Pracujesz zdalnie? A może dopiero planujesz dołączyć do grona pracowników zdalnych, którzy wykonują swoją pracę na odległość. W dobie Internetu prawie każda praca biurowa i umysłowa może być wykonywana z dowolnego miejsca na świecie. Coraz więcej pracodawców podąża za tym rynkowym trendem. Udostępnia swoim pracownikom telepracę i daje możliwość pracy z domu (ang. „home office”). Również osoby, które prowadzą własna działalność gospodarczą albo pracują jako “wolni strzelcy” (ang. freelancers) wykonują zlecenia dla swoich klientów na odległość.
Praca z domu przynosi wiele korzyści w postaci bardziej elastycznych godzin pracy, poprawy produktywności, zapewnienia ciągłości biznesowej w sytuacji kryzysowej i możliwości osiągnięcia większej równowagi między pracą, a życiem prywatnym. Chociaż kiedyś praca zdalna z domu była luksusem, obecnie stanowi ona dość powszechną praktykę, zarówno wśród dużych firm, jak i mniejszych biznesów. Praca wykonywana na odległość jest wspaniała alternatywą dla typowej pracy w biurze. Jednak może być też problematyczna, jeśli nie jest dobrze zarządzana albo gdy brakuje nam dobrych nawyków. Praca zdalna to jednocześnie większa swoboda i wolność, ale też odpowiedzialność. Praca zdalna niewątpliwie wymaga większej samodzielności, samodyscypliny, bardzo dobrej organizacji czasu pracy, a także umiejętności narzucenia sobie odpowiedniego rytmu pracy.
Jak być produktywnym pracując zdalnie? Jak wykonać swoją pracę i nie dać się rozproszyć. Oto praktyczne wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące pracy zdalnej. Pomogą Ci one lepiej zorganizować swoją codzienną pracę. Dzięki nim zwiększysz swoją skuteczność i efektywność pracując na odległość. Porady te dotyczą i przydadzą się nie tylko indywidualnym pracownikom, ale też menedżerom i liderom zespołów. Pracuj zdalnie i wydajnie. Zaczynamy!
“Pracuj zdalnie, biuro jest zbędne!”
Jak pracować zdalnie i być produktywnym? Oto najlepsze praktyki pracy zdalnej.
#01 Stwórz sobie stałe miejsce do pracy
Pierwszym krokiem jest wyznaczenie obszaru w Twoim mieszkaniu czy domu, specjalnie przeznaczonego do wykonywania pracy. Najlepiej jeśli będzie to oddzielny pokój, który możesz zamienić na domowe biuro. Jeśli brakuje Ci przestrzeni możesz przeznaczyć część pokoju na miejsce do pracy. Zorganizuj sobie stanowisko pracy. Oddziel przestrzeń domową od tej, w której pracujesz. Wydziel obszar, gdzie możesz ustawić biurko, komputer i inne potrzebne do pracy urządzenia i materiały biurowe.
Bez względu na wybraną lokalizację, niech będzie to stałe miejsce, w którym będziesz codziennie pracował. Postaraj się wyeliminować z otoczenia wszelkie rozpraszacze. Zadbaj o to, aby Twoje stanowisko pracy było wygodne, spokojne i ciche, abyś mógł skupić się na wykonywanych obowiązkach.
#02 Zainwestuj w wysokiej jakości technologię
Stworzenie domowego biura czy miejsca do pracy może wymagać pewnych inwestycji. O ile nie otrzymasz gotowego zestawu narzędzi do pracy zdalnej od swojego pracodawcy, aby codziennie wykonywać swoją pracę, możesz być zmuszony do zakupu kilku rzeczy. Takich jak np. komputer stacjonarny, laptop, monitory, tablet, klawiatura, myszka, drukarka, skaner, telefon komórkowy czy zestaw słuchawkowy.
Niezwykle istotne przy pracy zdalnej jest dobre łącze Internetowe o wysokiej przepustowości. Solidny dostawca Internetu i niezawodny router pozwoli Ci zaoszczędzić wiele kłopotów z technologią. Praca w domu często wymaga czegoś więcej niż tylko wysyłania maili i prowadzenia rozmów na czacie. Czasem musisz wziąć udział w wideokonferencji, przesłać albo pobrać duże pliki. Do tego wszystkiego potrzebny jest niezawodny Internet i router, który będzie nadążał. Nic tak nie zabija Twojej produktywności, gdy pracujesz zdalnie, jak częste problemy z siecią i brak dostępu do Internetu.
Warto też zainwestować w wysokiej jakości słuchawki z mikrofonem. Funkcja redukcji szumów może naprawdę pomóc poprawić jakość Twoich rozmów telefonicznych. Poszukaj zestawu słuchawkowego, który zapewnia długą żywotność baterii w przypadku zestawów bezprzewodowych, zgodność z technologią Bluetooth, mikrofon z funkcją redukcji szumów itp. Wszystkie te parametry pomogą Ci nieco ułatwić sobie pracę zdalną. Dzięki dobrym słuchawkom będziesz czysto i wyraźniej słyszał co mówią inni i vice versa.
W zależności od charakteru pracy może być również konieczny zakup innego sprzętu czy oprogramowania. Nie bądź skąpy i nie oszczędzaj niepotrzebnie jeśli ma to wpłynąć negatywnie na Twoją produktywność. Zainwestuj w to, czego rzeczywiście potrzebujesz, aby wygodnie i efektywnie wykonywać swoją pracę.
#03 Wybierz wygodne meble biurowe
Być może będziesz również musiał zainwestować w meble biurowe. W zależności od ilości dostępnej powierzchni, rozważ zakup dużego biurka, regałów na książki i wygodnego biurowego krzesła.
Jeśli nie chcesz, nie musisz koniecznie wybierać najdroższych mebli. Jest wielu producentów mebli, którzy oferują atrakcyjne cenowo biurka i wyposażenie do biura, które są stosunkowo łatwe do ustawienia w domowych warunkach. Jeśli masz mało miejsca i małe biurko możesz pomyśleć też o solidnym ramieniu na monitor, aby optymalnie wykorzystać przestrzeń na biurku.
Pamiętaj, chodzi o to, że będziesz pracował w tym miejscu każdego dnia. Kup wygodne, funkcjonalne i ergonomiczne meble oraz inne niezbędne do pracy wyposażenie.
#04 Opracuj poranną rutynę
Przyjemną zaletą pracy w domu jest to, że nie trzeba wcześniej wstawać, aby zdążyć do pracy. Nie musisz się stresować, spieszyć i dojeżdżać w korkach do biura. Teoretycznie budzisz się uruchamiasz komputer i już jesteśmy w pracy. Praca w domu nie oznacza jednak, że możesz całkowicie pominąć swoją poranną rutynę, którą zwykle robisz przed wyjściem z domu do pracy.
Staraj się postępować tak, jakbyś nie wychodził z domu. Mimo wszystko wstań wcześnie rano, rozciągnij się, zadbaj o higienę. Nawodnij swój organizm. Jeśli zwykle rano jesz śniadanie przygotuj sobie zdrowy i odżywczy posiłek. Ponieważ prawdopodobnie będziesz siedział w domu przez większość dnia, wybierz się na krótki poranny spacer po okolicy, aby zaczerpnąć świeżego powietrza. Możesz też poćwiczyć, pobiegać i wykonać poranny trening. Ćwiczenia fizyczne w naturalny sposób stymulują endorfiny, co zwiększa poziom szczęścia, radości i motywacji, które są ważne dla produktywności. Ćwicząc rano możesz czerpać z tych korzyści w kolejnych godzinach dnia. Twój poranek może być też czasem na refleksję, medytację. Godzinny poranne możesz też wykorzystać, do zaplanowania dnia i określenia swoich celów.
