Jak być bardziej produktywnym? Doba ma tylko 24 godziny, a oczekiwania jakie stawia przed nami współczesny świat są coraz większe. W pracy, na uczelni czy w szkole mamy być bardziej wydajni, robić więcej, szybciej i lepiej. W życiu osobistym pojawia się cała masa zadań i obowiązków, które trzeba zmieścić w wypchanym już i tak po brzegi grafiku. Czasem dopada nas zniechęcenie, tracimy motywację i odwlekamy działanie, mimo że podświadomie wiemy, że powinniśmy się skupić na pracy. Jak sobie z tym wszystkim poradzić?
Oto 40 sposobów jak być bardziej produktywnym i bardziej efektywnie wykorzystywać swój czas:
#1 Po prostu zacznij
Często początki są najtrudniejsze. Gdy już zaczniesz, istnieje duża szansa, że złapiesz rytm, który może trwać nawet klika godzin. Zobaczysz pierwsze efekty swojej pracy i nabierzesz ochoty na więcej.
#2 Określ porę dnia, gdy jesteś najbardziej produktywny
Każdy z nas ma określoną porę dnia, gdy pracuje mu się lepiej i bardziej wydajnie. Dla wielu osób taką porą jest rano, jednak są również osoby, które preferują do pracy godziny wieczorne. Dowiedz się, wykonując różne zadania w różnych porach, kiedy pracuje Ci się najbardziej wydajnie i planuj swój harmonogram zajęć mając to na uwadze.
#3 Rób listę zadań do zrobienia dzień wcześniej
Zamiast wymyślać w ciągu dnia co powinieneś zrobić, określ dzień wcześniej co masz jutro do wykonania i na co poświęcisz czas. Dzięki temu możesz rozpocząć wykonywanie najważniejszych zadań od razu po przebudzeniu. Ten prosty sposób planowania dnia z wyprzedzeniem naprawdę może zwiększyć Twoja produktywność. W ten sposób Twój dzień będzie bardziej uporządkowany i lepiej zaplanowany, a w konsekwencji uda Ci się zrealizować więcej.
#4 Rób sobie przerwy
Praca bez przerwy wcale nie przynosi optymalnych efektów. Twoja produktywność się obniża jeżeli chwilę nie odpoczniesz. Aby zwiększyć swoją produktywność możesz pracować w cyklach np. (10+2)*5 – pracuj przez 10 min, przerwij na 2 minuty, powtórz ten schemat 5 razy. Inny sposób to „technika pomodoro”. Jedno “pomodoro” to 25 minut pracy, 5 minut przerwy. Jeśli zadanie jest bardziej czasochłonne możesz zrobić kilka “pomodoro” podrząd. Po czterech pomodoro, zrób sobie dłuższą przerwę 20-30 min. Aby być bardziej produktywnym pamiętaj o przerwach.
#5 Wyeliminuj rozpraszacze
Pozbądź się z otoczenia wszystkiego co będzie negatywnie wpływać na Twoją koncentrację i odciągać Cię od pracy. Dotyczy to telefonu, powiadomień e-mail i otwierania wielu zakładek w przeglądarce internetowej czy aplikacji na komputerze. Połączenia telefoniczne, SMS-y i wszystkie powiadomienia, które otrzymujesz, gdy telefon jest włączony, doprowadzą do poważnych zakłóceń i tym samym spowodują niższą produktywność. Odłącz się też od mediów społecznościowych na czas pracy.
#6 Określ limit czasu na każde zadanie
Mając z góry określony czas na wykonanie zadania będziesz bardziej skupiony na jego realizacji. Jako ludzie mamy tendencję do wykonywania danej pracy tako długo, ile mamy czasu do dyspozycji. Zawsze określaj czas i termin do kiedy dane zadania ma zostać ukończone.
#7 Przypisuj zadaniom priorytety
Ten prosty zabieg, jakim jest przypisanie priorytetu do zadania, pozwoli Ci na byciu bardziej produktywnym. Dzięki temu wiesz, którymi zadaniami powinieneś zająć się w pierwszej kolejności, a z realizacją których może jeszcze poczekać.
#8 Rób podobne zadania w tym samym czasie
Grupuj podobne zadania, takie jak rozmowy telefoniczne, sprawdzanie poczty elektronicznej i inne podobne do siebie zadania w jedną partię. Zobacz np., które z Twoich zadań wymagają wyjścia z domu, a które nie i zgrupuj je odpowiednio. Zaoszczędzisz czas, wykonując porównywalne zadania w jednej sesji.
