w

Jak skutecznie delegować zadania?

rosnijwsile.pl Jak skutecznie delegować zadania?

Jak skutecznie delegować zadania? Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem w dużej korporacji, przedsiębiorcą, który prowadzi własną firmę, czy też rodzicem w domu, delegowanie obowiązków to kluczowa umiejętność, aby zwiększyć swoją osobistą produktywność i oszczędzić czas na realizację innych ważnych dla Ciebie zdań. Jeśli bierzesz na siebie zbyt dużo zadań i czujesz się z tego powodu „przytłoczony” powinieneś przemyśleć swoją sytuację i wziąć pod uwagę częstsze delegowanie. Delegowanie to w uproszczeniu zlecanie pracy innym. To przekazanie komuś innemu odpowiedzialności za zrobienie czegoś, co początkowo było naszym obowiązkiem. Delegowanie może być jednak dla niektórych osób trudne. Delegując zadanie musisz wiedzieć, które zadania możesz przekazać do wykonania innym, a które powinieneś zrobić samodzielnie, przekazując zadania musisz być stanowczy oraz potrafić zaufać osobie, której delegujesz swoje obowiązki. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się jak pozbyć się wszelkich obaw związanych z delegowaniem oraz jak skutecznie przeprowadzić proces delegowania pracy.

„Delegowanie wymaga gotowości do płacenia za krótkoterminowe niepowodzenia w celu uzyskania długoterminowych kompetencji”. – Dave Ramsey

Odpowiednie nastawienie psychiczne

Odłóż swoje ego i osobiste ambicje na bok. Dużą mentalną blokadą w delegowaniu zadań jest to, że wiele osób ma podejście według którego „jeśli coś ma być zrobione dobrze, trzeba to zrobić samemu”.

Nie jesteś jedyną osobą na świecie, która może zrobić coś dobrze. Kto wie może powierzając zadanie do wykonania innym zostanie ono zrobione lepiej i szybciej niż sam byś je wykonał. Jest to coś co powinieneś nauczyć się akceptować, a nawet dążyć do tego aby tak było.

Nawet jeśli faktycznie jesteś obecnie jedyną osobą, która może wykonać określone zadanie, rozważ czy nie warto jednak zainwestować trochę czasu w podzielenie się wiedzą bądź wyszkoleniem kogoś, kto będzie mógł również wykonywać to zadanie w przyszłości, dzięki czemu Ty odzyskasz czas na inne zajęcia. Oczywiście wiele osób odczuwa strach przed takim podejściem, bo wiąże się ono według nich z potencjalną utratą wpływu. Wolą zachować wiedzę dla siebie niż dzielić się nią z innymi. Nie jest o jednak dobra postawa i na dłuższą metę nie przyniesie Ci wiele korzyści.

Myśl logicznie i realistycznie – czy możesz wykonać tę pracę samodzielnie, czy też lepiej delegować? Powinieneś być przygotowany na delegowanie części swojej pracy innym. Jeśli jesteś menedżerem bez delegowania zadań pracownikom nie osiągniesz celów, które stoją przed Twoim zespołem. Jeśli jesteś przedsiębiorcą będziesz tracił mnóstwo cennego czasu zajmując się zadaniami, które powinieneś zlecić innym.

Nie postrzegaj delegowania i próśb o pomoc w sposób negatywny. Wiele osób czuje się niekomfortowo kiedy zwraca się do kogoś z prośbą o pomoc. Mają poczucie winy obciążając innych ludzi swoimi zadaniami lub odczuwają wstyd ponieważ myślą, że powinni być w stanie poradzić sobie ze wszystkim we własnym zakresie. Nie czuj się zawstydzony lub niekompetentny, ponieważ potrzebujesz pomocy – w rzeczywistości jesteś bardziej efektywny uzyskując pomoc, kiedy jej potrzebujesz.

Przestań też czekać, aż ludzie się zgłoszą do Ciebie po zadania. Wychodź z inicjatywą i deleguj kiedy to konieczne.

