Jedną z najbardziej powszechnych rad jaką możesz usłyszeć na temat sposobów zwiększania produktywności jest robienie list rzeczy do zrobienia (z ang. „To-Do list”). Pewnie nie raz natknąłeś się na wskazówki o tym, jak tworzyć takie listy i z nich korzystać, aby zwiększyć swoją efektywność. Prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę, że rzeczywiście warto wypisywać sobie rzeczy, które masz zrobić. Dzięki listom rzeczy do zrobienia wiesz co musisz zrobić i kiedy. Zaplanowanie i wypisanie zadań ułatwia ich zapamiętanie oraz zwiększa prawdopodobieństwo, że wykonasz swoje obowiązki. Z drugiej jednak strony nie wszyscy wiedzą, czego nie powinni robić. Czego trzeba unikać. Jakie zajęcia tylko kradną nasz czas i rozpraszają naszą uwagę, choć czasem wydaje nam się, że są ważne. Dlatego też równie istotne jak robienie listy rzeczy do zrobienia, jest  też stworzenie listy rzeczy do nierobienia.

Codziennie musisz wybierać te zadania i zajęcia te, które pozytywnie wpłyną na Twoje życie oraz unikać wielu rozpraszaczy. Wśród wielu powszechnych „pożeraczy czasu”, które mają wpływ na Twoją produktywność są np. ciągłe bawienie się smartfonem, media społecznościowe, przeglądanie Internetu, oglądanie kolejnych sezonów seriali czy filmów jeden po drugim czy gry wideo.

Bywa też tak, że odróżnienie ważnych zadań od tych bezwartościowych jest trudne i wymaga przemyślenia. Aby zwiększyć swoją efektywność i skuteczność musisz wypisać na swojej liście rzeczy do nierobienia te zajęcia, które utrudniają Ci osiągnięcie Twoich celów. Zajęcia, które niepotrzebnie zabierają Ci bezcenny czas. Są to zadania, które nie mają większego znaczenia i nie pomagają Ci zrealizować Twoich planów i tego co sobie postanowiłeś. Jeżeli tracisz czas na tego rodzaju aktywności, Twoje rzeczywiste priorytety i cele schodzą na dalszy plan.

Co wpisać na listę rzeczy do nie robienia? Peter Hollins autor książek o samodoskonaleniu, psycholog, zgłębiający meandry natury człowieka, w swojej inspirującej, motywującej i praktycznej książce „Skończ to co zacząłeś!” wskazuje na trzy typy zadań, które powinny się na liście rzeczy „nie do zrobienia”. Przyjrzyjmy się więc im bliżej. Zaczynamy!

„Listy  rzeczy „nie do zrobienia” są często bardziej efektywne niż listy „do zrobienia” dla poprawy wydajności. Powód jest prosty: to, czego nie robisz, decyduje o tym, co możesz zrobić”.

„Nie do robienia!” – jak stworzyć listę rzeczy do nierobienia?

Oto co powinieneś wypisać na swojej liście rzeczy do nierobienia.

#01 Zadania priorytetowe, którymi się teraz nie zajmiesz

Na liście rzeczy nie do robienia wypisz zadania, które są co prawda ważne jednak z przyczyn od Ciebie niezależnych nie możesz się teraz nimi zająć. Istnieją powody, dla których te zadania są istotne, ale czekają na działania kogoś innego. Np. na opinię albo na ukończenie innych powiązanych z tym zadaniem prac. Umieść je na liście rzeczy niedorobienia, dlatego że w tym momencie po prostu nie jesteś w stanie ich zrealizować.

Nie trać sił i energii umysłowej na myślenie o tych zadaniach. Kiedy osoba czy ludzie, od których zależy wykonanie tego zadania zrealizują to co mają zrobić, wtedy dopiero będziesz mógł się tym zająć. Pamiętaj tylko, że oczekujesz na informacje, czy wynik prac kogoś innego. Określ też kiedy powinieneś skontaktować się z tą osobą, jeżeli ona sama wcześniej tego nie zrobi. Kiedy już to sobie zapiszesz zapomnij o tym zadaniu w obecnej chwili. Dlatego, że znajduje się ono aktualnie na czyjejś liście rzeczy „do zrobienia”, a nie na Twojej. Wrócisz do tego zadania, ale jeszcze nie teraz. Obecnie możesz wykorzystać czas na pracę nad czym innym, co ma dla Ciebie znaczenie.

#02 Zadania, które nie mają większej wartości

Na liście rzeczy nie do robienia powinny się znaleźć zadania, które nie wnoszą żadnej wartości z perspektywy Twoich projektów i celów, do których dążysz. Często jest tak, że masz do zrobienia wiele drobnych zadań, które trzeba zrobić jednak nie mają one wielkiego wpływu na efekt końcowy Twojej pracy.

Są to różnego rodzaju banalne i proste zadania, które jedynie zajmują Ci czas. Zastanów się, czy to Ty rzeczywiście musisz je wykonać? A może te zajęcia faktycznie nie wymagają Twojego czasu? Czy ktokolwiek oprócz Ciebie zauważy różnicę, jeśli przekażesz te zadania komuś innemu? Czy biorąc je na siebie nie wpadasz  w pułapkę perfekcjonizmu?

Pomyśl więc, czy możesz komuś delegować wykonanie tych obowiązków? Poproś kogoś o ich wykonanie albo nawet skorzystaj z usług jakieś firmy zewnętrznej, która wykonuje takie rutynowe prace?  Powinieneś przeznaczać swój czas na realizację ważnych zadań, które tylko Ty możesz wykonać. To powinny być zajęcia, które posuwają Twoje projekty naprzód. Nie marnuj czasu na proste, niewiele wnoszące działania.

#03 Zadania „w trakcie”, które można już uznać za zrobione

Na liście rzeczy nie do robienia, umieść też zadania, które teoretycznie są w trakcie realizacji, jednak Twoja dodatkowa uwaga czy wysiłek nie spowodują, że będą one wykonane lepiej. Zwrot z dodatkowego czasu i energii, które na nie poświęcisz jest niewielki. Koncentrowanie się na nich i wciąż zajmowanie się nimi jest zwykła stratą czasu. Oczywiście niemal wszystko można poprawiać, ulepszać jednak często „zrobione” jest lepsze niż perfekcyjne.

Czasem wpadamy w pułapkę perfekcjonizmu. Skupiamy się na poprawianiu czegoś co już jest dostatecznie dobre, aby uznać to za skończone. Wprowadzane poprawki i udoskonalenia nic tak na prawdę nie wnoszą z perspektywy finalnego rezultatu, który chcemy osiągnąć. Kosztują często jednak nieproporcjonalnie dużo czasu i wysiłku, w porównaniu z potencjalną korzyścią jaką możemy dzięki temu uzyskać.

Jeśli oceniasz jakość wykonania swojego zadania na 90% tego, co można osiągnąć, to pomyśl jakie inne Twoje zadanie powinno przejść ze stanu 0% wykonania do 90%. Oczywiście zależy to od charakteru zadania, jednak przeważnie lepiej jest mieć skończone kilka zadań wykonane na 80-90% procent, niż tylko jedno wykonane „perfekcyjnie”. Nie marnuj czasu i nie traktuj priorytetowo zadań, które można uznać za wykonane.

Uwagi końcowe

Stwórz swoją listę rzeczy nie do robienia. Gdy świadomie wystrzegasz się robienia zadań z Twojej listy rzeczy do nierobienia, możesz lepiej się skoncentrować. Działasz dużo sprawnie i skuteczniej, a Twoja produktywność sukcesywnie idzie w górę.

Robić czy nie robić? Oto jest pytanie. Robienie niewłaściwych rzeczy to strata czasu i marnowanie Twojego potencjału. Lista rzeczy do nierobienia sprawia, że Twoja siła i energia nie jest rozpraszana przez zajęcia pożerające Twój czas i uwagę. Dzięki temu możesz się skupić na tym, co jest na prawdę najważniejsze. Im mniej spraw masz „na głowie”, tym lepiej. Dlatego, że nadmiar rzeczy, o których musisz pamiętać i które musisz zrobić, zwiększa stres i niepokój. Ogranicza to też Twoją wydajność, a nawet całkowicie potrafi ją zniszczyć.

Lista rzeczy do nie robienia uwolni Twój umysł od przeciążenia i nadmiaru obowiązków, po prostu eliminując większość z tych rzeczy! Skupisz się na tym co ma znacznie i duży wpływ na Twój postęp w drodze do Twojego celu.

Rozproszenia muszą umrzeć tak, aby twoje najważniejsze cele mogły żyć„. – Aaron Dignan

A Ty jakie masz sposoby na większą produktywność? Czy tworzysz listy rzeczy do zrobienia i do nie robienia? Napisz w komentarzu.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj