Sukces w dużej mierze polega na koncertowaniu swojej uwagi i działań na tym co może najszybciej i najbardziej efektywnie pomóc nam zrealizować nasz cel. Jedną z przyczyn niepowodzeń w osiąganiu celów jest zaniedbywanie planowania i ustalania priorytetów zadań. Jeśli nie będziemy dobrze określać naszych priorytetów, będziemy tracić czas i energie na aktywności i zadania, które nie przybliżają nas do miejsca, do którego chcemy dotrzeć. Wszystko zatem sprowadza się do ustalania priorytetów. Jak ustalać priorytety? Jedną ze skutecznych metod, jest sposób zalecany przez Briana Tracy czyli metoda ABCDE. Warto ją poznać i przetestować na sobie, aby być bardziej wydajnym i skutecznym w swojej dziedzinie oraz lepiej zarządzać czasem. Przyjrzyjmy się więc bliżej tej technice.

„Gdy wszelkie fizyczne i umysłowe zasoby są skoncentrowane na jednym zadaniu, zdolność do jego wypełnienia wzrasta wielokrotnie”. – Norman Vincen Peal

Metoda ABCDE – jak ustalać priorytety zadań

Spisz wszystkie swoje zadania

Brian Tracy proponuje, aby w pierwszej kolejności spisać na kartce papieru wszystkie zadania, które mamy do zrobienia w danym dniu.

Przypisz zadaniom rangi

Następnie przy każdym z zadań zapisz literę A, B, C, D lub E według następującego podziału:

Zadania A – muszę zrobić

To wszystkie sprawy i zadania pierwszorzędnej wagi. Wszystko co MUSI zostać zrobione. Są to takie zadania, których gdy nie zrobimy mogą na spotkać poważne konsekwencje. Mogą to być np. dostarczenie szefowi raportu na dany termin, spotkanie z kluczowym klientem czy członkami zarządu, złożenie do urzędu deklaracji podatkowej w dniu w którym upływa wymagany termin itp.

Jeśli takich bardzo ważnych zadań jest klika możemy je dodatkowo pogrupować przypisując im cyfry tj. A-1, A-2, A-3 itd. Zadanie A-1 to nasze MEGA ważne zadanie! Brian Tracy nazywa takie zadania „żabą”, którą trzeba zająć się w pierwszej kolejności.

Zadania B – powinienem zrobić

Zadania B to wszelkie sprawy i czynności, które POWINNIŚMY wykonać. Ich nie zrealizowanie nie pociąga jednak za sobą bardzo daleko idących konsekwencji, jak to miało miejsce w przypadku zadań z kategorii A. Owszem, ktoś może być niezadowolony, że ich nie zrobiliśmy jednak nie są tak bardzo pilne. Mogą się tu znaleźć zadania, jak przejrzenie nowych maili, oddzwonienie na mniej ważny telefon itp. Ważne, aby nie zajmować się tymi zadaniami, zanim nie ukończymy zadań z grupa A.

Zadania C – przyjemnie byłoby wykonać

Zadania typu C to sprawy, których niewykonanie nie grozi w zasadzie żadnym konsekwencjami. Są to zajęcia jak pogawędka przy kawie ze znajomym. Chodzi o zadania, które nie mają wpływu na wynik pracy i nasze cele.

Zadania D – mogę delegować

Kiedy patrzymy na nasze zadania to co może pomóc, to zadanie sobie pytania „Czy to właśnie ja powinienem co zadanie wykonać?”. Aby działać efektywnie trzeba nauczyć się delegować zadania i wykonywać pracę poprzez zaangażowanie innych osób. Cokolwiek może za nas zrobić ktoś inny, trzeba przekazać tej osobie to zadanie do realizacji. W ten sposób zyskujemy czas na inne zadania, zwłaszcza z kategorii A, które my sami MUSIMY wykonać.

Sprawdź: Jak skutecznie delegować zadania?

Zadania E – sprawy nieważne, mogę nie robić

Ostatnia kategoria E jest najmniej istotna. Są to zadania, których w zasadzie można w ogóle nie robić. Mogą się tu też znaleźć takie sprawy, które co prawda kiedyś miały wyższy priorytet, jednak straciły na znaczeniu. Czasem robimy coś z przyzwyczajenia mimo, że obiektywnie patrząc nie ma to już uzasadnienia.

Po przypisaniu do poszczególnych zadań rang ABDCE otrzymujemy listę, która pozwala nam odpowiednio zorganizować naszą pracę. Wiemy od czego powinniśmy zacząć i na czym się skupić, a które sprawy możemy chwilowo odłożyć na później lub zupełnie zignorować.

Uwagi końcowe

Metoda ABCD jest stosunkowo prosta i w tym właśnie tkwi siła tej techniki. Odpowiednio priorytetyzując zadania działamy efektywniej. Kluczem do sukcesu jest skupienie na natychmiastowym rozpoczęciu zadania A-1 i wytrwała praca, aż to jego zakończenia.

Umiejętność przemyślenia priorytetów i właściwej identyfikacji zadania A-1 to podstawa większej produktywności. Codziennie przed rozpoczęciem pracy korzystaj z metody ABCDE, z czasem wyrobisz sobie dobry nawyk ustalania priorytetów i zajmowania się tylko sprawami najwyższej wagi. Koncertując swoją siłę i energię na wykonaniu najważniejszego zadania osiągniesz więcej.

Sprawdź jak metoda ABCDE zda egzamin w Twoim przypadku.

Po więcej inspiracji i sprawdzonych sposobów na większą produktywność sięgnij po książkę Briana Tracy „Zjedz tę żabę! 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do zwlekania

Prezentowane strategie pomogą w osiąganiu lepszych wyników i poprawianiu wydajności. Im szybciej je opanujesz i zaczniesz stosować, tym szybciej zaczniesz osiągać sukcesy.

„Skoncetruj wszystkie myśli na zadaniu, które masz przed sobą. Promienie Słońca nie palą, dopóki nie ulegną skupieniu”. – Alexander Graham Bell

A Ty jakie masz sposoby na określanie priorytetów? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzu.