Wirtualna komunikacja. Jak prowadzić spotkania zdalne online?

Czy kiedykolwiek użyłeś tych słów do opisania wirtualnego spotkania: nudne, bezcelowe, niezręczne, frustrujące, masakra, kompletna strata czasu, piekło na ziemi?  Czy jesteś zmęczony ciągłymi wideokonferencjami? Czy wzdrygasz się za każdym razem, kiedy dostajesz zaproszenie na spotkanie online, a zakończenie wideokonferencji przyjmujesz z ulgą? A może nie masz nic przeciwko wirtualnym spotkaniom, ale chciałbyś lepiej prowadzić spotkania zdalne, żeby bardziej angażować uczestników? Czy tego chcemy czy nie, komunikacja wirtualna zagościła w naszym życiu na dobre. Współcześni uczestnicy spotkań online i wideokonferencji często skarżą się na frustrację, brak kontaktu i wypalenie. Wirtualna komunikacja nie musi być jednak męcząca i bezosobowa. Może cię pobudzić, pomóc nawiązać bliższe relacje i zwiększyć efektywność twojego zespołu.

Codziennie odbywa się liczona w milionach liczba wirtualnych spotkań, umoż­liwiając w ten sposób bezprecedensową interakcję na całym świecie. Jak zmaksymalizować korzyści płynące z wirtualnej komunikacji, przy jednoczesnym zminimalizowaniu związanych z nią czynników niekorzystnych? W swojej książce, Sztuka prowadzenia spotkań wirtualnych, Mike Acker autor bestsellera Jak przemawiać bez strachu pokazuje, w jaki sposób pokonać bariery i przestać bać się nudnych i bezosobowych spotkań na Zoomie czy Teams, przekonując, że każdy może nauczyć się prowadzić wydajne i inspirujące webinaria.

Komunikacja wirtualna nie zastąpiła komunikacji twarzą w twarz, ale zamiast tego oferuje nam inne narzędzie. Wirtualna komunikacja pozostanie z nami na dłużej, a firmy, które mogą korzystać z nowych technologii, nie tracąc przy tym swojej istoty, mają największe szanse na sukces.

“Łatwo jest zrzucić winę za nasze zmęczenie na konferencje internetowe, mówiąc: „One są po prostu bezosobowe” lub „Nie czuję się zaangażowany”. Ale problemem nie jest medium, a sposób, w jaki go używamy”. – Mike Acker

Wirtualna komunikacja. Jak prowadzić lepsze spotkania zdalne online?

Mike Acker mówca, autor, dyrektor wykonawczy i trener do spraw komunikacji z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem w przemawianiu, rozwijaniu umiejętności przywódczych oraz zarządzaniu organizacją, wskazuje na cztery klucze elementy w prowadzaniu wirtualnych spotkań.

#01 ZAANGAŻUJ SIĘ

Musimy przełączyć się z trybu solo na tryb społecznościowy i zaangażować innych jak prawdziwych ludzi, traktując ich z taką samą uprzejmością, jaką oferujemy podczas spotkań twarzą w twarz. Spójrz im w oczy (przez kamerę) i poświęć im całą swoją uwagę. Musimy jednak użyć dodatkowej energii, aby przepchnąć się przez ekran, a otrzymamy z powrotem tyle energii, że po zakończeniu spotkania będziemy się czuli jak nowonarodzeni.

#02 BĄDŹ UWAŻNY

Dając z siebie więcej podczas spotkania, w którym uczestniczymy, w tym przygotowując się i ubierając odpowiednio do okazji, więcej na nich skorzystamy. Szczególną uwagę należy zwrócić na to, w jaki sposób się prezentujemy, abyśmy mogli być świadomi tego, jak będziemy postrzegani przez innych.

#03 BĄDŹ PRZYWÓDCĄ

Wspaniałe spotkania są wynikiem wspaniałego przywództwa. Zaczynają się od odpowiedniego przygotowania: posiadania agendy, starannego wyboru uczestników, wiedzy, jakiego rodzaju jest to spotkanie, oraz komunikowania swoich oczekiwań. Skuteczni prowadzący udowadniają swoją wartość podczas spotkania, utrzymując wszystko na dobrej drodze do korzyści płynących dla całej grupy.

#04 KONFIGURACJA

Nasza wirtualna konfiguracja – wszystko, co uczestnicy widzą lub słyszą – odzwierciedla nasz profesjonalizm. To zdecydowanie zbyt ważne, aby zdać się na przypadek. Ważne jest, by przemyśleć i przetestować wszystko, aby upewnić się, że działa zgodnie z oczekiwaniami.

Cała energia, którą włożysz w wirtualne spotkania, wróci do ciebie z nawiązką, gdy Twoje spotkania staną się bardziej angażujące, wzmacniające i bardziej produktywne. To niewielka inwestycja, która opłaci się w sposób, którego nie możesz sobie wyobrazić.

