Znasz to uczucie zaraz po tym, jak wyczyścisz swoje biuro lub dom? Czy nie czujesz wówczas, że potrafisz wtedy jaśniej myśleć? Okazuje się, że porządek i czystość pozwala na większe skupienie. Twój mózg ma wówczas mniej rozpraszaczy i możesz się dzięki temu znacznie lepiej skoncentrować na tym co robisz. Jaki jest dobry sposób na utrzymanie swojego otoczenia w czystości i porządku? Co zrobić, aby uzyskać optymalną organizację swojego miejsca pracy? Można w tym celu sięgnąć po narzędzia i metody wykorzystywane w tzw. “szczupłym zarządzaniu” (ang. lean management ) takie jak metoda 5S.

5S to narzędzie ciągłego doskonalenia, którego celem jest stworzenie dobrze zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy. Może być ono wykorzystywane nie tylko w firmach i duży organizacjach produkcyjnych czy usługowych, ale również możemy go użyć w życiu prywatnym, do lepszego zorganizowanie naszego otoczenia. To stosunkowo proste narzędzie, z którego każdy z nas jest w stanie skorzystać, aby lepiej zorganizować swoje stanowisko pracy, uporządkować biurko, zorganizować pulpit na komputerze, czy szafę w domu.

5S to coś więcej niż tylko sprzątanie, to pewna filozofia i systemowe podejście do większej efektywności pracy, usprawniania funkcjonowania procesów i ciągłego doskonalenia.

Metoda 5S czyli 5 kroków do czystości i dobrej organizacji miejsca pracy

Nazwa 5S pochodzi o pierwszych liter pięciu japońskich słów na literę “S”: seiri, seiton, seiso, seiketsu i shitsuke.

#1 Selekcja (Seiri)

Pierwszy krok do dobrej organizacji miejsca pracy – seiri – polega na podziale rzeczy na dwie główne kategorie: potrzebne i niepotrzebne. Kolejny krok to usunięcie ze swojego otoczenia i miejsca pracy rzeczy zbędnych.

Dokonując selekcji trzeba wziąć pod uwagę wszystko to co znajduje się w naszym otoczeniu np.: sprzęt biurowy, narzędzia, maszyny, dokumenty, materiały, przyrządy, meble, surowce itp. W pracy biurowej możemy mieć takie przedmioty jak ołówki, długopisy, bloczki do pisania, gumki, nożyczki, kalkulatory itp. W zależności od tego jaką pracę wykonujemy na danym stanowisku pracy zakres tych przedmiotów może być różny.

To co można zauważyć, to to że wiele z rzeczy, które znajdują się w naszymi  otoczeniu i miejscu pracy nigdy nie zostaje użyta albo będą potrzebne w dalekiej przyszłości. Na co dzień potrzebna jest tylko niewielka cześć z nich.

Dokonując selekcji na rzeczy niezbędne i zbędne trzeba sobie zadań dwa pytania:

• Czy ten przedmiot jest potrzebny?
• Jeśli jest potrzebny to w jakiej ilości?

Z reguły bezpiecznie można przyjąć, że należy się pozbyć ze swojego otoczenia i miejsca pracy wszystkiego co nie będzie używane przez następne 30 dni. Powinniśmy też określić limit rzeczy niezbędnych.

Aby ułatwić sobie selekcję, rzeczy które uznajemy za potencjalnie zbędne, przeprowadzając fazę selekcji, oznaczamy je czerwoną kartką. Przyklejenie takiej kartki nie oznacza automatycznie, że trzeba się tej rzeczy pozbyć. Jest to jednak sygnał do tego, żeby przemyśleć czy ten przedmiot rzeczywiście jest niezbędny. Jeśli nie jest trzeba go usunąć. Rzeczy, które są niepotrzebne i nie mają żadnej wartości należy wyrzucić. Przedmioty, które nie będą potrzebne w ciągu 30 dni, ale mogą być potrzebne w przyszłości, trzeba przenieść na właściwe miejsce (np. do magazynu).

Przeprowadzenie selekcji umożliwia m.in. identyfikację marnotrawstw, pozwala zaoszczędzić powierzchnię, poprawia elastyczność miejsca pracy, kiedy niepotrzebne rzeczy zostaną usunięte pozostanie tylko to co jest faktycznie potrzebne.

#2 Systematyka (Seiton)

Kolejny etap to seiton, czyli systematyka. Polega on na przyporządkowaniu miejsca wszystkim przedmiotom, które w ramach selekcji uznaliśmy za potrzebne, w taki sposób by były gotowe i łatwo dostępne, gdy zajdzie potrzeba ich użycia.

Seiton ma na celu klasyfikację rzeczy niezbędnych pod względem sposobu ich użycia i ułożenie ich tak, aby zminimalizować czas i wysiłek ich szukania. Aby to osiągnąć, każda rzecz powinna mieć przypisane swoje miejsce, nazwę i ilość. Należy określić nie tylko miejsce przechowywania, ale też maksymalną liczbę tych rzeczy np. zakładamy, że potrzebujemy mieć „pod ręką” tylko 2 długopisy, a nie 10, z których często się zdarza, że część z nich już jest wypisana.

Niezbędne do pracy przedmioty powinny być poukładane w taki sposób, aby były łatwo dostępne. Aby w prosty sposób można było po nie sięgnąć i odkładać je na określone i wyznaczone miejsce ograniczając zbędne poszukiwanie i ruch. Dla ułatwienia ich kształt może być obrysowany na miejscu, gdzie powinny być umieszczone. Dzięki temu można też łatwo wizualnie stwierdzić kiedy ich nie ma, a kiedy znajdują się na swoim miejscu.

#3 Sprzątanie (Seiso)

Kolejny etap to sprzątanie. Seiso ma ono na celu utrzymanie stanowiska pracy w czystości. Wymaga to określenia, co należy sprzątać, w jaki sposób, kiedy i kto powinien to robić. Seiso to postrząsanie fizycznego otoczenia, eliminacja brudu, kurzu, i innych zanieczyszczeń, uczynienie miejsca pracy i wykorzystywanych maszyn i urządzeń doskonale czystymi.

W czystym środowisku nie tylko lepiej się myśli i łatwiej zachować koncentrację, ale również zwłaszcza w firmach produkcyjnych łatwiej jest dostrzec potencjalne problemy jak np. wyciek oleju z maszyny, pękającą obudowę czy niedokręcone śruby. Dzięki temu można odpowiednio zareagować i uniknąć potencjalnych problemów.

W ramach seiso, posprzątaj dokładnie swoje miejsce pracy i otoczenie. Zastanów się też, w jaki sposób można zapobiec powstawaniu zabrudzeń w przyszłości oraz określ harmonogram sprzątania, aby utrzymywać swoje otoczenie i miejsce pracy w czystości.

#4 Standaryzacja (Seiketsu)

Standaryzacja polega na tym, aby 3 pierwsze S: selekcja, systematyka i sprzątanie, stały się nawykiem. Standard to najłatwiejszy, najprostszy i najpewniejszy sposób wykonywania pracy.

Nie trudno przejść przez Selekcję (Seiri) raz i wprowadzić kilka ulepszeń, ale bez podjęcia wysiłku, aby kontynuować te działania sytuacja szybko wróci do punktu wyjścia. Dyscyplina i utrzymywanie porządku i dobrej organizacji miejsca pracy nieprzerwanie dzień po dniu to już zupełnie inna sprawa.

Dobrym sposobem na sprawdzenie tego, czy Twoje otoczenie i miejsce pracy jest dobrze zorganizowane jest test 30 sekund. Powinieneś być w stanie znaleźć potrzebną Ci rzecz w czasie nie dłuższym niż pół minuty. Jeśli zajmuje to dłużej to znaczy, że organizacja miejsca pracy i Twojego otoczenia nie jest optymalna i jest tu jeszcze pole do dalszych usprawnień.

Celem 4S jest zagwarantowanie, że stosujemy spójne i powtarzalne praktyki dla utrzymania trzech pierwszych „S”.

#5 Samodoskonalenie (Shitsuke)

Ostanie „S” odnosi się do samodyscypliny. Ma na celu przestrzeganie ustalonych standardów i codzienne doskonalenie działań 5S. Polega na wyrobieniu sobie dobrego nawyku dbania oraz ciągłego optymalizowania swojego miejsca pracy.

Zasadą podstawową kroku #5 jest podtrzymanie wszystkich wdrożonych do tej pory zmian. Jeśli zmiany nie zostaną utrzymane cały wcześniejszy wysiłek będzie daremny. Wdrożony system powinien być monitorowany i cyklicznie sprawdzany.

Istotą 5S jest wykonywanie tego co zostało określone i uzgodnione. Gdy wdrożysz w życie pierwsze 4S musisz narzucić sobie dyscyplinę (piąte S) w ich utrzymaniu.

Podsumowanie

Oto poznałeś 5 kroków do lepszej organizacji swojego otoczenia i miejsca pracy:

#1 Selekcja (Seiri) – Wybieramy rzeczy potrzebne i niepotrzebne, tych ostatnich się pozbywamy
#2 Systematyka (Seiton) – Rzeczy muszą być trzymane w porządku, aby były gotowe do wykorzystania, gdy zajdzie taka potrzeba.
#3 Sprzątanie (Seiso) – Utrzymanie otoczenia i stanowiska pracy w czystości
#4 Standaryzacja (Seiketsu) – Czystość i porządek staje się naszym zwyczajem.
#5 Samodyscyplina (Shitsuke) – Stosowanie się do procedur i samodoskonalenie.

Celem 5S jest taka organizacja otoczenia i środowiska pracy, aby łatwo było zauważyć w nim marnotrawstwo, by później je usunąć i dzięki temu poprawić stabilność, efektywność i jakość procesu oraz bezpieczeństwo i wygodę pracy. Warto korzystać z metody 5S również w naszym codziennym życiu do organizacji swojego fizycznego środowiska.

Porządek wokół Ciebie sprawi, że będziesz mieć porządek w swojej głowie. Posprzątaj więc swoje biurko, poukładaj w szafie, sprzątnij swój domy, mieszkanie, samochód. Zadbaj o czystość i porządek otoczenia, w którym pracujesz. Pozbądź się rozpraszaczy, które będą powodować, że Twój umysł będzie błądził i myślał o rzeczach innych niż te, nad którymi pracujesz. Czystość i porządek to również oszczędność czasu, dzięki temu że nie będziesz go tracił na poszukiwania potrzebnych Ci rzeczy.

Wszystko na miejscu i miejsce na wszystko to dobry sposób na większą produktywność. Metoda 5S Ci w tym pomoże.

A Ty co sądzisz o metodzie 5S? Jakie masz sposoby na czystość i dobrą organizację swojego miejsca pracy? Napisz w komentarzu.