Lista rzeczy do zrobienia. Dlaczego nie realizujesz zadań z listy “To Do”?

Masz milion rzeczy do zrobienia? Nie jesteś w stanie ich wszystkich spamiętać? Gonią Cię terminy, stres się potęguje i przestajesz się wyrabiać z tym co musisz zrobić. Rozwiązaniem jest lista rzeczy do zrobienia.

Lista rzeczy do zrobienia to jeden z najprostszych i najbardziej popularnych systemów do lepszego zarządzania czasem. To sprawdzona metoda planowania i organizowania zadań, które mamy do wykonania. Jednak mimo swojej prostoty listy rzeczy do zrobienia u wielu z nas też stają się źródłem frustracji. Być może jesteś jedną z takich osób, które próbowały korzystać z listy “To Do”, ale stwierdziły, że to nie działa. Nie Ty jeden. Bez odpowiedniej strategii zarządzania zadaniami łatwo jest utracić kontrolę nad swoim dniem. Zamiast być efektywnym i produktywnym czas, który mamy codziennie do wykorzystania przepływa nam przez palce. Często nie jesteśmy w stanie skończyć priorytetowych prac w wyznaczonym terminie, przez co czujemy coraz większy stres. Jednocześnie na naszej liście “do zrobienia” pojawiają się wciąż nowe zadania, które też domagają się naszej uwagi.

Paradoks wydajności: Tworzymy listy rzeczy do zrobienia, żeby lepiej zorganizować sobie pracę, a także skuteczniej zarządzać swoim czasem i wywiązywać się z obowiązków. Ale ponieważ polegamy na nieprzemyślanych, niedopracowanych systemach zarządzania czasem, tworzymy listy, które ostatecznie sabotują nasze wysiłki. – Damon Zahariades

Idealnie byłoby, gdybyś mógł do końca każdego dnia ukończyć i skreślić wszystkie zadania, które są na Twojej liście rzeczy do zrobienia. Jeśli masz z tym problem być może popełniasz, jeden z ośmiu najczęstszych błędów o których pisze Damon Zahariades w swojej książce “Sposób na listę to-do“, które powodują, że ludzie nie realizują swoich list rzeczy do zrobienia. Każdy z nich może zrujnować Twoją produktywność i uniemożliwić Ci załatwienie wszystkich spraw na czas.

Lista rzeczy do zrobienia: 8 powodów dlaczego nie realizujesz wszystkich zadań, ze swojej listy “To Do”?

#01 Nie rozumiesz celu tworzenia tych list

Dlaczego tworzysz listy rzeczy do zrobienia? Co chcesz dzięki nim osiągnąć? Większość ludzi odpowiada “aby zrobić to, co mam do zrobienia”, “aby załatwić sprawy”. Jednak to nie jest dobry powód, aby dobrze zaprojektować skuteczną listę rzeczy do zrobienia.

Głównym celem listy rzeczy do zrobienia jest pomóc Ci zorganizować Twoje zadania i projekty, w ten sposób aby wyróżnić te, które są najważniejsze. Lista rzeczy do zrobienia pomaga Ci odciążyć umysł od pamiętania o różnych sprawach, które mogłyby Ci gdzieś umknąć. Dzięki liście nie musisz ciągle o wszystkim pamiętać i nie boisz się, że przegapisz coś ważnego.

Poprzez wyciągnięcie wszystkich spraw do załatwienia ze swoje głowy i wypisanie ich, zbierasz wszystko w jednym miejscu. Dzięki temu nie musisz obciążać swojej pamięci. Od razu zyskujesz lepszą perspektywę i widzisz czym powinieneś się zająć.

Możesz łatwiej organizować zadania w zależności od tego, kiedy muszą być ukończone i odpowiednio zaplanować swój dzień. Już samo to pomoże Ci skupić się na najważniejszej pracy do wykonania.