“Skuteczna komunikacja online wymaga zaangażowania osoby, nie komputera”. – Mike Acker

Wirtualna Etykieta – o czym pamiętać gdy prowadzisz spotkanie zdalne?

O czym jeszcze warto pamiętać prowadząc spotkania online? Oto wirtualna etykieta:

• Przetestuj swój system z wyprzedzeniem i upewnij się, że wiesz, jak wszystko obsłużyć.
• Nie bądź osobą, na którą wszyscy inni muszą czekać.
• Zamknij wszystkie niepotrzebne pliki i aplikacje.
• Nie udostępniaj ekranu, zanim dwukrotnie nie sprawdzisz powyższych punktów – możesz przypadkowo udostępnić niewłaściwy ekran.
• Upewnij się, że twoje zwierzęta są odpowiednio zabezpieczone, a wszyscy w domu wiedzą, że jesteś na spotkaniu.
• Nie używaj przydatnych dzieciom filtrów ani teł (najlepiej, żebyś stworzył profesjonalną przestrzeń wokół siebie i zrezygnował z wirtualnego tła).
• Zawsze zakładaj, że mikrofon i kamera są włączone (wiele niezapomnianych chwil uchwycono właśnie wtedy, gdy użytkownicy byli przekonani, że były „wyłączone”).
• Wycisz telefon lub (lepiej) zostaw go w drugim pokój.
• Nie sprawdzaj telefonu, gdy inni mówią.
• Traktuj innych z takim samym szacunkiem, jakiego sam byś oczekiwał… „proszę” i „dziękuję” wciąż są na czasie!
• Nie odbiegaj od tematu rozmowy.
• Wypowiadaj się zwięźle.
• Nie przewracaj oczami ani nie przeklinaj.
• Sygnalizuj werbalnie, kiedy kończysz pytanie lub komentarz („To wszystko, dzięki” lub „Ktoś jeszcze?”).
• Nie przerywaj innym – używaj okna czatu.

“Bycie wysłuchanym jest dziś tak samo ważne jak bycie widzianym”. – Mike Acker

Słowo końcowe

Niezależnie od tego, czy uważasz spotkania online za błogosławieństwo czy przekleństwo, umiejętność jak prowadzić skuteczne i efektywne spotkania zdalne, stała się kluczową kompetencją.

Na łamach książki Sztuka prowadzenia spotkań wirtualnych Mike Acker nauczy cię, jak opanować sztukę prowadzenia spotkań wirtualnych i jak nauczyć innych, aby robili to sprawniej

Celem tej książki jest pokazanie ci, w jaki sposób ty i twoja firma możecie zmaksymalizować korzyści płynące z wirtualnej komunikacji, przy jednoczesnym zminimalizowaniu związanych z nią czynników niekorzystnych. Nie jest to podręcznik użytkowania wideo-komunikatorów. Dzięki tej książce dowiesz się, jak usprawnić komunikację i prowadzić niesamowite spotkania, niezależnie od specyfiki platformy.

Niezależnie od tego, czy jesteś prowadzącym spotkanie wirtualne, czy jego uczestnikiem, kluczowe jest wprowadzenie doskonałości do webinariów, konferencji internetowych i spotkań online. Ważne jest, abyś nigdy nie zapominał, że rozmawiasz z prawdziwymi ludźmi i angażował ich w spotkanie, jakby byli tam naprawdę. Mike Acker jest idealnym przewodnikiem po nowej rzeczywistości, który ci w tym pomoże.

Nic w tej książce nie jest niemożliwe, a niektóre z opisanych rad są nadzwyczaj proste – jak np. założenie spodni na następne spotkanie zdalne. Niektóre jednak będą wymagały pracy, a niektóre odwagi.

Będzie jednak warto.

Cała energia, którą włożysz w wirtualne spotkania, wróci do ciebie z nawiązką, gdy twoje spotkania staną się bardziej angażujące, wzmacniające i bardziej produktywne. To niewielka inwestycja, która opłaci się w sposób, którego nie mo¬żesz sobie wyobrazić.

“Komunikacja wirtualna zagościła w naszym życiu na dobre. Ludzie i przedsiębiorstwa, które przystosowały się do nowych okoliczności i przeniosły swoje biznesy na wirtualne platformy, nie tracąc przy tym swojej istoty, mają największą szansę na sukces”. – Mike Acker

Źródło: Sztuka prowadzenia spotkań wirtualnych – Mike Acker, wydawnictwo CeDeWu 2022, tłumaczenie Agnieszka Jarosz

Sprawdź: Pracujesz z domu? Sposoby jak pracować zdalnie i być produktywnym

Podoba Ci się? i rośnij z nami w siłę!