Dotrzymaj Deadline! Wskazówki jak skutecznie radzić sobie z terminami

Dla wielu z nas dotrzymanie terminów może stanowić nie lada wyzwanie. Nic tak nie wzmaga w nas obaw, strachu i stresu jak napięte terminy, których musimy dotrzymać. Zbliżająca się nieubłaganie ostateczna data wykonania jakiegoś zadania, która wisi nad nami niczym miecz Damoklesa, może nas wyprowadzić z równowagi psychicznej i fizycznej. Ciągła presja tzw. „deadline’u” może prowadzić do popełniania błędów, gorszej jakości wykonanej pracy, braku kreatywności, problemów ze snem, stanów depresyjnych czy wypalenia. Jednak przy odpowiednim sposobie myślenia, w połączeniu z dobrą organizacją pracy i umiejętnościami zarządzania czasem, masz władzę i siłę, aby pokonać nawet najstraszniejsze terminy. Jak nie dać się pokonać presji czasu? Oto wskazówki, które mogą pomóc skutecznie radzić sobie z napiętymi terminami.

Bardziej niż cokolwiek innego – przygotowywanie się jest sekretem do sukcesu. – Henry Ford

Dotrzymaj “deadline”! Wskazówki jak skutecznie radzić sobie z napiętymi terminami

#01 Zmień swoje nastawienie

Przede wszystkim trzeba być szczerym wobec siebie. Zaprzeczanie rzeczywistości nie ma sensu. Nie licz na to, że terminy zostaną przesunięte, cudownie znikną albo czas się zatrzyma, dzięki czemu ukończysz wszystko co masz zrobić.

Akceptacja jest pierwszym krokiem, który może pomóc w poradzeniu sobie z nadciągającym terminem. Bez względu na to jak niemożliwy się on może wydawać. Mimo ogromnej presji, powinniśmy zaakceptować, że terminy są nieuniknione. W niektórych przypadkach nie podlegają negocjacjom i trzeba ich dotrzymać.

Odpowiednie nastawienie jest bardzo ważne, bo przekłada się na to jak podchodzimy do wykonania zadania. Nie można odwlekać i ulegać prokrastynacji. Im dłużej odkładasz na później i zastanawiasz się kiedy zacząć, tym trudniej rozpocząć i ruszyć z miejsca. Trzeba zaakceptować, że jedyny sposób na dotrzymanie terminu to wzięcie się do pracy. Ukończenie tego co mamy zrobić i dostarczenie konkretnych rezultatów w ustalonym dniu i o określonej porze.

#02 Zachowaj spokój pod presją

Po zaakceptowaniu faktu, że trzeba dotrzymać terminu trzeba zachować spokój pomimo presji czasu. Możesz się zdziwić, ile jesteś w stanie zrobić w krótkim czasie, gdy zachowasz “zimną krew” i opanujesz stres, który może negatywnie wpływać na sprawność i jasność myślenia.

Panika i zamartwianie się niepotrzebnie zmarnuje Twój czas i odbierze energię. A przecież można te cenne zasoby lepiej wykorzystać, przede wszystkim na zrobienie tego co mamy wykonać.

Sprawdź: Sposoby radzenia sobie ze stresem wg Ch. C. Manz

#03 Podziel większe zadania na mniejsze

Kiedy mamy mało czasu na dotrzymanie terminu zadanie, które mamy wykonać może wydawać się jeszcze bardziej przytłaczające i prawie niemożliwe do ukończenia. Dobrym sposobem, aby sobie z tym poradzić jest podzielenie większego zadania, czy projektu, który realizujemy na serię małych, wykonalnych zadań. Dla każdego takiego podzadania ustalamy termin wykonania. Ten prosty zabieg pozwoli Ci pozostać na dobrej drodze do ukończenia całego projektu na czas, zmniejszy stres i prawdopodobieństwo wypalenia.