Możliwości jak może wyglądać Twój poranek jest wiele. Opracuj swoją idealną poranną rutynę, która pomoże Ci dobrze rozpocząć dzień i przełączyć się z trybu domowego na zawodowy.
Sprawdź: Jak i dlaczego warto wstawać wcześnie rano. Poznaj sprawdzone korzyści.
#05 Nie pracuj w swojej piżamie
Praca w swobodnym stroju to jeden z powodów, dla których ludzie uwielbiają pracę w domu. Niektórzy nawet nie zdejmują piżamy i od razu przystępują do pracy. Niestety jeśli lubisz pracować w swojej piżamie, to nieświadomie zabijasz swoją produktywność. Twój strój naprawdę ma znaczenie, również kiedy pracujesz w domu.
Nawet jeśli nie planujesz wychodzić z domu, ubierz się do pracy tak, jakbyś był w biurze. Poza psychologicznym nastawieniem do pracy, będziesz gotowy na każdy rodzaj wideorozmowy czy spotkanie statusowe on-line ze swoim zespołem. Będziesz mentalnie i fizycznie dobrze przygotowany na nadchodzący dzień. Nie chodzi o to, aby od razu ubierać się w garnitur czy biznesową garsonkę, ale o wygodny i schludny strój, który jest odpowiedni do pracy.
#06 Ustaw budzik i kilka alarmów
Nawet jeśli nie musisz wstać tak wcześnie jak zwykle, aby wyjść do biura, i tak powinieneś nastawić budzik, aby budzić się o tej samej porze. Pozwala to uniknąć zaspania i pomaga utrzymać zdrowy rytm snu.
My ludzie jesteśmy istotami nawykowymi. Jesteśmy bardzo zależni od rutyny, harmonogramu i struktury. Alarmy i powiadomienia są nie tylko po to, by obudzić się rano o określonej godzinie. Zastanów się nad dodaniem odpowiedniego alarmu, który przypomni Ci np. o porze na przerwę, posiłek czy o zakończeniu dnia pracy, ponieważ praca w domu ma tendencję do zacierania tych granic. Szczególnie istotne jest określenie końca dania pracy, kiedy przestajesz pracować i zajmujesz się sprawami osobistymi.
Przestrzegaj określonej rutyny i ustal konkretne godziny pracy i przerw, aby być bardziej skoncentrowanym, czujnym i produktywnym.
#07 Nie pracuj w salonie przed telewizorem i na kanapie
To kolejny zabójca produktywności. Niektórzy mogą pomyśleć, że praca w domu bez bezpośredniej kontroli ze strony pracodawcy, to dobra okazja, aby się trochę polenić. Nadrobić zaległości w oglądaniu filmów i seriali czy pozajmować się innymi sprawami niż praca. Mylisz się. Może Ci to ujść płazem raz, czy dwa, ale takie zachowanie w końcu Cię dopadnie i zbierze srogie żniwo.
Nie pracuj leżąc na kanapie, taka pozycja rozleniwia. Unikaj oglądania telewizji i korzystania z innych cyfrowych urządzeń, które mogą rozpraszać Twoją uwagę. Ogólnie usuń ze swojego otoczenia wszystko, co mogłoby Cię odciągać od pracy. Odrywając się wciąż od pracy niewiele zrealizujesz ze swoich planów i zadań, które masz zrobić. Skup się na pracy i jej wykonywaniu.
#08 Odkryj swoje okresy wysokiej wydajności.
Nasze nastroje i wydajność wahają się w trakcie dnia. Każdy z nas jest najbardziej produktywny w określonych porach dnia. Na przykład, niektóre osoby są osobami porannymi i są najbardziej produktywne i skoncentrowane w godzinach porannych. Dla innych najbardziej produktywnym czasem w ciągu dnia pracy są wieczory.
