autor Mariusz Tomaszewski

Wstajesz rano, spoglądasz w lustro i myślisz sobie: „dzisiaj znowu wyścig z czasem”. Niestety, chociaż z punktu widzenia naukowców czas to pojęcie względne, zwykle okazuje się dla nas bezwzględny. Im więcej zadań do wykonania, tym doba wydaje się krótsza, a czas płynie szybciej. Czy jest sposób, by go zatrzymać? Niestety nie, ale można spróbować wykorzystać go w jak najlepszy sposób. Oto 5 kroków na drodze do maksymalnego wykorzystania dostępnego czasu i – co za tym idzie – zwiększenie własnej produktywności!

Krok 1. Stwórz listę rzeczy, przez które marnujesz czas

Większość z nas, narzekających na małą ilość czasu, nie zdaje sobie sprawy z tego, że tak naprawdę jest on w zupełności wystarczający. Niestety, poza ważnymi sprawami, wypełniają go również te nieistotne, które znacznie skracają ilość dostępnych minut, a nawet godzin. Dlatego wyciągnij kartkę i długopis, a następnie zastanów się, jakie czynności wykonywane codziennie poza pracą, warto wyeliminować.

Co może skracać nasz czas? Zbyt częste sprawdzanie skrzynki mailowej lub Facebooka, zbyt długa przerwa na kawę, plotkowanie, bezwiedne oglądanie TV i nie tylko. Każdy z nas jest inny i każdy ma różne słabości – znajdź je więc i wyeliminuj. Zyskasz dzięki temu sporo cennego czasu! Więcej na ten temat znajdziesz w moim artykule o na temat „Złodziei Czasu”.

Uwaga! Warto spojrzeć na tę kwestię również z drugiej strony – kiedy masz odrobinę wolnego czasu, poświęć go np. na wysłanie maila do klienta, którego masz wysłać jutro albo przemyśl kwestie związane z projektem. Kiedy odrywamy się od pracy i łapiemy oddech, łatwiej nam podejmować szybkie, skuteczne działania. Wykorzystaj to!

Krok 2. Zamknij Facebooka, Twitter i Instagrama

Jest to jednocześnie rozwinięcie kroku pierwszego, bo jak pokazują badania, w mediach społecznościowych spędzamy coraz więcej czasu – nawet 4 godziny w ciągu dnia, zupełnie nie zdając sobie z tego sprawy. Rozmawiamy ze znajomymi, po raz setny odświeżamy walla albo wczytujemy się w nic nie wnoszące do naszego życia komentarze społeczności. Najlepszy sposób na wyeliminowanie złego nawyku to całkowite wyłączenie Messengera w trakcie pracy i nie logowanie się do social media. Wtedy będziesz mieć pewność, że nowe powiadomienie nie rozproszy Twojej uwagi i nie ukradnie Twoich cennych minut.

Krok 3. Określaj cele i priorytety

Natłok zadań powoduje, że łatwo pogubić się w ich gąszczu, a co za tym idzie – tracić czas na niewiele wnoszące do życia i pracy aktywności. Warto, rozpoczynając pracę, mieć klarowny plan tego, co jest do zrobienia i tego, w jaki sposób najefektywniej wykonać wszystkie zadania. Dobrym narzędziem do określenia priorytetów jest Zasada Pareto, która pozwala wyłonić te 20% naszych działań, które przekładają się na 80% efektów.

Realizując swoje cele patrz w przód, rozbijając bardzo duże zadania na mniejsze, realizując je na przestrzeni kilku dni. Zachowasz wtedy płynność pracy i nie staniesz w martwym punkcie.

Dobrym sposobem na organizowanie sobie pracy jest korzystanie z kalendarza (np. w aplikacji Google) i rezerwowania bloków czasowych na różne grupy zadań lub pracę nad Twoim najważniejszym zadaniem (projektem) danego dnia.