#04 Zrób pierwszy krok

Po rozbiciu całego przedsięwzięcia na małe, osiągalne “kamienie milowe”, jedyną drogą do przodu jest podjęcie działania. Skup się na pierwszym zadaniu i zrób je. Wykonanie pierwszego kroku zapewni Ci impet potrzebny do ukończenia całego projektu. Pierwsze efekty dadzą ci poczucie satysfakcji, motywacji i sukcesu. Dzięki temu będziesz bardziej skłonny do kontynuowania i dokończenia pozostałych zadań.

#05 Określaj priorytety i uwolnij swój harmonogram

Umiejętne zarządzanie czasem jest kluczowym czynnikiem potrzebnym do skutecznego dotrzymywania terminów. Czas płynie nieubłaganie i niestety nie jest po naszej stronie. Rozsądnie jest więc przejrzeć swój harmonogram i postarać się poprzekładać lub pousuwać z niego mniej ważne zadania. Być może np. wizytę u fryzjera czy w warsztacie samochodowym można przesunąć, a w tym czasie skupić się na pracy. Trzeba postarać się wygospodarować jak najwięcej czasu w naszym kalendarzu i przeznaczyć go na wykonanie w terminie zadania. Wszystko jest kwestią priorytetów. Wykonuj najpierw rzeczy najważniejsze, które dają największą wartość.

Sprawdź: Metoda ABCDE – jak ustalać priorytety aby lepiej zarządzać czasem

#06 Podziel się pracą z innymi

Nie zawsze wszystko musimy wykonywać samodzielnie. Dzielenie się pracą to kolejna wskazówka “ratująca życie”, szczególnie gdy chcesz zaoszczędzić czas i energię przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości pracy. Delegowanie części zadań i uzyskanie pomocy ze strony innych osób to jeden ze sprawdzonych sposobów na dotrzymanie terminu. Czasem, za taką pomoc będzie trzeba zapłacić, np. wykupując u kogoś jakąś usługę. Jednak często jest to niewielka cena w stosunku do czasu, który możemy dzięki temu zaoszczędzić, a także korzyści jakie uzyskamy z dotrzymania terminu i ukończenia naszego projektu.

#07 Skup się

Jednym z lepszych sposobów na ukończenie pracy w terminie jest skupienie się tylko na zadaniu, które mamy wykonać. Praca w ciszy i skupieniu, oderwanie się od innych osób i wyeliminowanie rozpraszaczy uwagi, korzystnie wpływa na produktywność. Bardzo łatwo się rozproszyć, kiedy wokół Ciebie znajdują się rzeczy niezwiązane z pracą.

Hałaśliwe miejsce pracy, koledzy, którzy zagadują, e-maile, niepotrzebne spotkania biurowe, bałagan na biurku czy Twój smartfon są bardzo rozpraszające i mogą cię spowolnić. Ukończenie zadania wymaga więcej czasu, gdy co chwila coś nas rozprasza i odrywa od pracy. Stajemy się również mniej dokładni i częściej popełniamy błędy. Dzieje się tak, ponieważ ponowne skupienie po przerwaniu pracy jest psychicznie wyczerpujące.

Postaraj się wyeliminować wszelkie rozpraszacze i skoncentruj się tym co masz zrobić.

Sprawdź: Siła koncentracji – praca głęboka super umiejętność XXI wieku

#08 Bądź zorganizowany

Umiejętności organizacyjne są kluczowe jeśli Twoim celem jest dostarczenie wysokiej jakości pracy w krótkim czasie. Zanim przystąpisz do wykonania zadania, zainwestuj trochę czasu w planowanie. Jak mówi Brian Tracy: “Korzyści płynące z dobrego planowania są ogromne. Szacuje się, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić dziesięć minut pracy“.

Pomyśl o potrzebnych zasobach, zbierz niezbędne informacje, określ priorytety. Zwróć szczególna uwagę na zadania, których wykonanie jest uzależnione od działań osób trzech. Bez ich wkładu możesz nie ukończyć swojego zadania na czas. Ustal co, kto i kiedy powinien zrobić, aby dotrzymać wyznczonego terminu. Monitoruj na bieżąco postępy i jakość realizacji poszczególnych zadań.