Dowiedz się, w jakich godzinach najlepiej Ci się pracuje i jeśli masz taką możliwość stwórz swój harmonogram pracy wokół swoich okresów szczytowej efektywności i produktywności.
#09 Określ w jakich godzinach pracujesz, a w jakich jesteś poza pracą
Gdy masz już swoje biuro czy stanowisko pracy, czas zabrać się do pracy – dosłownie. Jeśli masz zamiar uczynić pracę z domu codziennością, to ustal konkretne godziny w jakich będziesz pracował i trzymaj się ich.
Zaletą pracy zdalnej jest przeważnie większa elastyczność jeśli chodzi o godziny pracy. Na przykład, jeśli jesteś najbardziej produktywny rano, lub jeśli musisz po południu odebrać dzieci ze szkoły, to może warto ustawić swoje godziny pracy np. od 07:00 rano do 15:00.
Wykorzystaj czas, gdy Twoja produktywność i koncentracja w ciągu dnia jest największa. Bądź konsekwentny. Egzekwuj sztywny limit i wyznaczoną godzinę kiedy kończysz pracę. Oderwij się od pracy, aby nie pracować “non stop”. Niezależnie od harmonogramu, pamiętaj o ustaleniu godzin pracy, które mają obowiązywać każdego dnia. Komunikuj i przekazuj swój harmonogram pracy współpracownikom, zespołom i szefowi.
Pracując w domu czasami trudno jest się od niej oderwać. Dlatego gdy upłynie czas przeznaczony na pracę wyłącz służbowy komputer, telefon, zajmij się swoim życiem prywatnym. Dzięki temu łatwiej zachowasz równowagę między pracą a życiem osobistym.
Sprawdź: 7 kroków do osiągnięcia równowagi między pracą a życiem prywatnym
#10 Gdy pracujesz unikaj członków rodziny, przyjaciół i zwierząt domowych
Może to być trudne, zwłaszcza jeśli masz małe dzieci w domu albo domowe zwierzaki, z których każdy oczekuje Twojej uwagi. Jeśli jesteś w domu przez cały dzień, wtedy pozostali domownicy mogą Ci przerywać i przeszkadzać w pracy.
Najlepiej ustalić pewne wyraźne zasady i granice ze swoją rodziną i domownikami. Jeżeli podczas Twojej pracy, w domu są też inne osoby, powiedz im w jakich godzinach pracujesz i poproś je, aby Ci nie przeszkadzali. To że jesteś w domu nie oznacza, że jesteś dostępy i możesz się w każdej chwili oderwać od pracy. Określ i trzymaj się konkretnych godzin pracy oraz komunikuj je wyraźnie swoim bliskim i znajomym.
Przeciwwagą do pracy z domu, jest to, że musisz być obecny dla swojej rodziny i przyjaciół, gdy jesteś poza pracą. Gdy skończysz dzień pracy bądź w 100% dostępny i obecny dla osób Ci bliskich.
#11 Stwórz i aktualizuj swoją listę rzeczy do zrobienia
Kiedy pracujesz w domu i nie “czujesz oddechu” swojego szefa na karku, śledzenie tego, co masz do zrobienia w ciągu dnia pracy, może być trudne. Łatwo jest stracić z oczu priorytety, zadania i terminy.
Zacznij swój dzień od przeglądu zadań i priorytetów na dany dzień. Wypisz listę rzeczy do zrobienia. Forma pisemna jest bardzo ważna. Powoduje, że Twoje zadania stają się namacalne i konkretne. Określ najważniejsze zadanie do wykonania w danym dniu i od niego rozpocznij swój dzień pracy. Jak mówi Brian Tracy – “Zjedz tę żabę”. Twoja „żaba” jest Twoim największym, najważniejszym zadaniem. Od jego wykonania w dużym stopniu zależy realizacja Twoich celów i Twój sukces.