Twoja lista zadań nie jest narzędziem, które służy do tego abyś zrobił wszystko co przychodzi Ci do głowy. Jest to raczej narzędzie, które ma zagwarantować, że robisz to, co jest rzeczywiście konieczne do zrobienia.

Dobrze napisana lista przyciąga Twoją uwagę do odpowiednich zadań i nie dopuszcza do tego, żeby rozproszyły Cię mniej istotne prace. Sprawia, że że wykonasz wszystkie “właściwe” zadania.

#02 Nie określasz terminów wykonania poszczególnych prac

Lista rzeczy do zrobienia bez terminów jest listą życzeń. Niczym więcej. Bez terminów, zmierzamy w kierunku bezczynności. Gdy nie goni nas termin, nie czujemy się zmuszeni do działania.

Terminy to coś więcej niż tylko narzucenie poczucia pilności. Pomagają nam one ustalić priorytety zadań i projektów w zależności od tego, ile czasu mamy na ich wykonanie. Dodatkowo, gdy zbliża się termin, mobilizują nas do pracy i działania.

Bez terminów, nie ma odpowiedniego bodźca. Bez bodźca brakuje impetu do działania, nic nie zostaje zrobione. To jest powód, dla którego tak wiele list rzeczy do zrobienia wymyka się spod kontroli. Z dnia na dzień lista spraw do załatwienia staje się coraz dłuższa i dłuższa, a zadania pozostają wciąż niedokończone.

Jest to poważny problem, ponieważ większość ludzi zmaga się z odkładaniem pracy na później. Terminy są wrogiem prokrastynacji – odwlekania spraw na potem. Motywują nas do podejmowania działań i kończenia zadań na czas. Pomagają nam również ocenić skuteczność naszych wysiłków w obszarze zarządzania czasem. Jeżeli regularnie wykonujemy wszystkie ważne zadania w terminie, to znaczy, że nasz system i organizacja dobrze działa i jest skuteczny.

Terminy pomagają nam również zdecydować, na co powinniśmy przeznaczyć nasz ograniczony czas i uwagę. Zawsze będzie więcej zadań do wykonania niż czasu potrzebnego do ich ukończenia. Terminy pomagają nam wybrać pomiędzy konkurującymi ze sobą zadaniami w oparciu o cele, które mamy nadzieję osiągnąć.

#03 Listy są za długie

Wiesz, o czym mowa. Chodzi o codzienne listy zadań, które wydają się nie mieć końca. Są bardzo długie i zawierają nawet kilkadziesiąt punktów. Takie listy na wiele sposobów przynoszą efekt przeciwny do zamierzonego.

Po pierwsze rozpraszają uwagę. Zawierają one zbyt wiele opcji, z których każda odciąga Twoją uwagę od najważniejszej pracy. Po drugie, są nierealistyczne. Listy, które są zbyt długie, w końcu osiągają punkt, w którym stają się nie do opanowania. Nie jesteś w stanie “skreślić” wszystkich punktów z listy, bo jest ich po prostu za dużo. Po trzecie są zniechęcające. Kończysz każdy dzień, ze świadomością, że nie udało ci się zrealizować wszystkich zadań, które miałeś w planie. Jeżeli tak się dzieje codziennie, możesz stracić całą motywację do działania. Po czwarte, zachęcają do odkładania pracy na później. Nie wykonując swoich zadań z listy, dzień po dniu, uczysz swój umysł, aby zaakceptował ten kiepski wynik. Z czasem, stracisz impet potrzebny, by wykonać wszystkie zadania na czas.

Wiele osób popełnia błąd i zapisuje wszystko, co musi albo chce zrobić na jednej liście. Nie dzieli zadań na kategorie, co pozwoliłoby na stworzenie mniejszych, odrębnych list pogrupowanych według kontekstu, priorytetu i pilności. Skutkuje to jedną bardzo długą listą, która wciąż się wydłuża, bo każdego dnia dodawane są do niej nowe zadania. Jest to bardzo nieefektywne podejście do zarządzania czasem i zadaniami do zrobienia.