Zainwestuj w dobry planner, kalendarz czy aplikacje do zarządzania zadaniami i komunikacji. Naucz się z nich efektywnie korzystać, aby być bardziej zorganizowanym i lepiej panować nad swoim czasem.

Gdy ustalasz terminy dla poszczególnych zadań, postaraj się aby nie były one zbyt odległe. Przy realizacji zadań często daje o sobie znać tzw. “Prawo Parkinsona”. Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Gdy mamy mało czasu często działamy bardziej efektywnie i koncertujemy się na najbardziej istotnych aspektach zadania.

Sprawdź: LifeBalance. Dlaczego warto korzystać z plannera?

#09 Komunikuj się

Praktycznie w każdych okolicznościach i projekcie komunikacja jest kluczowym czynnikiem sukcesu. Żaden problem nie jest zbyt duży ani zbyt mały, aby się nim podzielić i poszukać wspólnie skutecznego rozwiązania. W przypadku napotkania jakiegoś problemu czy wyzwania, które może utrudniać dotrzymanie terminu, warto rozważyć poinformowanie o tym osób, których może on dotyczyć np. swojego szefa czy klienta. Może to pomóc w podjęciu w związku z tym zawczasu odpowiednich działań i zaplanowanie w tej sytuacji dalszych kroków. Jest to lepsze niż ukrywanie problemów, milczenie, aż do upływu terminu lub przesłanie niedokończonej czy niskiej jakości pracy.

Sprawdź: 10 najlepszych książek na temat komunikacji, które powinieneś przeczytać

#10 Ucz się na błędach i wyciągaj wnioski na przyszłość

Jeśli dałeś radę i dotrzymałeś terminu – brawo! Po dobrze wykonanej pracy warto docenić swój sukces i sprawić sobie jakąś przyjemność. W ten sposób powstanie relacja “dobrze wykonana praca na czas” = “nagroda! :)”.

Oprócz świętowania sukcesu i nagrody za trud, poświęcić kilka minut, aby przemyśleć co się sprawdziło, a co można w przyszłości zrobić lepiej. Być może gdzieś popełniłeś błąd, którego następnym razem lepiej uniknąć. Sformułuj wnioski i wprowadź zmiany, które pomogą ci działać jeszcze bardziej efektywnie i pozwolą dotrzymywać terminów przy kolejnych projektach.

Jeśli z jakiegoś powodu nie dotrzymałeś terminu, nie załamuj się. Zastanów się co nie zadziałało i jak można do tego więcej nie dopuścić. Skontaktuj się z osobą, która czeka na wyniki Twojej pracy, wyjaśnij sytuację i postaraj się uzgodnić nowy termin. Jeśli otrzymasz drugą szansę, bądź odpowiedzialny i nie powtarzaj ponownie tego samego błędu. Kolejnej okazji do poprawy możesz już nie dostać. Aby zwiększyć swoje szanse na dotrzymanie terminu, postępuj zgodnie z powyższymi wskazówkami.

Uwagi końcowe

Oto poznałeś sposoby, jak częściej dotrzymać terminu. Zdolność do radzenia sobie z napiętymi terminami przy jednoczesnym zapewnianiu wysokiej jakości pracy zależy od synergii między mentalnym nastawieniem, umiejętnościami organizacyjnymi i efektywnym zarządzaniem dostępnym czasem.

W ostateczności nadgodziny, praca dłużej niż zwykle również może być jakąś opcją na dotrzymanie napiętego terminu. Warto w takiej sytuacji zapewnić sobie odpowiednią liczbę godzin na odpoczynek i regenerację sił. Pracując bez przerwy z czasem spada nasza efektywność.  Zamiast jednak narażać się na stres, zarywać noce i robić wszystko na ostatnią chwilę, lepiej dobrze zaplanować co mamy zrobić. Bez zbędnej zwłoki przystąpić do pracy, skoncentrować się i ukończyć zadanie w zakładanym terminie. Kluczem do sukcesu jest odrobina poświęcenia i mądra praca.

Najwięcej czasu ma człowiek, który niczego na później nie odkłada.

A Ty jakie masz sposoby, aby dotrzymywać napiętych terminów? Napisz w komentarzu, aby zainspirować innych.