Kiedy tworzysz swoją listę zadań, trzymaj się jej. Kuszące jest działanie reaktywne. Oczekiwanie na to co się wydarzy albo co ktoś przyśle na Twoją skrzynkę pocztową. Jednak dzięki odrobinie dodatkowego planowania i skupienia możesz znacznie podnieść swoją skuteczność w pracy.
Ustal cele jakie chcesz osiągnąć i terminy dla każdego zadania. Jeśli zadanie jest duże, podziel je na mniejsze. Jeśli zadanie jest zbyt małe połącz je z innymi. Podobne do siebie zadania łącz w grupy i wykonuj w jednym bloku czasowym. Jeśli masz gorszy dzień, mimo to pracuj. Prawdopodobnie zrobisz mniej niż zwykle, jednak zawsze to więcej niż nic.
Po zakończeniu każdego zadania, skreśl je z listy rzeczy do zrobienia. Ta prosta technika jest zarówno efektywna, jak i daje poczucie satysfakcji z dobrze wykonanej pracy.
#12 Korzystaj z plannera
Poza sporządzaniem list rzeczy do zrobienia, wyrób sobie nawyk korzystania z kalendarza lub plannera. Na przykład, jeśli pracujesz w domu przez kilka dni, ale też masz spotkania poza domem i podróżujesz służbowo, zacznij stosować planner do zapisywania i śledzenia terminów, spotkań i wizyt.
Coś tak prostego jak planner pomaga uporządkować i uprościć życie. Lepiej panujesz nad swoim czasem. Działasz z większą motywacją, bardziej skutecznie i efektywnie. Pisząc dodatkowo pobudzasz swój mózg i umysł do myślenia oraz wzmacniasz swoją kreatywność.
Za pomocą plannera możesz notować wszystkie zadania i inicjatywy, swoje przemyślenia, niezależnie od tego, czy pracujesz zdalnie czy w biurze. Planuj pracę i pracuj zgodnie z planem.
Sprawdź: LifeBalance. Dlaczego warto korzystać z plannera?
#13 Używaj aplikacji do zarządzania projektami
Jeśli nie lubisz robić list rzeczy do zrobienia czy nie chcesz korzystać z tradycyjnego plannera nie martw się, na rynku dostępnych jest wiele nowoczesnych aplikacji do zarządzania projektami, które mogą Ci pomóc. Są one świetne, jeśli pracujesz z domu. Ułatwiają też pracę zespołową i koordynacje zadań projektowych.
Do Twojej dyspozycji jest bardzo wiele mniejszych i większych aplikacji, które pomogą Ci w osiągnięciu sukcesu. Wśród aplikacji do zarządzania projektami można wymienić np. IC Project, Asana, Basecamp, Jira, Slack, Evernore, Todolist, Bitrix24, Redmine, czy Trello. Większość z tych aplikacji oferuje zarówno wersje internetowe, jak i mobilne, dzięki czemu można ich używać w telefonie. Wiele z nich dostępna jest też w darmowej wersji, dzięki której możesz wypróbować czy aplikacja spełnia Twoje oczekiwania.
Przenieś swoją listę zadań do aplikacji do zarządzania projektami. Podziel wielkie projekty na szereg mniejszych zadań. Przydziel je sobie lub członkom swojego zdalnego zespołu. Dobra aplikacja do zarządzania projektami, pozwali Ci wszystko utrzymać w jednym miejscu i skoordynować prace zespołową.
#14 Stosuj aplikację do śledzenia czasu pracy
Jeśli masz problemy z koncentracją i efektywną pracą w domu, to być może będziesz musiał użyć aplikacji do lepszego zarządzania sobą w czasem. Na przykład, niektóre aplikacje do zarządzania czasem pracy będą śledzić ile czasu poświęcasz na poszczególne zadania, a nawet pomogą Ci zminimalizować rozproszenie uwagi. Przykładowe aplikacje do zarządzania czasem to np. Harvest, RescueTime, TMetric, Timeneye, Clockify, SelfControl czy Toggl. Monitorować swój czas pracy możesz nawet w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Zapisujesz zadanie, określasz czas rozpoczęcia (start) i czas zakończenia (stop) i wyliczasz ile czasu zajęło Ci wykonanie zadania.
