Jak oszczędzać czas, czyli o efektywnej codzienności w praktyce

Jak często zastanawiamy się nad tym jak gospodarujemy naszym osobistym czasem? Pewnie rzadko. Jak często mówimy, że doba w wymiarze dwudziestu czterech godzin to za mało? Pewnie często. Jeżeli już wszechobecna życiowa mądrość nazywa czas pieniądzem to może warto byłoby porównać go do zasobów jakie zgromadziliśmy na bankowym koncie i zastanowić się jak wygląda dysponowanie tymi zasobami. Nie jest to wykluczone, że każdego dnia marnujemy cenne minuty, może nawet godziny wykonując czynności, które są nam do niczego niepotrzebne i w sumie moglibyśmy się bez nich jak najbardziej obejść. Jak oszczędzać czas? Istnieją bowiem skuteczne sposoby na to, by efektywnie zagospodarować tym co mamy a więc dwudziestoma czterema godzinami, których mamy nie tyle „tylko” co „aż”. Jak to mówią, kwestia organizacji.

“Znane są tysiące sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie jak go wskrzesić”. – Albert Einstein

Jak oszczędzać czas, czyli o efektywnej codzienności w praktyce

Najważniejszy ze wszystkich czasów

Czas dla siebie to ten ze wszystkich możliwych rodzajów znanego nam czasu, którego nigdy nie mamy a jeżeli mamy to ewentualnie dwa razy do roku i jest on określany często mianem cudu. Nie chodzi bowiem o to, by tylko wszystko ogarnąć ale też by znaleźć chwilę dla siebie każdego dnia a przy odpowiedniej organizacji dobowej jest to jak najbardziej możliwe. Oczywiście, że spać trzeba, do pracy chodzić też jest dobrze, jak się ma dzieci to już w ogóle trzeba odrobić z nimi lekcje, podrzucić na zajęcia dodatkowe, wyprowadzić psa na spacer nie tylko dookoła domu i na to wszystko mamy te nieszczęsne dwadzieścia cztery godziny a więc o reszcie należy zapomnieć… Otóż, niekoniecznie! Bądźmy realistami a skoro tak, to logicznym a nawet dość oczywistym jest to, że nie każdy harmonogram da się przerobić od deski do deski.

Weryfikacja czasu

Początek oszczędzania czasu, podobnie jak z pieniędzmi, należy zacząć od weryfikacji tego, na co w naszej codzienności ten czas dany nam od losu przeznaczamy. Proponuje się stworzenie szczegółowej rozpiski takiej od A do Z z uwzględnieniem wszystkich dziennych aktywności, dzieląc je na godziny. Przykładowo: ile czasu śpimy, ile zajmuje nam dojazd do pracy, ile sama praca, powrót do domu i cała reszta.

Jest to najprostszy i zarazem najskuteczniejszy sposób na to, by zobaczyć co ewentualnie kradnie nam preferowane nadwyżki czasowe. Zawsze znajdzie się coś, co pochłania nam całe godziny w ciągu dnia, z czego możemy bez uszczerbku na niczym, zrezygnować. Jeżeli oglądasz każdego dnia telewizję, jest to pierwsza aktywność, którą możesz sobie odpuścić. Bez żalu, bez bólu, bez frustracji. Oczywiście, nie musisz od razu całkowicie rezygnować z oglądania telewizji ale możesz je ograniczyć. Możesz przecież wyznaczyć sobie limit, np. 30 – 60 minut dziennie.

Zgodność z planem

Skąd się bierze chaos? Można odpowiedzieć, że z mitologii, ale my nie o tym. Chaos bierze się z nadmiaru obowiązków a ten też nie bierze się z powietrza, tylko ze złej organizacji lub nie trzymania się planu. Rezultat mamy więc odwrotny do zamierzonego, czyli wykonanie koniecznych do życia i funkcjonowania zadań zajmuje nam więcej czasu niż to sobie fantazyjnie założyliśmy. Zgodność z planem gwarantuje wykonanie wszystkiego w założonym odstępie czasu. Jak więc planować? Zwolennicy klasyki mogą sięgnąć po papierowy planer lub jakiś inny kalendarz, natomiast fanom nowinek technologicznych poleca się stosowną aplikację w telefonie. I nagle życie staje się prostsze.

