Jak mieć mniej stresu w pracy i działać efektywniej?

Wstajesz rano, szykujesz się do pracy, przed Tobą do wypełnienia wiele różnych obowiązków. To będzie kolejny intensywny i pracowity dzień. Jak możesz wykonać tę pracę w sposób mniej stresujący, zużywający mniej siły i po prostu nieco mądrzejszy? Oto kilka wskazówek, które mogą Ci w tym pomóc.

“Im wyższy Twój poziom energii, tym bardziej efektywne Twoje ciało. Im bardziej efektywne Twoje ciało, tym lepiej się czujesz i bardziej wykorzystujesz swój talent do osiągania ponadprzeciętnych wyników”. – Anthony Robbins

11 sposobów jak mieć mniej stresu w pracy i działać efektywniej

#01 Miej plan

Aby ograniczyć stres i działać bardziej efektywnie zaplanuje co masz do wykonania. Najprostszym narzędziem, które może Ci w tym pomóc jest planner lub zwykł kalendarz. Możesz też skorzystać z aplikacji na telefonie jeśli wolisz mieć swój grafik w formie elektronicznej.

Planując zadania i spotkania w ciągu dnia pamiętaj, aby zostawić sobie jakiś bufor czasu na nieprzewidziane sytuacje. Nie zapominaj też o przerwach między zadaniami, aby chwilę odpocząć, odświeżyć umysł i nabrać sił do dalszej pracy.

Sprawdź: LifeBalance. Dlaczego warto korzystać z plannera?

#02 Rób jedną rzecz na raz

Wielozadaniowość (ang. multitasking) się nie sprawdza. Może Ci się wydawać, że robiąc kilka rzeczy na raz jesteś bardziej efektywny, ale to tylko pozory. Zamiast próbować „chwytać kilka srok za ogon” skoncentruj się na jednym zadaniu. Pomoże Ci się to poczuć mniej zestresowanym i zdezorientowanym. Jakość Twojej pracy będzie też lepsza niż w przypadku robienia kilku zadań jednocześnie.

#03 Zachowaj minimalizm na biurku

Dobrze zorganizowana przestrzeń robocza, bardzo pomaga w pracy. Jeśli pracujesz przy biurku pozbądź się z niego wszystkiego co może odrywać Cię od pracy i rozpraszać uwagę. Przeładowana przestrzeń robocza różnymi rzeczami, które znajdują się w zasięgu Twojego wzroku mogą Cię niepotrzebnie dekoncertować. Zadbaj o porządek i postaraj się mieć łatwy dostęp do rzeczywiście niezbędnych przedmiotów, których potrzebujesz do pracy. Być może wystarczy Ci biurko, wygodne krzesło, komputer, notes, długopis, kubek z ulubionym napojem i zdjęcie bliskich. Dopasuj swoją przestrzeń roboczą do swoich indywidualnych potrzeb i kieruj się zasadami minimalizmu.

Sprawdź: 5 kroków do czystości i dobrej organizacji miejsca pracy

#04 Zwolnij trochę

Jak powiedział kiedyś Henry Ford: „Największym wrogiem jakości jest pośpiech“. Tak to prawda, że czas goni i chcesz szybko skończyć, bo czekają kolejne zadania, ale pośpiech może niepotrzebnie podnosić Twój poziom stresu i prowadzić do błędów. Jednym ze sposobów na bardziej skupioną i mniej stresującą pracę jest wykonywanie jej nieco wolniej niż zwykle. Robienie czegoś w wolniejszym tempie jest mniejszym obciążeniem psychicznym i zmniejsza też skłonność do odkładania zadań na później.

#05 Upraszczaj i eliminuj

Upraszczanie, eliminowanie i poświęcanie czasu tylko na to co naprawdę ważne to kolejny sposób na mniej stresu i większą produktywność.

Od czasu do czasu zadaj sobie pytanie: „Jakie jedno zadanie w ciągu dnia czy tygodnia mogę wyeliminować bez większych konsekwencji i go w ogóle nie robić?” Czasami robimy coś tylko dlatego, że wydaje nam się, że „powinniśmy to robić” albo dlatego, że „zawsze tak robiliśmy”.

Zakwestionuj status quo, pomyśl co możesz usunąć z harmonogramu, aby odzyskać czas i siły na inne działania. Przeważnie, gdy przyjrzymy się temu co rutynowo robimy, znajdziemy pomysły na optymalizacje.

#06 Pracuj w cyklu: 100% praca. 100% odpoczynek

Praca bez wytchnienia wyczerpuje mentalnie i fizycznie. Gdy pracujemy bez przerw z czasem nasza efektywność spada. Dobrą metodą jest praca w cyklach.

Polega to na tym, że przeznaczasz określony czas na pracę np. 25 min. Ustawiasz sobie minutnik, timer i przystępujesz do pracy. W tym czasie koncertujesz się tylko na jednym konkretnym zadaniu. Wykonanie go staje się łatwiejsze, bo z góry wiesz, że będziesz musiał pracować tylko przez te 25 min, więc zadanie staje się mniej przytłaczające.