Dzięki aplikacji do śledzenia czasu pracy możesz monitorować swój poziom wydajności. Masz dostęp do statystyk w różnych okresach: dziennym, tygodniowym, miesięcznym itd. Dzięki temu nie tylko dowiesz się, kiedy jesteś najbardziej produktywny w ciągu dnia, ale także zobaczysz, co zabiera Ci najwięcej czasu.
Jeśli odbierasz telefony w domu, zwróć uwagę na swoje statystyki. Ile rozmów prowadzisz i jak długo. Jeśli spędzasz zbyt dużo czasu na powtarzających się zadaniach, być może nadszedł czas, aby przyjrzeć się niektórym z rozwiązań do automatyzacji rutynowych i powtarzalnych zadań, w celu uzyskania jeszcze większej produktywności. Jeśli jesteś przedsiębiorcą może część zdań powinieneś delegować i zlecić na zewnątrz, a zaoszczędzony w ten sposób czas wykorzystać na robienie innych bardziej istotnych rzeczy.
Aplikacja do efektywnego pomiaru i analizy czasu wykonywanej pracy może zdecydowanie podnieść Twoją produktywność. Jeśli wiesz ile czasu na co poświęcasz możesz wprowadzić zmiany, które pozwolą Ci lepiej zarządzać sobą w czasie.
#15 Zwiększ swoją produktywność stosując metodę pomodoro
Pomodoro to prosta i skuteczna technika na większa produktywność. Polega ona na wykonaniu jednego zadania przez określony czas – przeważnie 25 minut. Kiedy czas się kończy, robisz sobie przerwę 3-5 minut, a następnie powtarzasz proces. Po czterech takich cyklach można zrobić sobie dłuższą przerwę 15-30 minut. A następnie możesz wrócić do dalszej pracy i wykonać kolejne pomodoro.
Ta technika jest skuteczna, bo zmusza Cię do skupienia się na jednym zadaniu i intensywnej pracy przez określony czas. Uwzględnia też przerwy, dzięki czemu z góry wiesz jak długo będziesz pracował i kiedy możesz odpocząć od pracy.
#16 Rób sobie krótkie przerwy
Chociaż robienie przerw może wydawać się nieproduktywne, badania pokazują, że robienie krótkich przerw może w rzeczywistości zwiększyć produktywność i poziom kreatywności. Pracując bez przerwy i biorąc na siebie więcej zadań niż jesteś w stanie wykonać Twoja wydajność będzie spadać i narażasz się na wypalenie.
Możesz tego łatwo uniknąć, robiąc sobie krótkie, nawet 5-minutowe przerwy. Najlepiej na każdą godzinę pracy zrób sobie 5-15 min przerwy. W tym czasie odejdź od stanowiska pracy. Zrób sobie coś do picia, rozciągnij się, zjedz coś, popatrz przez okno, wyjdź na balkon czy do ogórka jeśli masz taką możliwość. W czasie przerwy nie pracuj. Gdy czas na przerwę się skończy wróć do pracy.
#17 Stosuj stretching i rozciągaj się regularnie
Była już mowa o zaletach ćwiczeń fizycznych, które korzystanie wpływają na samopoczucie i produktywność. Równie pomocy jest stretching i rozciąganie. Siedzenie przez dłuższy czas w jednej pozycji zwłaszcza za biurkiem, może powodować napięcie mięśni i ból pleców.