Jeżeli już bierzemy się za planowanie dnia, wypiszmy wszystkie konkrety, robiąc do od najważniejszych, najpilniejszych, najistotniejszych do tych, które takowymi nie są. Robimy to bez przesady, czyli nie dokładamy sobie niczego co nie wymaga naszej pilnej interwencji. To nie są wyścigi. Mamy być efektywni i zorganizowani a nie przytłoczeni oraz zestresowani. Planujmy sobie jedynie tydzień po tygodniu a nie od razu cały rok do przodu. Robiąc tygodniowy plan dzień po dniu, możemy weryfikować te zadania, które możemy wykonać później, przykładowo następnego dnia, bez realnej szkody.

Efektywne grupy

Staraj się grupować swoje zadania. Taka praktyka pozwala na maksymalne wykorzystanie czasu przy okazji jak najbardziej efektywnie. Dla przykładu, zakupy, głównie te spożywcze, często robimy w ten sposób, iż specjalnie po nie wychodzimy z domu. By lepiej zarządzać swoim czasem w codziennym życiu, możemy zaplanować je w drodze powrotnej z pracy. Jeżeli masz ważne spotkanie gdzieś na mieście a więc poza siedzibą firmy w której pracujesz i to spotkanie ma charakter służbowy, spróbuj zorganizować je w takim dniu, w którym będziesz ogarniał wszystkie te sprawy związane z wizytą w takim lub innym urzędzie.

Ja kontra moje zaległości

Możemy być mistrzami organizacji, efektywności i czego tam jeszcze chcemy, a i tak mogą nam się trafiać pewne luki czyli te zadania, których jeszcze nie wykonaliśmy a wciąż mamy wykonać. Jeżeli mówimy o oszczędzaniu czasu to mówimy także o umiejętnym nadrabianiu powstałych zaległości. W tym celu warto zastosować skuteczną również w wielu innych dziedzinach ludzkiego życia oraz egzystencji metodę małych kroków. Czyli każdego dnia w tygodniu sięgamy po jedną zaległość. Owszem, możemy na to poświęcić cały roboczy dzień i wszystkie zaległe sprawy załatwić albo próbować załatwić hurtem jednego dnia ale wówczas ucierpi na tym, to, co na bieżąco mamy do zrobienia więc zatoczymy błędne koło bo z tych bieżących spraw powstaną nam sprawy… zaległe. Jak widać jest to jakiś pomysł ale mieści się on w kategorii tych bezsensownych pomysłów po które nie warto sięgać.

Stanowcze nie do zobaczenia…

Czasem trzeba postawić przynajmniej jeden drastyczny krok, który, jak już go postawimy, przestaje być taki drastyczny. Znajdą się i tacy, którzy doradzą nam wyrzucenie telewizora przez okno ale takich rad to nie słuchajmy. O ile oglądanie telewizji będzie nam być może nieco łatwiej ograniczyć lub z niego zrezygnować, o tyle z mediami społecznościowymi już tak prosto nie będzie. Jeśli wierzyć statystyce, mimo że bywa marnym narzędziem do obrazowania czegokolwiek, w wirtualnym świecie spędzamy prawie godzinę dziennie. Dla osób, które nie potrafią dobrze organizować własnego czasu to spory jego kawał. Dlatego może lepiej odinstalować aplikacje social mediów w telefonie niż oszukiwać się, że nie będziemy do nich co pięć minut zaglądać… To dodatkowe nawet i kilkanaście minut dziennie, które możemy przeznaczyć na coś innego.

“Brak czasu jest tak naprawdę brakiem priorytetów” – Tim Ferriss

W porankach siła

Nie każdy musi być od razu rannym ptaszkiem. Nie każdy też musi być od razu śpiochem. Za to każdy z nas może skrócić czas przeznaczony na sen o maksymalnie kwadrans. Dzięki temu zabiegowi staniemy się bardziej punktualni. Nie potrzeba do tego od razu terapii szokowej, bo nie każdy ją lubi i nie zawsze jest ona skuteczna. Wystarczy przez trzy dni pod rząd ustawiać budzik o pięć minut wcześniej, czyli, przykładowo, jeżeli zazwyczaj budzimy się o 7.00, pierwszego dnia przestawić go na 6.55, drugiego na 6.50, trzeciego na 6.45. Wówczas nasz organizm z mózgiem na czele nie zwariuje a my damy sobie szansę na uniknięcie korków w drodze do pracy. Takie proste a takie genialne, prawda? Pamiętajmy, że w każdym poranku, nawet tym najbrzydszym, drzemie ogromna siła.

Bardzo pomocny porządek

Kwestią nieco dyskusyjną jest stwierdzenie, że bałagan robi się sam ale jedno jest pewne – porządek już sam się nie zrobi. W rankingu najbardziej znienawidzonych życiowych obowiązków u wielu z nas prawdopodobnie sprzątanie zajmuje miejsce na podium. Przed wyjściem z domu często czujemy się zagubieni bo nie możemy znaleźć kluczyków od samochodu, dokumentów, kluczy od domu, biura, portfel też – ktokolwiek widział, jak wie, to niech powie. I wtedy zazwyczaj zapada złowroga cisza… Fajnie jest posprzątać cały dom ale na rewolucje zawsze przyjdzie odpowiedni moment, tymczasem wystarczy wyznaczyć sobie święte miejsca do przechowywania poszczególnych rzeczy, niezbędnych albo co najmniej bardzo przydatnych w codziennym funkcjonowaniu. Wyznaczyć to jedno a odkładać każdorazowo w wyznaczone miejsce, to drugie… Nie ma, że boli albo nie mam czasu. Odkładam zawsze w to samo miejsce, kiedy już nie używam i nie potrzebuję.

Najwyższy poziom wydajności

Poranne godziny są najlepsze. Im dalej w stronę popołudnia, tym jest nam gorzej. W ciągu dnia, coś, co nazywamy osobistą efektywnością, spada niczym słynny wodospad Niagara. Z kolei wieczorem możemy zauważyć, że przychodzą nam do głowy tak świetne pomysły, że niekiedy mamy wątpliwości czy aby na pewno to my na nie wpadliśmy. Gdybyśmy mieli podzielić ludzkość na gatunki ptaków to skowronki swoją wydajność mają największą o poranku a sowy wieczorami. Idealny czas jest tak właściwie kwestią indywidualną. Dobrze jest go znać, wiedzieć kiedy możemy góry przenosić a kiedy dochodzimy do wniosku, że jednak mogą sobie stać. Zaplanujmy więc to, co najtrudniejsze, to, co najważniejsze dla nas w kwestii zadań do wykonania na tę najbardziej efektywną dla nas porę dnia. Spróbujmy ustalić sobie konkretne godziny podczas których poziom naszej wydajności jest najwyższy.

Zakupy przez internet

Idziemy do sklepu. Stoimy w kolejkach. A może by tak zrobić zakupy bez wychodzenia z domu… Nie dość, że jesteśmy je w stanie zrobić za pomocą kilku kliknięć to jeszcze kurier dostarczy nam je pod same drzwi. Bez dojazdu do sklepu. Bez uprawiania maratonu między półkami w poszukiwaniu chociażby dietetycznego ketchupu. Bez kolejek i braku samoobsługowych kas, które i tak potrafią przechytrzyć nie jednego klienta, więc trzeba wezwać kogoś z obsługi jak już takowa się znajdzie… Można to nazwać wygodnictwem ale można też nazwać to inaczej, czyli realną oszczędnością czasu.

Weź nie gadaj, weź odpocznij

Cóż, pewnie wielu z nas nie jest w stanie sobie wyobrazić co wspólnego mają ze sobą czas na odpoczynek i kwestia skutecznego oszczędzania czasu. Efektywność bierze się z umysłu ale ten umysł musi działać na tzw. pełnych obrotach. Doba ma dwadzieścia cztery godziny i, owszem, noc jest najlepszą porą na odpoczynek i regenerację całego naszego organizmu ale nie tylko o taką formę odpoczynku chodzi. Jeżeli będziemy biegać w ciągu dnia bez wytchnienia nasz umysł w końcu zwolni a jeśli zwolni będziemy z automatu mniej efektywni a więc będziemy potrzebowali więcej czasu by ogarnąć wszystko to, co ogarnąć mamy. Więc o jakiejkolwiek oszczędności czasu, siłą rzeczy, mówić tu nie możemy. Wystarczy pół godziny przerwy, kiedy czujemy, że nasz mózg stopuje nasze ruchy, by po tych trzydziestu minutach, które nie są wiecznością w jej klasycznym rozumieniu, wrócić do działania z tą samą energią. Nie chcesz odpoczywać hurtowo przez pół godziny, możesz sobie podzielić ten czas, np. jedna przerwa po godzinie czy dwóch intensywnego wysiłku trwająca dziesięć minut i tym sposobem możesz zrobić sobie w ciągu dnia trzy takie przerwy. Spróbuj a przekonasz się, że oszczędność czasu nie jest trudna a nawet ułatwia codzienne życie.