#9 Najpierw zrealizuj najbardziej wymagające zadanie
Ten sposób na większą produktywność dobrze opisał Brian Tracy w swojej książce „Zjedz tę żabę”. Ogromna „żaba czekająca na zjedzenie”, to Twoje największe, najważniejsze zadanie, z którego realizacją będziesz prawdopodobnie zwlekał, jeśli nie zajmiesz się nim od razu.
#10 Nabierz rozpędu realizując proste zadania
Ta rada jest odwróceniem zasady robienia najpierw najtrudniejszych rzeczy. Czasami jest nam bardzo trudno w ogóle rozpocząć pracę i wtedy właśnie mogą nam w tym pomóc prostsze zadania. Jeśli nie możesz z rana „zjeść swojej żaby” rozpocznij i zakończ jakieś prostsze zadanie z Twojej listy zadań do zrobienia. Te pierwsze sukcesy sprawią, że poczujesz się dobrze i mogą pozytywnie wpłyną na Twoją produktywność oraz chęć do dalszej wydajnej pracy.
#11 Utrzymuj swoje otoczenie w czystości dla jasności umysłu
Zadbaj o czystość i porządek swojego otoczenia, w którym pracujesz. Dotyczy to pokoju w którym jesteś, Twojego biurka, a także pulpitu Twojego komputera. Pozbądź się z otoczenia rozpraszaczy, które będą powodować, że Twój umysł będzie błądził i myślał o rzeczach innych niż te, nad którymi pracujesz. Czystość i porządek to również oszczędność czasu, dzięki temu że nie będziesz go tracił na poszukiwania potrzebnych rzeczy. Wszystko na miejscu i miejsce na wszystko to dobry sposób na większą produktywność.
#12 Znajdź nowe i inspirujące otoczenie do pracy
Aby pobudzić swoją kreatywność oraz produktywność od czasu do czasu popracuj w innym miejscu niż zwykle. Może być to bardzo stymulujące doświadczenie. Idź do kawiarni, parku, biblioteki, czy też do jakiegoś innego miejsca, w którym przeważnie nie przybywasz. Zastąp stare otoczenie nowym dla uzyskania miłego i pobudzającego odświeżenia.
#13 Miej zawsze pod ręką notatnik
Wyrób w sobie nawyk zapisywania swoich myśli, pomysłów, zadań do zrobienia. Korzystaj z notatnika elektronicznego lub jeszcze lepiej papierowego i zapisuj swoje myśli. Ważne jest to, aby gdy w Twojej głowie pojawi się jakiś pomysł móc go od razu zapisać. Następnie określ w swoim harmonogramie zajęć czas na przeglądanie i analizowanie tych pomysłów. Takie zapisywanie odciąża też Twój umysł od pamiętania pewnych rzeczy, a zapisując je masz pewność, że nie zostaną one zapomniane. Jeśli podczas pracy nagle przypomnisz sobie coś ważnego, po prostu to zapisz, aby o tym nie zapomnieć i pracuj dalej.
#14 Planuj swoje posiłki z wyprzedzeniem
Kiedy nie musisz się zastanawiać co i kiedy będziesz jadł możesz zaoszczędzić sporo czasu i ułatwi Ci to życie. Planując swoje posiłki z wyprzedzeniem, możesz też odpowiednio zaplanować zakupy spożywcze, zdrowiej się odżywać oraz ograniczyć sytuacje, w których jesz cokolwiek tylko dlatego, że jesteś głodny. Będąc najedzonym również pracujesz bardziej produktywnie bo Twój mózg potrzebuje energii, aby efektywnie funkcjonować.
#15 Pracuj w trybie offline
Technologia, laptopy, smartfony i Internet stały się dla nas nieodłącznym elementem naszego życia, jednak by zwiększyć swoją produktywność staraj się wykonać jak najwięcej swojej pracy w trybie „offline”. Często takie zwykłe odłączenie się od komputera i technologii, pisanie ręcznie z użyciem zwykłej kartki i długopisu, może korzystanie wpłynąć na Twoją efektywność i pobudzić Twoją wyobraźnię.
