Jeśli chodzi o produktywność, wszyscy stoimy przed tym samym wyzwaniem – mamy tylko 24 godziny w ciągu doby. Jednak niektórzy ludzie zdają się mieć dwa razy więcej czasu. Mają niesamowitą zdolność do załatwiania wielu spraw. Nawet, gdy mają na głowie masę projektów i zadań, potrafią sobie z nimi sprawnie poradzić i osiągają swoje cele. Co produktywni ludzie robią każdego dnia, że mają tak znakomite rezultaty?

Wszyscy chcemy uzyskać więcej z życia. Prawdopodobnie nie ma lepszego sposobu, aby to osiągnąć, niż znaleźć sposoby, aby robić więcej w ramach cennego czasu, który otrzymaliśmy. To niesamowite uczucie, gdy wychodzisz z pracy po wyjątkowo produktywnym dniu. To bardzo przyjemny stan.  Przy odpowiednim podejściu można go uzyskać każdego dnia. Nie musisz dłużej pracować i więcej – po prostu musisz pracować mądrzej. Bardzo wydajni ludzie o tym wiedzą. Gdy przechodzą przez swoje dni, polegają na produktywnych trikach i metodach, które czynią ich znacznie wydajniejszymi. Wyciskają każdą sekundę z każdej godziny.

Dr Travis Bradberry* współautor książki “Inteligencja emocjonalna 2.0” zidentyfikował i opisał zachowania i triki, które stosują ludzie niezwykle produktywni. Najlepsze w tych metodach jest to, że są łatwe do wdrożenia. Są na tyle proste, że możesz zacząć z nich korzystać już dziś. Zapoznaj się z nimi, wdróż w życie i obserwuj, jak Twoja produktywność rośnie.

“PRODUKTYWNOŚĆ NIGDY NIE JEST PRZYPADKIEM. JEST TO ZAWSZE WYNIK ZAANGAŻOWANIA W DOSKONALENIE, INTELIGENTNEGO PLANOWANIA I SKONCENTROWANEGO wysiłku.” – PAUL J. MEYER

Oto 11 rzeczy, które mega produktywni ludzie robią każdego dnia

#1 Walczą z tyranią spraw pilnych

Tyrania pilności odnosi się do tendencji, jaką mają małe zadania, które trzeba zrobić teraz, a które stoją na drodze do tego, co naprawdę ważne. Stwarza to ogromny problem, ponieważ pilne działania często mają niewielkie znaczenie i wpływ.

Jeśli poddasz się tyranii pilnych spraw, możesz znaleźć się w sytuacji, że przez kilka dni, czy tygodni będziesz się nimi zajmował, pomijając naprawdę ważne rzeczy. Ludzie produktywni są dobrzy w wykrywaniu, kiedy tzw. „gaszenie pożarów” może zagrozić ich produktywności i są gotowi je zignorować lub delegować te sprawy, które stoją na drodze do ich rzeczywistej wydajności i skuteczności.

Dobrze ten problem w swojej książce 7 nawyków skutecznego działania opisał Steven Covey. Aby skutecznie zarządzać sobą, musisz robić najpierw rzeczy o największym priorytecie. Musisz wyrobić w sobie dyscyplinę, aby nadawać priorytety swoim codziennym działaniom w oparciu o to, co jest dla Ciebie najważniejsze, a nie koniecznie najpilniejsze.

#2 Nigdy nie dotykają rzeczy dwukrotnie

Produktywni ludzie wiedzą, że podchodzenie do danego tematu więcej niż jeden raz to ogromna strata czas. Produktywni ludzie nigdy nie odkładają rzeczy na później. Nie przeglądają maili tylko po to, żeby za jakiś czas czytać je raz jeszcze i coś z nimi zrobić. Gdy tylko coś zwraca Twoją uwagę, powinieneś podjąć odpowiednie działania, rozwiązać to, przekazać komuś lub usunąć.

#3 „Jedzą żaby”

Spopularyzowana przez Briana Tracy w książce “Zjedz tę żabę” idea, to najlepsze antidotum na zwlekanie, dlatego też wyjątkowo wydajni ludzie zaczynają od “zjedzenia żaby” każdy swój dzień. Innymi słowy, robią najtrudniejsze i najbardziej wymagające z zadań, które mają na swojej liście rzeczy do zrobienia, zanim zrobią cokolwiek innego. Następnie zostają uwolnieni od tego ciężkiego zadania, aby poradzić sobie z innymi mniej wymagającymi obowiązkami.

#4 Unikają wielozadaniowości

Bardzo wydajni ludzie wiedzą, że wielozadaniowość (ang. “multitasking”) jest prawdziwym zabójcą produktywności. Badania przeprowadzone na Uniwersytecie Stanford potwierdzają, że wielozadaniowość jest mniej wydajna niż robienie pojedynczej rzeczy na raz. Naukowcy odkryli, że ludzie, którzy regularnie są atakowani kilkoma strumieniami informacji na raz, nie są w stanie się skupić, przetworzyć tych wszystkich danych i przełączać się efektywnie z jednej pracy na drugą, w przeciwieństwie do osób, które wykonują jedno zadania na raz. Choć wielu osobom może się wydawać, że „multitasking” im służy, w rzeczywistości są mniej skuteczni i wydajni od osób, które skupią się na raz na jednym zadaniu.