Masz ograniczony czas na to, żeby zrobić wszystko, co masz do zrobienia w danym dniu.
Twoja lista powinna więc to ograniczenie uwzględniać. Jeśli masz tylko np. trzy godziny do swojej dyspozycji, zadbaj o to, aby zadania z Twojej listy do zrobienia były możliwe do wykonania w tym czasie.

#04 Twoje listy są zbyt zróżnicowane

Jeśli bez większego przemyślenia wpisujesz kolejne zadania na swoją listę rzeczy do zrobienia, to z czasem może się ona zmienić w spis prac wszelakich, które mają bardzo szeroko zakres.

Zadania, których wykonanie zajmie trzy minuty, znajdują się na liście obok zadań, których realizacja zajmie trzy tygodnie. Zadania o wysokim priorytecie znajdują się na liście obok zadań o niskim priorytecie, które spokojnie bez większych konsekwencji można odłożyć na później. Na tej samej liście znajdują się zadania dotyczące różnych, niezwiązanych ze sobą projektów.

Takie podejście ma poważne konsekwencje. Po pierwsze kiedy widzisz długą listę opcji, jej ogrom Cię przytłacza i w rezultacie nie robisz nic albo wybierasz aktywność o niewielkiej wartości taką jak przeglądanie mediów społecznościowych albo oglądanie kolejnego odcinka swojego ulubionego serialu. To tzw. “paradoks wyboru”: “Im więcej mamy opcji, tym trudniej jest nam wybrać najlepszą z nich i tym większy niepokój odczuwamy”.

Drugą konsekwencją zbyt dużej różnorodności zadań jest to, że ich wykonanie zajmuje Ci więcej czasu. Albo trwasz w bezczynności albo starasz się dokonać “właściwego wyboru”, tak czy inaczej tracisz cenny czas i cierpi na tym Twoja produktywność.

Po trzecie, zbyt duże zróżnicowanie zadań na Twojej liście zwiększa poziom stresu. Tracisz koncentrację, bo masz bardziej rozproszoną uwagę. A to oznacza, że będziesz pracował mniej efektywnie. Nie jesteś w stanie zdecydować, nad którym zadaniem powinieneś pracować, co negatywnie wpływa na Twoją zdolność do efektywnego zarządzania czasem.

W konsekwencji masz mniej czasu na realizację ważnych projektów, co zmusza Cię do cięższej pracy, aby nadrobić zaległości i wykonać zadania na czas. Kiedy masz do dyspozycji mniej czasu jest większe prawdopodobieństwo, że nie dotrzymasz terminu, co może wywołać przykre konsekwencje, poczucie winy, wstydu i frustracji. W takich okolicznościach poziom stresu może znacząco wzrosnąć, a wtedy trudniej Ci będzie dobrze wykonywać swoją pracę

#05 Masz zbyt wiele możliwości do wyboru

Ten problem jest ściśle związany ze zbyt dużym zróżnicowaniem zadań na liście rzeczy do zrobienia. Jednak zasługuje na dodatkowe wyróżnienie, dlatego że wpływa na to, jak mózg podejmuje decyzje.

Budzimy się rano z określonym zapasem zasobów poznawczych. Szybko je zużywamy podejmując różne decyzje w ciągu dnia. Wszystkie nasze decyzje, zarówno proste jak i bardziej skomplikowane, “pobierają opłatę” i zużywają zasoby poznawcze. Jest to tzw. “zmęczenie decyzyjne”. To stan, w którym trudniej jest Ci podejmować dobre decyzje, bo jesteś zmęczony po całym dniu dokonywania wyborów. To dlatego większości z nas wczesnym rankiem łatwiej jest wybierać spośród różnych opcji. A na koniec dnia natomiast nawet proste decyzje potrafią sprawić trudność. Twoja zdolność do podejmowania racjonalnych decyzji maleje w czasie.

Twoje zasoby poznawcze są…wyczerpywane. Warto mieć świadomość tego zjawiska, bo ma ono istotny wpływ na naszą umiejętność decydowania o tym, jak dysponować czasem, gdy mamy kilka opcji do wyboru. Stajemy się mniej racjonalni, mniej skoncentrowani i mniej zdolni do kontrolowania naszych zachowań. To powoduje, że jesteśmy bardziej skłonni do wybierania działań, które dają natychmiastową gratyfikację, w stosunku do tych, które są prawdopodobnie lepsze dla nas, ale wymagają więcej wysiłku.

Listy rzeczy do zrobienia, które zawierają zbyt wiele opcji, pogłębiają ten problem. Zmuszają bowiem, do podejmowania niepotrzebnych decyzji dotyczących tego, nad którymi zadaniami należy pracować. Każda decyzja czerpie z Twoich zasobów poznawczych i nasila zmęczenie decydowaniem. To w końcu prowadzi do unikania podejmowania jakichkolwiek decyzji. W obliczu zbyt wielu opcji, unikasz wybierania spośród nich, ponieważ wymaga to od Ciebie zbyt dużego wysiłku umysłowego.

Zamiast tego, poświęcasz cenny czas np. na sprawdzanie poczty elektronicznej, przeglądanie Facebooka albo zabawę swoim smarftonem, a wszystko po to, żeby uniknąć konieczności decydowania, które zadanie teraz wykonać. Konsekwencje takiego postępowania są dość łatwe do przewidzenia. Twoja wydajność spada, a rzeczy do zrobienia, włączając te ważne, pozostają niedokończone.

#06 Nie określasz kontekstu poszczególnych zadań

Jednym z największych niedociągnięć wielu list rzeczy do zrobienia jest brak kontekstu dla poszczególnych spraw. Dodajemy do listy zadania bez określenia czasu jaki potrzebujemy na ich ukończenie, nie określamy priorytetu ani roli, jaką te zadania odgrywają w realizacji naszych celów.

Bez takiego kontekstu trudno jest określić, które zadania zasługują na Twoją natychmiastową uwagę. Tak naprawdę, trudno nawet stwierdzić, czy czy jesteś w stanie wykonać określoną pracę w danych okolicznościach.

Trudno jest ocenić, czy dane zadanie wymaga od Ciebie natychmiastowej uwagi, gdy nie znasz szczegółów dotyczących jego kontekstu. Jeśli nie wiesz, ile czasu zajmie Ci ukończenie czegoś, jak ważne to jest oraz jak to zadanie przyczynia się do osiągnięcia Twoich celów, to skąd możesz wiedzieć, czy powinieneś pracować nad tym zadaniem? Jeśli nie wiesz, czy potrzebujesz określonych zasobów, aby wykonać to zadanie, to skąd możesz wiedzieć, czy w ogóle będziesz w stanie je wykonać w danym momencie? Jest wielce prawdopodobne, że nie będziesz mógł tego stwierdzić.

To jest powód, dla którego listy rzeczy do zrobienia, które nie informują o kontekście poszczególnych zadań, są nieskuteczne. W rzeczywistości wyrządzają one więcej szkody niż pożytku. Zamiast motywować Cię do pracy nad najważniejszymi zadaniami, powodują, że marnujesz czas na rzeczy źle dopasowane do Twojej obecnej sytuacji. Angażujesz się i tracisz czas na na zadania, które wcale nie są ważne ani pilne.

Kiedy zadania na Twojej liście nie zawierają informacji o kontekście, trudno jest Ci wybrać te najważniejsze i najpilniejsze.

#07 Zadania są zdefiniowane zbyt szeroko

Problem z szeroko zdefiniowanymi zadaniami polega na tym, że mają one zbyt duży zakres. Wielu z nich brakuje jasno określonego początku i końca. Powoduje to, że trudno jest jednoznacznie zmierzyć sukces i stwierdzić czy zostały dobrze wykonane, czy też nie.