Gdy zadzwoni alarm, przerywasz pracę i robisz sobie przerwę 5-10 min. W czasie przerwy skupiasz się tylko na odpoczynku. Możesz coś zjeść, iść na krótki spacer, wykonać kilka ćwiczeń fizycznych czy w jakiś inny sposób się zrelaksować.

Po kilku takich cyklach praca-krótka przerwa, możesz sobie zrobić dłuższą przerwę np. 20-30 min. Kiedy pracujesz koncertuj się na pracy, kiedy odpoczywasz skup się na odpoczynku.

Jeśli musisz się zmierzyć z wielkim projektem czy zadaniem podziel pracę na etapy i mniejsze zadania. W ten sposób, łatwiej będzie nad nimi zapanować i je wykonać.

Działając w ten sposób, możesz utrzymać swoją mentalną ostrość i energię przez cały dzień pracy.

#07 Sprawdzaj wiadomości tylko w określonych porach

Jeśli Twoja praca nie polega na monitorowaniu skrzynki e-mail i reagowaniu na maila, postaraj się do niej za często nie zaglądać. Szczególnie nie zaczynaj nowego dnia od czytania maili i różnych powiadomień. Wiadomości w Twoje skrzynce mogą wywołać niepotrzebny stres, rozproszyć uwagę i oderwać Cię od zaplanowanych działań. Zamiast reagować co chwila na każdego e-maila w skrzynce odbiorczej czy różne powiadomienia z aplikacji, określ najlepszą dla Ciebie porę w ciągu dnia, kiedy czytasz i odpowiadasz na wiadomości.

#08 Ogranicz codzienny napływ informacji

Z każdej strony jesteśmy bombardowani przez całą masą różnego rodzaju komunikatów i informacji. Mnóstwo rzeczy walczy o naszą uwagę. Co jakiś czas zrób przegląd tego co czytasz, słuchasz, oglądasz. Rezygnuj z subskrypcji, blogów, podcastów, newsletterów, które i tak nie wnoszą dużej wartości do Twojego życia. Zostaw tylko te, które są dla Ciebie pomocne, inspirujące i Twoim zdaniem najlepsze. Ta bardzo prosta rzecz, jak selekcja i filtrowanie nadmiaru informacji może uwolnić sporo Twojego czasu i uwagi.

#09 Określ co jest ważne

W natłoku codzienny obowiązków łatwo jest zboczyć z obranego kierunku i swoich celów. Aby pozostać na kursie lub wrócić na niego, jeśli się zagubisz w ciągu dnia, użyj jednego z pytań:

Jaka jest najważniejsza rzecz, którą mogę teraz zrobić?
Nad czym pracowałbym, gdybym miał dzisiaj tylko godzinę pracy?

Każdego dnia zadawaj sobie pytania, które pomogą Ci się skupić na celu. Upewniaj się, że w danej chwili robisz faktycznie to co powinieneś robić. Gdy odpowiesz sobie na te pytania, skoncentruj się na tym co na prawdę ważne.

Sprawdź: JEDNO pytanie i JEDNA rzecz. Zaskakujący mechanizm niezwykłych osiągnięć

#10 Skup się bardziej na „Jak” niż na „Co jeśli…”

Nie pozwól, aby dopadł Cię tzw. “paraliż analizy”, który pojawia się, gdy ktoś zbyt mocno zastanawia się nad jakiś zagadnieniem i ma problem z podjęciem decyzji. Nadmierne rozmyślanie i martwienie się na zapas odbiera siły. Różnego rodzaju negatywne i destrukcyjne myśli mogą prowadzić do stresu i osłabiania poczucia własnej wartości.

Zamiast tego skup się na tym, co faktycznie możesz zrobić. Pomyśli i skup się na tym, co możesz zrobić, aby iść naprzód. Wzmocnij się, zadając sobie pytanie: „Jaki jest jeden mały krok, który mogę teraz zrobić, aby osiągnąć cel lub wyjść z tej sytuacji“?

#11 Nie zadręczaj się

Nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem. Nie załamuj się i nie zadręczaj. Staraj się być dla siebie miłym i umiejętnie zarządzaj swoją energią. Jeśli popełnisz jakiś błąd, coś Ci się nie udało, jaką sytuacja wyprowadziła Cię z równowagi, zadaj sobie pytanie: „Czego mogę się z tego nauczyć?”

Przeanalizuj sytuację, wyciągnij wnioski, aby w przyszłości uniknąć podobnych sytuacji albo zrobić coś inaczej. To lepsze wykorzystanie Twojego czasu niż poświęcenie go na rozpamiętywanie przeszłości, której i tak nie możesz zmienić. Pamiętaj nie możesz mieć lepszego jutra, jeśli cały czas myślisz o wczoraj.