Naucz się ufać innym

Jeśli obawiasz się delegowania, ponieważ nie uważasz, że ktokolwiek może wykonać tak dobrze pracę, jak Ty, pamiętaj o dwóch rzeczach: po pierwsze, prawie każdy może osiągnąć dobre wyniki przy odpowiednio długiej praktyce, a po drugie, prawdopodobnie nie jesteś, aż tak utalentowany i świetny, jak Ci się wydaje.

Kiedy delegujesz pracę, nie tylko oszczędzasz czas – dajesz także osobie, której zlecasz zadanie szansę na rozwój i opanowanie być może nowej umiejętności lub zmierzenie się z nowym rodzajem zadania. Jeśli jesteś szefem jest to jeden ze sposobów na rozwój członków Twojego zespołu. Aby dowiedzieć się więcej o rozwoju pracowników przeczytaj też o Modelu 70 20 10 

Bądź cierpliwy – z wystarczającą ilością czasu Twój pomocnik prawdopodobnie będzie w stanie wykonać delegowaną pracę tak dobrze jak Ty byś to zrobił. Jeśli dana praca jest faktycznie super ważna i nie ma czasu na ewentualne błędy i naukę, być może rzeczywiście powinieneś wykonać ją samodzielnie. Jednak jeśli tak nie jest deleguj to zadanie.

Nawet jeśli jesteś najlepszy w wykonywaniu pracy, którą planujesz delegować, uświadom sobie, że delegowanie pozwali Ci robić inne ważne dla Ciebie rzeczy w czasie, gdy ktoś inny będzie realizował Twoje inne zadania. Skoncentruj swoją uwagę na skomplikowanych, trudnych zadaniach o wysokim priorytecie. Natomiast nie miej wyrzutów sumienia z powodu delegowania prostych, powtarzalnych zadań, gdy masz ważniejsze rzeczy do zrobienia.

Po pierwsze zrób pierwszy krok

Pierwszy krok jest najtrudniejszy, ale najważniejszy. Musisz się przełamać i poprosić kogoś, aby Ci pomógł. Jeśli jesteś szefem, musisz powiedzieć pracownikowi, aby coś zrobił.

Nie czuj się źle z tego powodu – dopóki robisz to w sposób miły i grzeczny nic złego Ci nie grozi. Przekazując swoją prośbę staraj się być uprzejmy, jednocześnie utrzymując powagę swojej prośby.

Jak mówi powiedzenie „proście, a będzie Wam dane”. Nie bój się delegować, bo uważasz, że możesz być postrzegany jako ktoś nieuprzejmy lub narzucający się inny. Spójrz na to w ten sposób – jak się czujesz, gdy ludzie proszą Cię o pomoc i zrobienie czegoś? Czy jesteś od razu na nich zły i obrażony? Czy wręcz przeciwnie jesteś gotowy, aby komuś pomóc? Prawdopodobnie w większości przypadków występuję to drugie, czyli chęć pomocy.

Nie bierz odmowy do siebie

Czasami ludzie nie będą w stanie Ci pomóc – to smutne, ale prawdziwe. Może to wynikać z różnych powodów – najczęściej zdarza się, że osoba, którą prosisz, jest już bardzo zajęta swoją pracą. Nie bierz tego zbyt osobiście – tylko dlatego, że ktoś nie może (lub nie chce) zrobić czegoś dla Ciebie w tej chwili, nie oznacza to od razu, że Cię nie lubi. Zazwyczaj świadczy to po prostu, że jest ona zajęta lub być może zbyt leniwa, aby to zrobić. Oczywiście w sytuacji szef podwładny odmowy ze strony pracowników będą rzadziej występować jednak też się musisz ich spodziewać, w sytuacji nadmiernego obciążania bieżącymi zadaniami.