#16 Otaczaj się zapracowanymi ludźmi
Praca w otoczeniu innych osób, które ciężko pracują może również być dobrym sposobem na zwiększenie produktywności. Kiedy widzisz jak inni wkładają wysiłek i starają się zrobić coś pożytecznego, podświadomie nie chcąc być od nich gorszy również zabierasz się do pracy. Czasem, aby to zadziałało nie musisz nawet wiedzieć co Ci wszyscy ludzie w Twoim otoczeniu robią, wystarczy że wyglądają na bardzo zajętych i zapracowanych, co również Ciebie może pobudzić do działania.
#17 Korzystaj z pomocy muzyki
Chociaż może się wydawać, że muzyka to rozpraszacz w pracy, może ona wbrew pozorom stworzyć bardziej wydajne środowisko pracy. Stwórz listę swoich ulubionych utworów, które pozwolą Ci być bardziej produktywnym. Muzyka może działać stymulująco, a także sprawić, że będziesz bardziej skoncentrowany i wydajny.
#18 Stosuj bieżącą samokontrolę
W trakcie dnia wielokrotnie zdawaj sobie pytanie: „Czy w tej chwili robię to co powinienem i efektywnie wykorzystuje mój czas?”. To proste pytanie może być dobrym krokiem w stronę większej produktywności. Pozwala na bieżąco ocenić czy to co robimy przybliża nasz do osiągnięcia naszych celów, czy też wręcz przeciwnie.
#19 Aktywność fizyczna
Różne badania wykazały, że ćwiczenia i aktywność fizyczna pozytywnie wpływa na nasz poziom energii, dzięki czemu w pracy jesteśmy bardziej produktywni. Czasem, żeby zwiększyć swoją wydajność w pracy wystarczy pójść na krótki spacer, poruszać się trochę, zaczerpnąć świeżego powietrza i w ten sposób z nową siłą przystąpić do naszych obowiązków. Jeśli chcesz się dowiedzieć co jeszcze uzyskasz dzięki ćwiczeniom przeczytaj koniecznie 6 powodów, że ćwiczenia fizyczne pomagają osiągnąć w życiu sukces
#20 Dobrze się wysypiaj
Doba ma tylko 24 godziny i czasem chcemy zmaksymalizować nasz czas na pracę kosztem długości snu. Zarwanie jednej, czy dwóch nocy może nie być problemem, jednak w dłuższej perspektywie nasza wydajność i produktywność na tym ucierpi. Niedospanie i braki snu będą ograniczały naszą koncentrację, będziemy mniej wydajni i odbije się to negatywnie na efektach naszej pracy. Aby być bardziej produktywnym śpij odpowiednią dla siebie liczbę godzin. W razie potrzeby korzystaj też z drzemki w ciągu dnia, która może pomóc Ci odzyskać siły do pracy.
#21 Sprawdzaj swoją skrzynkę email o określonych porach
Ciągle pojawiające się w skrzynce odbiorczej maile mogą być zabójcą produktywności. Reagowanie od razu na każdego nadchodzącego maila może być dużym rozpraszaczem uwagi. Wiele osób czuje się bardziej produktywnymi, jeśli od razu sprawdzają i odpowiadają na maile jednak, zdarza się często, że na koniec dnia okazuje się, że z ich listy zadań do zrobienia niewiele udało im się zrobić, bo przez większość dnia zajmowali się swoją skrzynką pocztową. Określ w ciągu dnia pory, w których sprawdzasz i obsługujesz maile. Jedną z metod jest sprawdzanie poczty 3 razy dziennie – rano, w środku dnia w godzinach obiadowych i wieczorem na koniec dnia. Poeksperymentuj i wybierz czas odpowiedni dla Ciebie.
#22 Deleguj i korzystaj z outsourcingu
W dużym uproszeniu outsourcing to zlecanie zadań, które dotychczas były realizowane przez nas, komuś innemu. Jest to rozwiązanie, które będzie pociągało za sobą wydatki, natomiast dzięki temu, że ktoś coś za nas wykona, będziemy mieć czas na inne ważniejsze z naszej perspektywy zajęcia. Zamiast sprzątać samemu wynajmij kogoś kto zrobi to za Ciebie, nie chcesz poświęcać czasu na przygotowywanie posiłków zamów catering dietetyczny, możliwości jest wiele w różnych dziedzinach Twojego życia. Pomyśl jak cenna jest godzina Twojego czasu i czy ta czasem pozorna oszczędność poprzez wykonywanie zadania samemu jest najbardziej efektywnym rozwiązaniem. Delegowanie zadań innym to sprawdzony sposób na większą produktywność.