Uwaga! Warto rozpocząć dzień od realizacji tych najtrudniejszych zadań, a na koniec pozostawić łatwiejsze i mniej absorbujące. Z samego rana nasze umysły są wypoczęte, a zapał do pracy jest największy i wtedy najlepiej jest stanąć naprzeciw tego, co najbardziej nam ciąży. Zrzuć kamień z serca, odetchnij i zajmij się resztą – zobaczysz, jak mocno upłynni to Twoją pracę!

Krok 4. Nie odkładaj niczego na później

Niewłaściwe przyzwyczajenia mają największy wpływ na to, że tracimy zbyt wiele czasu. Szczególnie w przypadku prokrastynacji, a więc przerzucania zadań na kolejne dni.

Wyobraź sobie taką sytuację – zaczynasz coś robić, realizacja projektu przebiega po Twojej myśli, ale nagle stajesz przed większym problemem. Stwierdzasz więc, że lepiej zająć się czymś innym, a jutro wrócisz do projektu – wtedy, gdy będzie większa efektywność. Nic bardziej mylnego! Realizując jeden projekt, jesteś na nim skupiony i pojawiają się w Twojej głowie pomysły na jego realizację. Nie odstawiaj więc go na bok, bo następnego dnia trzeba będzie zacząć od środka, przypomnieć sobie cele i problemy. A to zajmie Ci sporo czasu. Co więcej, odkładanie na później powoduje, że liczba rozpoczętych projektów rośnie i w końcu dochodzi do sytuacji, gdy trudno jest z nich wszystkich wybrnąć.

Bardzo ważne jest też skupienie na jednym zadaniu, by nie rozpraszać swojej uwagi na wielu problemach jednocześnie. Nasze umysły, w przeciwieństwie do komputerów, nie są „multitasking”, a przynajmniej nie na takim poziomie, jak mogłoby się wydawać. Nie tylko stracisz przez to czas, ale równocześnie jakość realizowanych zadań będzie pozostawiała wiele do życzenia.

Krok 5. Dokształcaj się

Odpowiednie zarządzanie czasem jest umiejętnością, której nie zdobywa się z dnia na dzień. Wymaga to procesu, na który składać się powinno czytanie książek, uczestnictwo w szkoleniach oraz praktyka. Możesz osiągnąć mistrzostwo i być doskonale zorganizowanym, jednak potrzeba na to odrobinę motywacji i energii. No i wolnego czasu, którego z każdym przeczytanym zdaniem albo każdą poradą eksperta, będzie więcej.

Skąd wziąć jeszcze więcej czasu?

Te pięć prostych kroków z pewnością pomoże Ci zaoszczędzić trochę czasu. Możesz go przeznaczyć na to, na co do tej pory Ci go brakowało. Jeśli jednak chcesz wynieść swoją produktywność na wyżyny, musisz nauczyć się odpowiednich metod zarządzania sobą w czasie. Znajdziesz je między innymi w moim artykule: Zarządzanie Czasem i Zadaniami – 40 Metod, Technik, Zasad i Trików.

Zestawienie to jest wynikiem moich wielu lat doświadczeń i testowania różnych technik. Wszystkie sprawdziłem w praktyce i wypróbowałem na własnej skórze. Możesz z nich stworzyć swój unikatowy zestaw, który wyniesie Twoją produktywność na wyżyny.

Autor: Mariusz Tomaszewski – przedsiębiorca, trener, coach, psycholog. Zdecydowany praktyk biznesu. Posiada ponad 20-letnie doświadczenie zawodowe na stanowiskach średniego i wyższego szczebla. Pomagał rozwijać jedną z największych sieci handlowych w Polsce, z małej rodzinnej firmy, do ogólnopolskiej korporacji. Od kilku lat z powodzeniem prowadzi dwie własne firmy oraz bloga o skuteczności w życiu i biznesie. Jest ekspertem efektywności osobistej oraz budowania marki osobistej eksperta. Jego pasjami są: rozwój osobisty, żeglarstwo, chodzenie po górach i ostatnio fotografia.