Jeśli spotkałeś się z odmową, zastanów się nad swoimi opcjami – zazwyczaj możesz grzecznie, ale stanowczo nalegać, że naprawdę potrzebujesz pomocy tej osoby (która będzie działać szczególnie dobrze, jeśli jesteś szefem lub kimś innym posiadającym władzę), możesz też spróbować poprosić o pomoc kogoś innego. W ostateczności gdy wszystko zawiedzie, możesz samemu wykonać tę pracę. Jednak jeśli naprawdę potrzebujesz pomocy, nie obawiaj się skorzystać z opcji delegowania. Nic na tym tak naprawdę nie tracisz, a możesz tylko zyskać.

Deleguj cel, a nie procedurę.

Jest to klucz do tego, aby nie stać się koszmarem w postaci „mikromenedżera”. Określ jasne standardy i rezultaty jakich oczekujesz. Możesz pokazać lub powiedzieć jak Ty to robisz, jednak daj jasny sygnał osobie, której zlecasz zadania, że może zrobić to w dowolny sposób, o ile wszystko zostanie wykonane zgodnie z Twoimi założeniami i będzie gotowe w uzgodnionym termin.

Jasne sprecyzowanie oczekiwań odnośnie końcowych rezultatów to mądre podejście, ponieważ oszczędza Twój czas i nerwy. Chcesz wykorzystać czas, który uwolniłeś dzięki delegowaniu, aby zrobić coś ważniejszego, nie martwiąc się stale o postępy w pracy Twojego pomocnika.

Przygotuj się na szkolenie

Powinieneś prawie zawsze poświęcić trochę czasu na nauczenie swojego pomocnika czy pracownika, jak wykonać zadanie, które mu przekazałeś, nawet jeśli jest to dość proste. Pamiętaj, że procesy i czynności, które wydają Ci się proste i oczywiste, mogą nie być tak proste dla kogoś, kto nigdy wcześniej nie miał z nimi do czynienia. Przygotuj się nie tylko na krótki instruktarz jak wykonać zadanie, które zlecasz, ale także na cierpliwe udzielenie odpowiedzi na pytania, które prawdopodobnie będzie miał.

Czas, który poświęcasz na szkolenie potraktuj jako długoterminową inwestycję, która Ci się zwróci. Spędzając na początku trochę czasu ucząc swojego pomocnika, jak właściwie wykonać zadanie, oszczędzasz sobie czas w przyszłości, który w innym przypadku zostałby wydany na korygowanie jego ewentualnych błędów.

Zapewnij zasoby niezbędne do wykonania zadania

Możliwe, że dysponujesz zasobami niezbędnymi do wykonania zadania, ale osoba, której przydzielono zadanie, może nie mieć do nich dostępu. Rzeczy, takie jak dane chronione hasłem, uprawnienia w systemach IT, specjalistyczny sprzęt i niektóre narzędzia mogą być niezbędne do ukończenia danego zadania, więc upewnij się, że Twój pomocnik czy pracownik ma wszystko, czego potrzebuje, aby odnieść sukces.

Zrozum, że twój pomocnik może robić tylko jedną rzecz naraz

Kiedy Twój pomocnik Ci pomaga, nie wykonuje swoich normalnych obowiązków. Nie zapominaj, że podobnie jak Ty, Twój pomocnik prawdopodobnie ma napięty harmonogram. Zadaj sobie pytanie – jaką pracę będzie musiał odłożyć lub podobnie jak Ty delegować komuś, aby wykonać Twoje zadanie? Upewnij się, że znasz odpowiedź na to pytanie podczas delegowania komuś zadania. Jest to szczególnie ważne gdy jesteś menedżerem i delegujesz pracownikowi kolejne zadanie do wykonania. Czasem będzie konieczne przedefiniowanie priorytetów, aby pracownik wiedział czym ma się zająć w pierwszej kolejności, które zadanie jest ważniejsze, a które może poczekać.

Bądź cierpliwy

Osoba, której delegujesz, gdy się uczy, jak wykonać nowe zadanie, może popełniać błędy. To część procesu uczenia się. Weź to pod uwagę i zaplanuj to. Nie deleguj zadania, zakładając, że osoba wykona je perfekcyjnie, o ile wcześniej tego nigdy nie robiła. Jeśli rezultat nie jest taki, jakiego oczekiwałeś, ponieważ Twój pomocnik nie był w stanie wykonać zupełnie nowego zadania, które mu przekazałeś, to jest to Twoja wina, a nie jego.