#23 Pozbądź się telewizora
Z różnych badań wynika, że średnio w ciągu doby ludzie oglądają od 4 do 5 godzin telewizji. Wyłącz telewizor, a na pewno będziesz miał więcej czasu na bardziej produktywne zajęcia i uzyskasz więcej ze swojego życia. Nie jesteś przekonany do porzucenia swojego TV? Przeczytaj 10 powodów, aby przestać oglądać telewizję
#24 Słuchaj wartościowych audiobooków
Gdy jedziesz do pracy, sprzątasz dom, gotujesz, ćwiczysz na siłowni słuchaj książek. Słuchając edukacyjnych książek dowiesz się wielu różnych ciekawych rzeczy. Twój umysł Ci za to podziękuję. Dodatkowo jeszcze bardziej efektywnie wykorzystujesz swój czas.
#25 Korzystaj ze zleceń stałych i polecenia zapłaty
Zarządzanie bieżącymi płatnościami może być czasochłonne. Rachunki za mieszkanie, prąd, telefon, Internet itp. Korzystaj z oferowanych przez banki oraz dostawców usług rozwiązań jak polecenie zapłaty czy zlecenia stałe, dzięki czemu Twoje rachunki będą się płacić same, oszczędzisz czas i unikniesz stresu oraz potencjalnych odsetek z tytułu zaległych płatności. Ty tylko musisz się skupić na produktywnej pracy i regularnym zasilaniu swojego konta.
#26 Skoncentruj się na działaniach, które przynoszą wartość
Pamiętaj o pawie Pareto według którego 80% wyników wynika z 20% nakładów. Oznacza to, że 20% naszych działań daje 80% wyników. Musisz znaleźć te 20%, które tworzy 80% Twoich pożądanych rezultatów i skupić się wyłącznie na nich.
#27 Powiedz inny o swoich celach
To sposób, który działa na niektóre osoby. Podzielenie się z innymi swoimi celami, sprawia że stajemy się bardziej zobowiązani i odpowiedzialni za ich osiągnięcie. Pojawia się w ten sposób pewnie rodzaj pozytywnej presji do działania, nie chcąc zawieść staramy się bardziej.
#28 Naucz się mówić „Nie”
Jeśli chcesz być bardziej produktywny powinieneś nauczyć się odmawiać na prośby innych. Nie chodzi tu o bycie samolubnym i odmawianie ludziom pomocy w potrzebie, a o świadome podejmowanie decyzji na co poświęcamy nasz czas. Nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego, dlatego powinniśmy mieć określone priorytety, które pozwolą nam w lepszym podejmowaniu decyzji czym się zajmiemy, a czym nie. Pamiętaj, że zgadzając się na określoną rzecz w danym czasie, rezygnujesz przeważnie z innej.
#29 Znajdź mentora
Jeśli chcesz coś osiągnąć w pierwszej kolejności poszukaj osób, które już to osiągnęły. Nawiązanie kontaktu i relacji z takimi osobami, poznanie ich drogi, pozwoli Ci zaoszczędzić sporo czasu i energii, w osiągnięciu Twoich własnych celów i pragnień.
#30 Ogranicz konsumpcję informacji
W przeciągu jednego dnia jako ludzkość tworzymy ogromną liczbę informacji i danych. Na świecie jest cała masa portali internetowych, gazet, serwisów informacyjnych. Poprzez natłok często bezwartościowych informacji coraz trudniej jest się na skupić na wartościowej pracy. Jeśli będziesz każdego dnia poświęcał czas na pochłanianie tych wszystkich informacji Twoja produktywność mocno na tym ucierpi. Skup się tylko na informacjach, z którymi możesz coś zrobić i efektywnie je wykorzystać. Nie obawiaj się, że ominie Cię coś ważnego, jeśli będzie to faktycznie krytyczna informacja i tak o niej usłyszysz od innych.
#31 Korzystaj z telepracy
Jeśli masz własną firmę to oczywiście w większym stopniu możesz wybierać kiedy i gdzie pracujesz. Jednak gdy pracujesz na etacie przeważnie musisz pojawić się w biurze. Dojazd do i z pracy zabiera cenny czas. Jeśli Twoja firma umożliwia pracę z domu skorzystaj z tej możliwości. Jeśli telepraca nie jest jeszcze praktykowana w Twojej pracy, porozmawiaj ze swoim szefem przedstaw korzyści, ustal co będziesz robił pracując zdalnie i postaraj się uzyskać zgodę na taką formę pracy. Oczywiście nie każdy rodzaj pracy można wykonywać zdalnie, jednak jeśli charakter pracy temu nie przeszkadza, to czemu by z tego wariantu nie skorzystać.
