Czy wciąż brakuje Ci czasu? Czy Twój dzień jest wypełniony nieprzerwanym strumieniem „pożarów do ugaszenia”, rozproszeń i nieprzewidzianych zmian? Jeśli nie będziesz miał strategii, która pozwoli ci na oddzielenie tego, co ważne, od błahostek, to ten natłok spraw może cię przytłoczyć, odebrać siły i wypalić. Aby odzyskać kontrolę i mieć więcej czasu na to co dla ciebie ważne, musisz się nauczysz jak określać priorytety. Macierz Eisenhowera to jedno z najskuteczniejszych narzędzi zarządzania czasem. Świetnie nadaje się do określenia priorytetów. Pozwoli Ci rozróżnić między tym, co ważne, a tym, co zaledwie pilne. Dzięki tej prostej i skutecznej technice będziesz mógł zaplanować swoją pracę i działania przede wszystkim z myślą o zadaniach, które mają największy wpływ na Twój długofalowy sukces.

„Nikt nie jest zbyt zajęty, to tylko kwestia priorytetów”.

Jak określać priorytety? Macierz Eisenhowera – skup się na priorytetach i zapanuj nad swoim czasem

Dwight Eisenhower
Dwight Eisenhower

Dwight D. Eisenhower, zanim został prezydentem Stanów Zjednoczonych, był generałem i naczelnym dowódcą alianckich sił zbrojnych w czasie II wojny światowej.

Podczas służby Eisenhower, który dowodził tysiącami ludzi, mierzył się z wieloma trudnymi decyzjami dotyczącymi zadań, którymi musiał się codziennie zajmować. Doprowadziło go to do opracowania pewnej zasady, która może ci pomóc w nadawaniu priorytetów.

Macierz Eisenhowera pozwala określić priorytet zadań na podstawie ich pilności i ważności poprzez rozlokowanie ich w czterech ćwiartkach. Każda ćwiartka wymaga osobnego podejścia i strategii. Oprócz sortowania zadań według pilności i ważności, matryca Eisenhowera pozwala też wskazać zadania, które powinieneś delegować albo całkowicie się ich pozbyć.

„Przygotowując się do bitwy, zawsze orientowałem się, że plany są bezużyteczne, ale planowanie jest nieodzowne”. – Dwight D. Eisenhower

Bądź panem swojego czasu! – 4 ćwiartki działania:

#01 Zadania pilne i ważne (C1)

„do załatwienia w pierwszej kolejności”

To zadania, które szybko angażują całą uwagę i wymagają działania. Zadania z pierwszej ćwiartki C1 należą do grupy spraw „do załatwienia w pierwszej kolejności”. Dlatego że, z jakichś powodów są niezwykle ważne dla Twojego życia albo pracy zawodowej i trzeba się nimi zająć od ręki.

Przeważnie są to zadania, które należy zrobić, aby uniknąć negatywnych konsekwencji. Ważna jest umiejętność zajęcia się zadaniami z ćwiartki C1 przed zabraniem się za wszystko inne. Trzeba więc przystąpić do realizacji tych zadań najwcześniej jak to możliwe.

Przykładami takich zadań w środowisku zawodowym są czynności zaplanowane, których termin wykonania się zbliża, lub np. żądania klienta. W domu takim przykładem może być przypalający się garnek na kuchni, który trzeba szybko zdjąć, aby nie wywołać pożaru czy płaczące dziecko, którym trzeba się zaopiekować.

W kwestii zadań pilnych i ważnych nie masz wyboru. Musisz się po prostu zabrać do pracy i je wykonać.

#02 Zadania ważne, ale nie pilne (C2)

„zadecyduj, kiedy się nimi zajmiesz”

Ćwiartka C2 obejmuje zadania w rodzaju „zadecyduj, kiedy się nimi zajmiesz”. Choć mogą one mieć istotny wpływ na życie, to nie wydają się tak pilne jak sprawy z kategorii C1, które należy załatwić od razu.

Zadania C2 przeważnie mają związek z długoterminowymi celami. W idealnych okolicznościach właśnie w te zadania powinieneś inwestować najwięcej czasu. Obejmują one planowanie i przygotowanie, odpoczynek, relaks, budowanie relacji czy dbanie o zdrowie i sprawność fizyczną.

Niestety jednak jest to zarazem obszar, który najłatwiej zignorować. Szczególnie, gdy jesteśmy w pełni skoncentrowani na priorytetowych zadaniach z innych ćwiartek. Zwykle nikt nas nie naciska na realizacji
zadań z ćwierki C2. Dlatego też, często je zaniedbujemy i schodzą one na dalszy plan.

Pamiętaj też, że te zadania dają ci „kontrolę nad czasem”. To są zadania, które możesz odłożyć na później i optymalnie rozłożyć w czasie. Jednak rzeczy, które teraz nie są pilne, mogą stać się takie później. Tak więc jeśli załatwisz je wcześniej, wyeliminujesz element stresu i dasz sobie czas, żeby wykonać je dobrze.