Bądź wsparciem dla swojego pomocnika. Delegowana praca może być dla niego świetnym doświadczeniem edukacyjnym. Kiedy szkolisz kogoś, by coś zrobił, robisz inwestycję. Na początku spowolni to Twoje działanie, ale jak już była o tym mowa na dłuższą metę zwiększy to Twoją i jego produktywność. Podchodź do delegowania z pozytywnym i realistycznym nastawieniem.

Przygotuj się na możliwe trudności

Miej przygotowany plan awaryjny i bądź gotowy wkroczyć jeśli sprawy nie będą się toczyć tak jak zakładałeś. Miej świadomość tego, co się stanie, jeśli jakość zleconego zadania będzie niewystarczająca lub zostanie przekroczony termin realizacji. Przeszkody i nieoczekiwane wyzwania pojawiają się cały czas, bez względu na to, czy jesteś w pracy, czy w domu, technologia też czasami zawodzi. Niech osoba, której delegujesz zadanie ma do Ciebie zaufanie, że jeśli coś się pojawi co nie było planowane, okażesz jej swoje zrozumienie i pomożesz w dotrzymaniu terminu, a nie od razu wyciągniesz surowe konsekwencje z ewentualnego błędu. Dając osobie, której delegujesz zadanie jasny sygnał, że w razie problemów może na Ciebie liczyć, potencjalnie jesteś w stanie oszczędzić czas i zapobiec zwlekaniu z poinformowaniem Cię o zaistniałej sytuacji w obawie przed grożącą karą.

Doceń swojego pomocnika za efekty

Delegowanie i przekazywanie zadań komuś innemu jest konieczne, jeśli masz wziąć na siebie coraz większą odpowiedzialność. Zwłaszcza jeśli jesteś menedżerem i liderem zespołu masz obowiązek skutecznie delegować zadania. Jednak jeśli delegujesz komuś zadanie i ten ktoś się napracował oraz osiągnął zakładany rezultat, nie przypisuj sobie wszystkich zasług. Takie postępowanie na pewno negatywnie wpłynie na morale, zaangażowanie i chęć niesienia pomocy w przyszłości. Doceniaj dobrą pracę i chwal wysiłki innych. Upewnij się, że za każdym razem, gdy dostajesz komplementy za pracę, nad którą pracował też ktoś inny, wspominasz swojego pomocnika z imienia i nazwiska, podkreślasz jego wkład w efekt końcowy, tak aby część pochwał spłynęła również na niego.

Pamiętaj o „Dziękuję”

Kiedy ktoś robi coś dla Ciebie, ważne jest, aby mu za to podziękować, potwierdzić ważność jego pomocy i pozwolić, by Twój pomocnik wiedział, że jest doceniany. W przeciwnym razie możesz zostać odebrany jako niewdzięcznik, nawet jeśli taki nie jesteś. Pamiętaj, że ludzie nie potrafią czytać w Twoich myślach. Ludzie częściej oferują pomoc, jeśli czują się doceniani.

Proste, serdeczne podziękowania, takie jak: „Nie mógłbym tego zrobić bez Ciebie!”, czy po prostu zwykłe „Dziękuję za Twoją pomoc.” może wiele zdziałać. Jeśli praca, którą wykonała dla Ciebie dana osoba była szczególnie dobra, możesz pomyśleć o jakimś dodatkowym sposobie podziękowania, jak wspólny lunch, bilety do kina, czy drobny upominek.

„Cel zrealizowany w 80% dobrze przez podwładnego jest lepszy od tego, który nie został wykonany przez ciebie wcale” . – Ken Blanchard

Jak może wyglądać rozmowa delegująca w warunkach biznesowych?

Jak formułować cele oraz zadania w taki sposób, aby były w pełni zrozumiałe i czytelne dla podwładnych? W jaki sposób przeprowadzić rozmowę delegującą w warunkach biznesowych? Opisane powyżej wskazówki na pewno Ci pomogą w skutecznym delegowaniu zadań, jednak możesz skorzystać też z poniższej struktury rozmowy delegującej. Sprawdza się ona szczególnie dobrze w warunkach zawodowych i biznesowych w relacji szef-pracownicy.

#1 Kontekst sytuacji

Przywołaj sytuację w jakiej się obecnie znajdujecie. Opisz, co takiego się dzieje, co będzie
miało wpływ na pracę podwładnego.

#2 Określ cel i zdefiniuj zadanie

Zdefiniuj zadanie, którego realizacja stanie się rozwiązaniem danej sytuacji. Pamiętaj o tym, aby cel spełniał kryteria SMART. Wyznaczenie osiągalnego celu jest już połową sukcesu. Skuteczny cel wyznaczony metodą SMART nie tylko powie w jakim kierunku zmierzamy, ale również określi, co jest potrzebne, aby tam dotrzeć.  Wyznacz cel:
Specific (konkretny)
Measurable (mierzalny)
Actionable (umożliwiający podjęcie decyzji lub działania)
Relevant (odpowiedni)
Time-bound (odpowiadający potrzebom i oczekiwaniom oraz określony w czasie).

#3 Wskaż korzyści

Określ co osoba otrzymująca do realizacji zadanie będzie z tego miała. Nawiązuj do kluczowych potrzeb podwładnego.

#4 Określ bądź wypracuj szczegóły realizacji zadania

Jakie konkretne działania powinny zostać podjęte? Wskaż lub omów sposób realizacji zadania. Co będzie priorytetem? Co musi zaistnieć jako efekt i jak to będzie
mierzone? W odniesieniu do całości zadania jak i do jego etapów.

#5 Zawrzyj kontrakt i określ dalsze kroki

Co będziesz szczególnie cenił przy realizacji tego zadania? Czego nie będziesz tolerował? Ustal wspólnie z podwładnym harmonogram działań: Co zrobisz Ty? W jakich sytuacjach podwładny może korzystać z Twojej pomocy? Co od razu po rozmowie powinien zrobić podwładny? Podsumuj w kilku punktach oraz sprawdź czy tak samo patrzycie na tę samą sytuację.

Jeśli chciałbyś zobaczyć jak takie delegowanie zadań może wyglądać w praktyce zobacz poniższy fragment filmu „Chciwość”:

Jeśli chcesz jeszcze lepiej delegować zadania i dowiedzieć się czego się wystrzegać przy zlecaniu pracy innym przeczytaj 16 głównych przyczyn dlaczego pracownicy nie robią tego co powinni

Aby zwiększyć zaangażowanie w swoim zespole czy firmie przeczytaj 8 sposobów, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników

„Jeśli naprawdę chcesz się rozwijać jako przedsiębiorca, musisz nauczyć się delegować.” – Richard Branson

Delegowanie zadań to sztuka, którą musi opanować każda osoba, która chce być bardziej produktywna i lepiej zarządzać swoim czasem. Bez umiejętności delegowania trudno będzie też efektywnie zarządzać zespołem, czy prowadzić własny biznes. Jeśli jeszcze nie stosujesz regularnie delegowania zadań, zacznij to robić. Zobaczyć jak wiele korzyści może Ci to przynieść. Powodzenia w delegowaniu!

Co myślisz?

RwS

Napisane przez RwS

Rośnij w siłę

Komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Ładowanie…

Ładowanie…

0

Comments

0 comments

rosnijwsile.pl Rzeczy których potrzebujesz aby odnieść sukces a których ludzie nie robią

13 rzeczy których potrzebujesz aby odnieść sukces, a których wiele osób nie robi

rosnijwsile.pl 5 sprawdzonych sposobów na motywacje, aby nigdy się nie poddać

5 sprawdzonych sposobów na motywacje, aby nigdy się nie poddać