

Dzielenie zadań na mniejsze

Jedna z najprostszych metod to podzielenie tego projektu czy dużego zadania na mniejsze kawałki pracy do wykonania. Każdego dnia pracujesz nad fragmentem i posuwasz się z pracą do przodu, aż w końcu ukończysz całość np. piszesz pracę magisterką i każdego dnia przyjmujesz, że napiszesz jeden rozdział lub określoną ilość stron.

Ta metoda jest też o tyle skuteczna, że każdego dnia w miarę możliwości możesz wybierać spośród mniejszych zadań, czym zajmiesz się dzisiaj. Jeśli zadanie na to pozwala masz dzięki temu możliwość wyboru, którą częścią zadania chcesz się w danym momencie zająć.

Punty kontrolne i terminy pośrednie

Inny sposób to ustalanie tymczasowych terminów. W jednym z badań przeprowadzonych na uczelni MIT, trzy grupy zostały poproszone o korektę tekstu, pewnego opracowania. Zespoły wiedziały, że za każdy znaleziony błąd będą miały dodatkowe wynagrodzenie, a każdy dzień zwłoki będzie powodował karę finansową. Pierwsza grupa została poproszona, aby po prostu dostarczyła wyniki pracy za 3 tygodnie. Grupa ta odkryła 70 błędów, a jej opóźnienie wyniosło 12 dni. Druga grupa została zachęcona do tego, aby określiła sobie przejściowy pośredni termin na realizację zadania. Grupa ta znalazła 104 błędy, a opóźnienie wyniosło 6,5 dnia. Trzecia grupa została poproszona, aby dostarczyła faktyczne wyniki swojej pracy na terminy pośrednie w okresie 3 tygodni. W efekcie zespół znalazł 136 błędów, a jego końcowe opóźnienie wyniosło zaledwie parę godzin. Jaki z tego wniosek, aby przezwyciężyć prokrastytancję musisz ustawiać pośrednie, tymczasowe terminy – punkty kontrolne. Pomoże Ci to w dotrzymaniu terminu docelowego i lepszej pracy w międzyczasie.

#4 Zastój twórczy

Czasem jest tak, że odwlekamy realizację zadania, gdyż brakuje nam weny twórczej. Chcesz wykonać, zadanie, czujesz, że wisi nad Tobą to zadanie, jednak brakuje Ci dobrych pomysłów i kreatywności, aby je zrealizować.

Oto kilka strategii, które możesz stosować, aby rozwiązać problem braku inwencji twórczej. Jeden ze sposobów to zmiana otoczenia lub metody, której używasz. Siedzisz cały dzień w biurze próbując wykonać zadanie, idź na spacer do parku lub do kawiarni i tam popracuj nad zadaniem. Korzystasz z komputera, wróć do metod tradycyjnych weź zeszyt i coś do pisania, skorzystaj z flipchartu czy tablicy suchościeralnej. Pracujesz samemu? Może zaproś do współpracy inne osoby, aby wspólnie wypracować rozwiązanie.

Pamiętaj też o tym, o czym była już mowa, aby nie dążyć do perfekcji. Być może Twoje pomysły są w rzeczywistości bardzo dobre, tylko masz wobec siebie zbyt wygórowane oczekiwania. Czasami wystarczy, aby po prostu wykonać zadanie. Pamiętaj, że prokrastynatorów obowiązuje zasada: produktywaność przed perfekcją.

 #5 Nie znosisz tego zadania

Najczęstszym powodem zwlekania jest to, że po prostu nie lubimy pracy, która jest przed nami. Nienawidzisz tego co masz wykonać. Wiesz, że musisz to zrobić, jednak po prostu Ci się nie chce tego robić. Jak sobie z tym poradzić? Jest kilka sposobów.

Nagrody za pracę

Najpierw spróbuj się nagradzać za wykonaną pracę. Za każdy ukończony etap zadania przyznaj sobie mała nagrodę. Wykonasz większą część zadania, większą nagrodę. Ta strategia działa dobrze, ponieważ końcowym rezultatem jest zdobycie głównej nagrody za ukończenie zadania, którą sam sobie dajesz.

Taktyka 10 minut

Inny sposób to „taktyka 10 minut”. Decydujesz się pracować nad zadaniem przez minimum 10 minut. Po tym czasie możesz przestać robić zadanie. Zanim jednak przerwiesz zadaj sobie pytanie, czy rzeczywiście to co robię jest tak bardzo straszne? To co często się zdarza, że gdy już zaczniemy pracować i wykonamy cześć zadania okazuje się, że nie jest ono, aż tak złe jak nam się wydawało. Jesteśmy w stanie pracować dalej mimo, że praca może nam nie sprawiać tak dużej przyjemności. Poza tym, gdy pojawią się już pierwsze rezultaty naszego wysiłku łatwiej się nam pracuje dalej widząc, że nastąpił już pewien postęp.

Lombard

Kolejny sposób jakiego można użyć to „lombard”. W jednym z badań dwie grupy zostały poproszone o wykonywanie ćwiczeń fizycznych 3 razy w tygodniu przez 8 kolejnych tygodni.

Pierwsza grupa dostała tylko taką instrukcję. Pod koniec doświadczenia tylko 18% osób z grupy ukończyło zadanie.

Druga grupa została poproszona, aby każda z osób wpłaciła określoną kwotę pieniędzy zanim rozpoczną eksperyment. Pieniądze miały zostać im zwrócone jeśli wykonają zadanie. Z drugiej grupy 82% osób je ukończyło.

Pieniądze nie zawsze są najlepszym motywatorem jednak często spełniają swoją rolę. Możesz skorzystać z tego sposobu w zmodyfikowanej formie. Daj koledze lub koleżance na przechowanie jakąś kwotę pieniędzy i powiedz, że jeżeli nie dotrzymasz określonego terminu wykonania danego zadania, będzie mogła przeznaczyć te pieniądze na rzecz jakieś organizacji, której Ty nie lubisz. Dla przykładu jesteś zwolennikiem określonej opcji politycznej, a pieniądze pójdą do przeciwnego ugrupowania. Będzie to dla Ciebie dobra motywacja, aby wykonać te zadanie. Będziesz chciał odzyskać swoje pieniądze, a ponadto nie będziesz chciał dopuścić do tego, aby jeśli Ci się to nie uda pieniądze zostały przeznaczone na cel, którego nie popierasz.

Stwórz plan działania

Określiłeś jakie zdania odkładasz na później, z jakich uników i wymówek korzystasz oraz co sprawia, że odkładasz wykonanie zadań na później. Teraz zastanów się i określ jakie strategie i sposoby zastosujesz, aby przestać zwlekać i pozbyć się prokrastynacji.

Plan działania

Lista zadań, które często odkładasz na później:……………

Lista 3-5 głównych powodów zwlekania i sposobów ich rozwiązania do wdrożenia:

Powód zwlekania	Sposób rozwiązania do wdrożenia
1
2
3

Przeanalizuj swoje odwlekanie zadań i wdróż plan działania, aby pokonać prokrastynację. Nie odkładaj tego na później zrób to od razu. Powodzenia!

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej ta temat prokrastynacji przeczytaj też: Jak pokonać odwlekanie i zacząć działać od razu

A czy Ty masz problem z prokrasytynacją i odwlekaniem wykonania zadań? Jak sobie z tym radzisz? Co robisz, aby być bardziej produktywnym? Podziel się swoim doświadczeniem w komentarzu.