Na przykład, załóżmy, że jednym z elementów Twojej listy rzeczy do zrobienia jest zadanie: “zbudować stronę internetową”. To zadanie jest zbyt szeroko zdefiniowane. Stworzenie strony internetowej obejmuje kilka kroków, z których wiele nie może być wykonanych, dopóki inne nie zostaną ukończone. Trzeba zarezerwować domenę, znaleźć i skonfigurować serwer, opracować szatę graficzną strony i wykonać wiele innych czynność, aby “zbudować stronę internetową”.

Tak szeroko zdefiniowane zadanie jest tak naprawdę rozbudowanym projektem, który składa się z wielu mniejszych prac. Kiedy projekty nie są podzielone na mniejsze elementy, możemy je błędnie wziąć za zadania. A jeśli te elementy nie zostaną zdefiniowane, trudno będzie Ci stwierdzić, czy dany projekt został ukończony.

Zbyt szerokie definiowanie zadań znacząco utrudnia ich wykonanie. Niejasny opis sprawia, że odkładamy je na później. Duże zadanie sprawia, że często nie wiemy od czego powinniśmy zacząć. Zupełnie inaczej jest w przypadku wąsko zdefiniowanych zadań, które są konkretne i mają wyraźnie określony początek i koniec. Rozpisując duże projekty na mniejsze zadania, łatwiej jest Ci je “ogarnąć” i nie będziesz też mieć większych problemów z określeniem, czy zostały wykonane.

#08 Twoje zadania nie są powiązane z konkretnymi celami

Wszystko, co robisz, ma swój cel. Na przykład, zmieniasz olej w swoim samochodzie aby utrzymać silnik w dobrej kondycji. Płacisz podatki na czas, aby uniknąć kary i grzywny. Zdrowo się odżywiasz i ćwiczysz, aby być lepszej kondycji fizycznej i psychicznej. Rezerwujesz stolik w swojej ulubionej restauracji, aby mieć zapewnione miejsce i uniknąć czekania na wolny stolik. Każde nasze działania ma jakiś określony cel i rezultat, który dzięki niemu chcemy osiągnąć.

Nasze cele pobudzają nas do działania. Jesteśmy mniej skłonni do odkładania spraw na potem, kiedy jesteśmy w stanie przewidzieć pozytywny rezultat wykonania konkretnego zadania. Im bardziej jesteśmy pewni wyniku, tym większe jest prawdopodobieństwo, że zaczniemy działać.

Niestety wiele osób zapomina o tej zasadzie tworząc swoje listy rzeczy do zrobienia. Zapisują każde zadanie, które przychodzi im do głowy. Ale nie udaje im się powiązać tych zadań z konkretnymi celami. W konsekwencji przeznaczają swoje ograniczone zasoby czasu na zadania, które na dłuższą metę niewiele się liczą.

Musisz określić konkretny cel dla każdego zadania z listy. Znać powód, dla którego każde z zadań musi zostać ukończone. Jeśli zaniedbasz ten krok, będziesz miał mniejszą motywację, aby wykonać i skreślić dany punkt ze swojej listy “do zrobienia”.

Jak stworzyć doskonałą listę rzeczy do zrobienia?

Wiesz już jakich błędów nie popełniać i jakie są główne powody, że nie realizujemy zdań z naszych list rzeczy do zrobienia. Ale jak więc zbudować dobrą listę rzeczy do zrobienia? Oto 10 wskazówek, o których powinieneś pamiętać, aby stworzyć listę rzeczy do zrobienia, która będzie skuteczna:

#01 Oddziel obecne zadania od przyszłych
#02 Zdefiniuj zadania oparte na pożądanych rezultatach
#03 Podziel większe projekty na pojedyncze zadania
#04 Określ termin każdego zadania
#05 Ogranicz liczbę bieżących zadań do max. 7
#06 Uporządkuj zadania według projektów, rodzaju albo miejsca
#07 Usuń z listy niepotrzebne zadania
#08 Oszacuj, ile czasu zajmie Ci wykonanie każdego z zadań
#09 Opisując zadanie, używaj czasownika mówiącego o działaniu
#10 Zidentyfikuj zadania, które wymagają zaangażowania innych osób

Pamiętaj, że produktywność nie bierze się z tego, że jesteś wciąż zajęty, lecz z robienia właściwych rzeczy, które są powiązane z Twoimi krótkoterminowymi i długofalowymi celami. Odważ się eksperymentować i wypróbuj różne podejścia. Stwórz taki system, który najlepiej będzie pasować do Twoich potrzeb, metod działania i stylu życia.

Uwagi końcowe

Twoja lista rzeczy do zrobienia ma kluczowy wpływ na to, jak przebiega Twój dzień. Skuteczny system zarządzania tym co masz do zrobienia, nie tylko pomoże Ci być ze wszystkim na bieżąco, ale też ułatwi radzenie sobie z codziennymi obowiązkami. Odzyskasz kontrolę nad swoim dniem, zmniejszysz stres i będziesz lepiej korzystał z czasu, który masz do dyspozycji.

Jeśli chcesz tworzyć listy rzeczy do zrobienia, które zachęcają do działania, pomagają skuteczniej wykonać daną pracę i zwiększają Twoją produktywność to koniecznie sięgnij po książkę “Sposób na listę to-do. Twórz listy zadań, które nie stresują a pomagają!“, którą napisał Damon Zahariades. Książka dzięki wydawnictwu OnePress jest dostępna po polsku w tłumaczeniu Joanny Sugiero.

To objętościowo niewielka lektura, ale jest w niej zawarta sama esencja i masa konkretnych rad, które są praktyczne a przede wszystkim działają. Nauczysz się z niej jak zarządzać zadaniami i tworzyć takie listy “Do zrobienia”, które pomogą Ci być bardziej produktywnym i wykonać wszystkie ważne prace na czas. Jest tylko jeden warunek, po przeczytaniu tej książki, musisz zacząć stosować zdobytą wiedzę w praktyce, bo bez tego nic się nie zmieni.

Znajdziesz w niej więcej informacji na temat często popełnianych błędów i przyczyn dlaczego nie realizujesz wszystkich zadań z list rzeczy do zrobienia. Dowiesz się o różnych popularnych systemach zarządzania czasem i różnych sposobach na tworzenie list rzeczy do zrobienia. Poznasz zalety i wady każdego z tych systemów oraz wskazówki jak możesz z nich skorzystać, aby były skuteczne. Damon Zahariades przeprowadzi Cię też krok po kroku przez cały proces tworzenia skutecznych list “Do zrobienia”, które faktycznie działają. Dzięki czemu Twoje listy naprawdę będą Ci pomagać w realizowaniu kolejnych zadań.

Podkręć swoją produktywność

Świetnym dodatkiem do tej książki jest blisko 50-stronicowy poradnik “Podkręć swoją produktywność“. Znajdziesz w nim opis dobrych nawyków, które powinieneś w sobie wykształcić, żeby działać bardziej efektywnie i skutecznie. Dzięki nim będziesz mógł czerpać więcej radości z życia i mieć więcej czasu na robienie, rzeczy które są dla Ciebie na prawdę ważne. Te nawyki są jak fundament dla Twojej produktywności, w połączeniu z dobrze skonstruowaną listą “To Do”, sprawią, że będziesz praktycznie nie do zatrzymania. Każdy cel jaki sobie postawisz, prędzej czy później stanie się Twoim udziałem i sięgniesz po niego. 

Zbuduj doskonałą listę rzeczy do zrobienia. Osiągnij wyższy poziom produktywności. Zrób to co masz zrobić!

Sprawdź też: Czego nie robić? Lista rzeczy nie do robienia oraz 100 i więcej sposobów na produktywność. Sekrety produktywnych ludzi

Ostatecznie jednak Twoja strategia zarządzania zadaniami powinna być tak skonstruowana, żeby najlepiej działała u Ciebie. – Damon Zahariades 

A jak jest u Ciebie? Korzystasz z listy rzeczy do zrobienia?