Własny biznes to wyzwanie. Mnóstwo elementów składających się na przyszły sukces firmy. Pośród nich są takie aspekty, jak usługi biurowe, administracyjne czy księgowość, a to i tak dopiero początek tematów, z jakimi mierzy się każdy przedsiębiorca. Po co wirtualne biuro w takim przypadku? Okazuje się, że to znacznie lepsza opcja niż posiadanie własnej siedziby firmy.
Wirtualne Biuro po co to mojej firmie? 5 przypadków kiedy wirtualne biuro okażę się być lepszym rozwiązaniem niż własna siedziba
#01 Niższe koszty prowadzenia działalności
Wynajem, a tym bardziej kupno lokalu, w którym można prowadzić działalność, spotykać się z klientami, organizować narady czy zebrania, to duże koszty. Zwykle nie mogą sobie na nie pozwolić ci, którzy dopiero zakładają działalność gospodarczą. Znalezienie odpowiedniej siedziby bywa trudne ponadto dla firm, które na rynku są już długo, ale nieustannie inwestują ogromne kwoty w rozwój. Kolejne wydatki, które niewiele wnoszą pod względem biznesowym, nie są wskazane.
Po co wirtualne biuro w takim razie? Decydując się na usługę polegającą na outsourcingu między innymi obsługi sekretarskiej, ponadto umożliwiającą uzyskanie oficjalnego adresu firmowego, można wiele zyskać, wydając niewielkie pieniądze. Koszty bowiem związane z korzystaniem z biur wirtualnych, wahają się w granicach kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie – w zależności od wybranego pakietu. Taki wydatek mieści się w budżecie początkujących przedsiębiorców, a tym bardziej firm z dużym stażem.
#02 Spotkania z klientami nie w prywatnym lokum
Nawet freelancerzy, którzy od początku pracują zdalnie, raz na jakiś czas mogą mieć potrzebę spotkania się z klientem. W innych branżach rozmowy, negocjacje, podpisywanie kontraktów czy wspólna praca nad projektem, to niemalże codzienność. Siedzibą firmy z powodzeniem może być prywatne mieszkanie, dom bądź wydzielona jego część. Wyobraźmy sobie jednak, jak czuje się zarówno przedsiębiorca, jak i klient, którzy negocjują i podpisują kontrakty w otoczeniu prywatnej sfery.
Prywatny adres mieszkania nie wygląda ponadto dobrze na firmowej korespondencji. Nie wzbudza zaufania. Lokalizacja może być trudna do odnalezienia. W ten sposób łatwo stracić zaufanie w oczach odbiorcy, a pozyskiwanie nowych klientów staje się jeszcze trudniejsze.
Usługa wirtualnego biura polega między innymi na udostępnieniu oficjalnego adresu firmowego. To jednak nie wszystko. Przedsiębiorcy mogą korzystać zwykle z przygotowanych sal do spotkań, a nawet konferencji. Nie muszą martwić się o to, jak ich prywatną przestrzeń odbiorcą klienci. W ten sposób można idealnie rozdzielić życie prywatne od zawodowego.
#03 Oszczędność czasu
Realizacja zadań sekretarskich i administracyjnych. Wbrew pozorom bez tego nie obejdzie się żadna firma, nawet najmniejsza. W końcu w grę wchodzi umawianie spotkań, porządkowanie dokumentów i przekazywanie ich do odpowiednich organów, pilnowanie terminów i wiele innych tego typu realizacji. Przedsiębiorcy z czasem zdają sobie sprawę, jak wiele czasu na to poświęcają. Czasu – tego najcenniejszego, zaczyna brakować na realizację kluczowych dla biznesu zadań.
W ofercie biur wirtualnych można znaleźć nie tylko usługę udostępnienia oficjalnego adresu firmowego, ale i zajmowanie się między innymi obsługą biura. Zespół specjalistów podejmuje się tych zadań w pełni profesjonalnie. W ten sposób buduje pozytywny wizerunek firmy, a sam przedsiębiorca może poświęcić 100% swojego czasu na realizację tych zadań, których nie jest w stanie powierzyć w ręce firm zewnętrznych.
#04 Płatność tylko za to, z czego się korzysta
Własna siedziba to dopiero początek wydatków. W lokum przedsiębiorca musi zadbać o dostępność niezbędnych mediów, sprzętu biurowego, a do tego dochodzą naprawy, regularne wymiany zużytych artykułów, inwestycje w wyposażenie biura, chociażby to podstawowe. Lista kosztownych zakupów się wydłuża. Ostatecznie właściciel firmy płaci za każdą dobę, niezależnie od tego, czy danego dnia miał potrzebę zorganizowania spotkania z klientem, czy też nie.
Po co wirtualne biuro? Aby płacić tylko za to, z czego się korzysta. Dbałość o dostępność niezbędnych mediów, poprawność działania sprzętów biurowych czy regularne wymiany zużytych akcesoriów, nie leżą po stronie przedsiębiorcy. Jego usługa obejmuje tylko koszty tego, z czego w danej chwili korzysta. Tutaj nic się nie marnuje.
#05 Ekologicznie, czyli zgodnie z trendami
Boom na ekologię już jakiś czas temu został zamieniony na świadome podejmowanie działań w kierunku ochrony środowiska. Własna siedziba daje niewielkie możliwości, jeśli chodzi o zachowania proekologiczne.
Wirtualne biura położone są najczęściej w nowoczesnych biurowcach, tworzonych zgodnie z zasadami budownictwa ekologicznego. Jest to zatem świetna wizytówka dla każdej firmy.
Gdzie warto wybrać wirtualny adres dla firmy?
Najlepiej sprawdzają się biznesowe centra usytuowane w dużych miastach. Można liczyć na dogodną lokalizację, co doceniają zarówno klienci, jak i ich odbiorcy. Otoczenie biurowców i innych firm budzi respekt, daje poczucie profesjonalizmu. To pierwsze wrażenie, które oddziałuje pozytywnie na wizerunek firmowy.
Koszty wirtualnego adresu
Ile kosztuje wirtualne biuro? W Vimar Office można skorzystać z miesięcznych abonamentów, których koszt rozpoczyna się już od 70 zł. To bardzo niewiele w stosunku do tego, co można zyskać. Pełny pakiet, w którym znajduje się szereg dopasowanych do potrzeb przedsiębiorcy usług, to około 260 zł.