#03 Zadania pilne, ale nieważne (C3)

„Kto może to zrobić za ciebie”

Jest to ćwiartka zadań, które z perspektywy czasu okazują się nieszczególnie istotne. Zadania z ćwiartki C3 należą do grupy spraw, które najlepiej należałoby delegować. Mimo iż, wydają się pilne, to często można je zautomatyzować albo zlecić komuś, kto jest lepszym kandydatem, aby je wykonać.

Z zadaniami C3 mamy często do czynienia wtedy, gdy ktoś prosi nas o zrobienie czegoś, co nie przekłada się na bezpośrednie korzyści dla nas albo nie przybliża do osiągnięcia celów. W przypadku zadań C3 ważne jest, by uczyć się delegować określone sprawy i pamiętać, by to robić.

W danej chwili możesz mieć wrażenie, że coś jest pilne, rzucasz więc to, co robisz, aby zająć się daną sprawą, ale z perspektywy czasu okazuje się, że wcale nie była ona taka istotna. Większość telefonów i e-maili, które odbieramy, nie dotyczy kwestii pilnych ani nawet ważnych.

Sprawy pilne i nieważne często są istotne dla kogoś innego. Dlatego musisz zdecydować, czy dana czynność lub relacja jest dla ciebie wystarczająco ważna. Jeśli zadanie ma ważny priorytet dla osoby, która je zleca, ale nie dla ciebie, czy możesz je oddelegować komuś innemu?

Sprawdź: Jak skutecznie delegować zadania?

#04 Zadania nieważne i niepilne (C4)

„Pozbądź się tego”

W ćwiartce C4 powinny znaleźć się zadania „do usunięcia”. Dlatego, że należą one do spraw tego rodzaju, których należy się za wszelką cenę wyzbyć. To po prostu pożeracze czasu.

Przykładami takich zadań są np. bezmyślne surfowanie po Internecie, czytanie nic nieznaczących maili, granie w gry wideo czy oglądanie telewizji.

Jeśli potrafisz wskazać i wyeliminować wszystkie zadania C4, to możesz wygospodarować bardzo potrzebny czas, który da się zainwestować w realizację zadań z ćwiartki C2.

Czy to znaczy, że na sprawy z ćwiartki C4 w ogóle nie ma miejsca w Twoim życiu? Oczywiście, że nie.  Potrzebujemy odpoczynku, relaksu, nic nie robienia i oderwania się od obowiązków. Pamiętaj jednak, że zadania niepilne i nieważne kradną twój cenny czas. Dlatego marnuj go w ten sposób tylko wówczas, kiedy… masz na to czas.

Jak zastosować Matrycę Eisenhowera w praktyce?

Prostym sposobem na zastosowanie metody Eisenhowera w praktyce jest narysowanie czterech kwadratów na dużej kartce papieru lub na tablicy. Wystarczą też cztery panele na drzwiach albo cztery miejsca na ścianie.

Zapisz wszystkie zadania, które masz do zrobienia w tym tygodniu na karteczkach samoprzylepnych. Następnie przyjrzyj się każdemu z nich po kolei. Bądź bezwzględny w decydowaniu o ich pilności i ważności.

Zadaj sobie 2 kluczowe pytania:

Macierz Eisenhowera
Macierz Eisenhowera
#01 Czy to jest naprawdę pilne?

Jeśli tak, to trzeba będzie się tym zająć w tym tygodniu. A jeśli nie, to czy nie stanie się pilne pod koniec tygodnia?

#02 Czy jest to naprawdę ważne?

Jeśli tak, to niewykonanie tego zadania będzie się wiązało z poważnymi konsekwencjami. A jego wykonanie sprawi, że posuniesz się naprzód w kierunku osiągnięcia celów.

To bardzo skuteczny sposób na lepsze zrozumienie swojej listy zadań oraz na przesunięcie zadań na listę „na dziś” lub listę nie do robienia.

 

„Bezwzględność w ustalaniu priorytetów oznacza podniesienie poprzeczki słowu „ważne”.”

Uwagi końcowe

Macierz Eisenhowera  to prosty i skuteczny sposób na zrozumienie swojej listy zadań i lepsze zarządzanie sobą w czasie. Dzięki niej będziesz wiedział co masz zrobić dziś, co możesz odłożyć na później, które zadania przekazać innym, a czego w ogóle nie robić.

Przeważnie koncentrujemy się na sprawach, które mają ściśle określony termin realizacji. Jeśli jednak będziesz śledził wykonywane zadania z pomocą opisanej macierzy, zadawał sobie pytania o powody wykonywania każdej czynności, a potem na tej podstawie organizował swój harmonogram działań, odkryjesz, że wcale nie jest tak trudno zaplanować cały dzień przede wszystkim z myślą o zadaniach, które mają największy wpływ na Twój długofalowy sukces.

Czas, który chcesz wykorzystać w sposób wartościowy, staraj się przeznaczać przede wszystkim na zadania ważne i niepilne. Pozwolą ci one zrobić prawdziwe postępy na drodze ku celom i dadzą ci poczucie większego spełnienia.

„Większość rzeczy pilnych nie jest ważna, a większość rzeczy ważnych nie jest pilna”. – Dwight D. Eisenhower

Sprawdź też: Metoda ABCDE – jak ustalać priorytety aby lepiej zarządzać czasem

Co jest Twoim priorytetem? Co dziś zrobisz, aby być bliżej swojego celu?