#5 Trzymają się agendy podczas spotkań

Spotkania mogą być jednym z największych marnotrawstw w wielu firmach. Ludzie bardzo produktywni wiedzą, że spotkania lubią się przeciągać jeśli się na to pozwoli, dlatego też informują wszystkich na początku, że będą trzymać się zaplanowanego harmonogramu i agendy spotkania.  Narzuca to pewną dyscyplinę i wymaga większego skupienia, natomiast jednocześnie pozwala na większą efektywność i lepsze zarządzanie czasem. Jest takie powiedzenie, że Twoja praca będzie trwała tam długo jak tego chcesz, natomiast określenie „bloków czasowych” (ang. “time box”) zapobiega niepotrzebnemu przeciąganiu wykonania zadania.

#7 Mówią “Nie” kiedy trzeba

“Nie”, to potężne słowo, którego produktywni ludzie nie boją się używać. Kiedy nadejdzie czas, aby powiedzieć “nie”, unikają zwrotów, takich jak „nie wydaje mi się”, „nie sądzę, że mogę” lub „nie jestem pewien”. Śmiało i odważnie komunikują swój sprzeciw. Powiedzenie “nie” nowemu zobowiązaniu honoruje Twoje dotychczasowym deklaracjom oraz daje możliwość ich pomyślnego wypełnienia. Im masz większą trudność powiedzieć „nie”, tym bardziej prawdopodobne jest, że doświadczasz stresu, wypalenia, a nawet depresji. Naucz się mówić „nie”, a wpłynie to pozytywnie zarówno na Twoje samopoczucie, jak i efektywność.

#8 Sprawdzają pocztę elektroniczną tylko w określonych porach

Ludzie produktywnie nie pozwalają sobie na ciągłe przerywanie i rozproszenia przez napływające wiadomości e-mail. Oprócz sprawdzania maila tylko w określonych porach dnia, korzystają z różnych funkcji programów pocztowych, które pozwalają priorytetyzować nadawców i wiadomości. Włączają ostrzeżenia, gdy przychodzą wiadomości od ich najważniejszych dostawców lub najlepszych klientów. Niektórzy nawet ustawiają autoodpowiedź, w której piszą kiedy będą sprawdzać pocztę ponownie. To oni panują nad swoją skrzynką pocztową, a nie ona nad nimi.

#9 Potrafią się “wyłączyć”

Od czasu do czasu każdy z nas po potrzebuj się „wyłączyć”. Przekaż zaufanej osobie numer, pod który należy zadzwonić w nagłych przypadkach i niech ta osoba będzie Twoim filtrem. Wszystko musi przez nią przejść, a wszystko czego nie będzie mogła załatwić wskazana przez Ciebie osoba musi poczekać. Ta strategia często jest sposobem na realizację projektów o wysokim priorytecie.

#10 Delegują zadania

Delegowanie zadań to jedno z ważniejszych narzędzi, którym dysponuje produktywna osoba. Delegowanie to w uproszczeniu zlecanie pracy innym. To przekazanie komuś innemu odpowiedzialności za zrobienie czegoś, co początkowo było naszym obowiązkiem. Bardzo wydajni ludzie akceptują fakt, że nie są jedyną inteligentną, utalentowaną osobą w swojej organizacji. Ufają ludziom, że wykonają powierzone im zadania dobrze, aby mogli skupić się na realizacji innych istotnych dla nich obowiązków.

#11 Planują z wyprzedzeniem następny dzień

Ludzie wydajni kończą każdy dzień pracy, przygotowując się do następnego. Ta praktyka zapewnia dwie rzeczy: pomaga utrwalić i uporządkować to co osiągnęli dzisiaj oraz gwarantuje, że będą bardziej produktywni jutro. W kolejnym dniu nie tracą czasu i nie zastanawiają się co należałoby dziś zrobić. Planowanie kolejnego dnia zajmuje tylko kilka minut i jest świetnym sposobem na zakończenie dnia roboczego.

Wszyscy szukamy sposobów na zwiększenie wydajności i produktywności. Powyższe strategie, na które zwrócił uwagę Travis Bradberry pomogą Ci uzyskać dodatkową przewagę oraz dzięki nim będziesz bardziej skuteczny i efektywny.

A Ty jakie masz sposoby na większą produktywność? Podziel się swoimi pomysłami w komentarzu, aby zainspirować innych.

* Dr Travis Bradberry jest współzałożycielem TalentSmart, wiodącego ośrodka wiedzy na temat inteligencji emocjonalnej w USA.  Bradberry jest porywającym mówcą i konsultantem, który pomaga osiągać coraz lepsze wyniki w pracy ludziom na całym świecie. Współpracował z właścicielami firm z listy Fortune 500, przedstawicielami rządu USA oraz z senatorami i członkami rodzin królewskich za granicą. Otrzymał stopień doktora psychologii, specjalizuje się w psychologii organizacji i psychologii klinicznej.