#32 Korzystaj z trybu uśpienia w komputerze
Aby zaoszczędzić czas na uruchamianiu komputera, włączaniu wszystkich potrzebnych nam do pracy programów, zamiast wyłączać komputer, korzystaj z opcji dostępnej w Windows „Uśpij”. W ten sposób znacznie szybciej uruchomisz swój komputer i będziesz mógł przystąpić do pracy.
#33 Opanuj technikę szybkiego czytania
Opanowanie umiejętności szybkiego czytania pozwoli Ci na bycie bardziej produktywnym. Będziesz w stanie przeczytać i przyswoić więcej informacji w krótszym czasie.
#34 Panuj nad swoją klawiaturą
Podobnie jak z szybkim czytaniem, przydatną umiejętnością, która może poprawić Twoją produktywność jest szybkie, bezwzrokowe pisanie na klawiaturze. Pisząc bezwzrokowo, nie musimy spoglądać bez przerwy na przepisywany tekst, a dzięki temu będziemy działać znacznie sprawniej. Bardziej równomierne używanie palców i brak konieczności poruszania ramionami uchronią nas przed zmęczeniem i nadwerężeniami. Ponadto wiele programów umożliwia uruchamianie różnych funkcji za pomocą skrótów klawiszowych. Opanuj te skróty, a oszczędzisz czas i będziesz bardziej produktywny.
#35 Określaj ambitne cele
Nic tak nie zachęca do działania jak postawienie sobie ambitnego celu. Stawianie sobie odpowiednio wysoko poprzeczki będzie nas stymulować i pobudzać do większej produktywności. Bez ekscytujących do osiągnięcia celów nigdy nie będziesz zmotywowany do skutecznego działania.
#36 Wstawaj wcześniej
Nawyk porannego wstawania, może pozytywnie wpłynąć na Twoją produktywność. Cisza i spokój poranka pozwoli Ci na większą koncentrację. Jeśli chcesz poznać więcej zalet wczesnego wstawiania przeczytaj Jak i dlaczego warto wstawać wcześnie rano.
#37 Rób jedną rzecz na raz
Prowadzone w ostatnich latach badania wykazały, że wielozadaniowość (ang. „multitasking”) nie sprzyja byciu produktywnym. Przełączenie się z jednego zadania na drugie powoduje rozproszenie i mniejszą efektywność pracy. Aby uzyskać optymalną wydajność, skup się na jednej rzeczy na raz.
#38 Rób zakupy online
Obecnie możliwości robienia zakupów online są bardzo duże. Możesz kupować zarówno produkty spożywcze, jak też inne przedmioty, ubrania, kosmetyki, sprzęt RTV i AGD itd.. Aby mieć więcej czasu na bardziej produktywne zajęcia korzystaj z tych możliwości. Zamiast tracić czas w sklepach i staniu w kolejkach – kupuj online.
#39 Nagradzaj się za sukcesy
Perspektywa czekającej na nas nagrody po ukończeniu zadania może działać na nas stymulująco i zachęcać nas do wytężonej pracy. Przystępując do realizacji jakiegoś zadania określ jaka będzie Twoja nagroda, gdy je zrealizujesz. Mogą być to większe lub mniejsze nagrody w zależności od zadania czy celu do którego dążysz np. obejrzenie filmu, obiad w restauracji, jakiś zakup, wymarzona podróż itp.
#40 Rób to co kochasz
Oczywiście jednym z najlepszych sposób na większą produktywność jest wykonywanie zajęć, które są bliskie naszemu sercu i naszej pasji. Taka praca praktycznie nie męczy, a nawet jeśli czujemy zmęczenie, to sprawia nam to taką frajdę i przyjemność, że jest to wysiłek który z przyjemnością akceptujemy. Nasza produktywność również jest duża jeśli robimy coś co nam sprawia autentyczną radość i daje poczucie szczęścia.
Wybierz jeden lub kilka z powyższych sposób i wypróbuj je w praktyce, aby poprawić swoją produktywność. Jeśli chcesz poznać jeszcze inne techniki na większą produktywność przeczytaj też Jak pokonać prokrastynację? oraz 7 nawyków skutecznego działania
Jeśli masz inne sposoby jak być bardziej produktywnym i efektywnie wykorzystywać czas podziel się swoimi pomysłami w komentarzu.