Wprowadź do swojego planu dnia kilku minut stretchingu, ćwiczeń rozciągających i rozluźniających mięśnie. Regularne rozciąganie pomoże uniknąć przykrych dolegliwości bólowych i pozwoli utrzymać dobrą postawę ciała. Stretching pomaga też zmniejszyć poziom stresu i trochę się zrelaksować. Nawet 3-4 minuty takich ćwiczeń może przynieść ulgę i korzystne efekty. Postaraj się porozciągać w ciągu dnia, abyś nie odczuwał bólu od ciągłego siedzenia i nie pogorszyć swojej jakości życia.
#15 Jedz zdrowe posiłki i wartościowe przekąski
Kolejną rzeczą jaka wynika z pracy w domowych warunkach jest to, że mamy nieograniczony dostęp do kuchni. Kiedy pracujemy w biurze, jesteśmy na łasce tego, co jest dostępne w stołówce, pobliskiej restauracji albo co przynieśliśmy z domu na obiad.
Zaplanuj sobie przerwy na posiłki i określ co będziesz jadł. Staraj się unikać podjadania, przetworzonych produktów i niezdrowych przekąsek jak chipsy, ciasteczka czy inne słodycze. Najlepiej z wyprzedzeniem przygotuj sobie zdrowy dobrze zbilansowany posiłek, aby nie tracić niepotrzebnie czasu na gotowanie w środku dnia pracy. Nie objadaj się też za bardzo w ciągu dnia pracy, bo może być Ci trudno wrócić do pracy z przepełnionym żołądkiem.
Jeśli z góry masz zaplanowane co jesz i kiedy, to dokonujesz o wiele lepszych żywieniowych wyborów.
#17 Stwórz system nagród i tablicę marzeń
System nagród to prosty sposób, aby utrzymać motywację i pomóc sobie w wykonaniu zadań – nawet tych, których nie lubisz i wciąż odkładasz na później. Określ dla siebie nagrody za ukończenie jakiegoś zadania czy projektu. Może być to np. zdrowa przekąska, dodatkowa przerwa, czy krótki spacer na świeżym powietrzu. Nagrody mogą być większe lub mniejszy. Wymyśl takie nagrody, które pasują dla Ciebie. Nagroda może stanowić dodatkową motywację do sumiennej i wydajnej pracy.
Możesz też stworzyć swoją tablicę marzeń. Tablica marzeń to sposób na graficzne zobrazowanie Twoich marzeń, celów i pragnień. Taka inspiracja może pomóc Ci wydobyć się z ewentualnego dołka podczas pracy z domu, torując Ci wyraźną drogę do produktywności i sukcesu. Stwórz swoją tablicę marzeń z celami i życiowymi aspiracjami osobistymi i zawodowymi. Patrz na nią każdego dnia. Praca w domu powinna przybliżyć Cię do tych celów i spełnienia Twoich marzeń.
#18 Trzymaj się z dala od mediów społecznościowych
Media społecznościowe mogą być gigantycznym pożeraczem czasu, jeśli nie jesteś ostrożny. Potrafimy więcej czasu spędzać przeglądając Internet i media społecznościowych, niż pracować. Minimalizowanie bezmyślnego korzystania z mediów społecznościowych pomoże Ci uniknąć rozpraszania uwagi, dzięki czemu skupisz się na tym, co robisz. Najlepiej wycisz telefon i wyłącz wszelkie powiadomienia z aplikacji.
Jeśli bardzo lubisz korzystać z mediów społecznościowych, to w ramach swojego systemu nagród może określić, że po ukończeniu jakiegoś zadania przeznaczysz ściśle określony czas na przejrzenie swoich ulubionych profili i kanałów społecznościowych.
#19 Słuchaj muzyki podczas pracy
Odpowiednia muzyka w tle może pomagać się skupić i korzystnie wpływać na Twoją produktywność. Stwórz swoją ulubioną playlistę i puszczaj ją sobie kiedy pracujesz. Muzyka może pobudzić Twoją kreatywność i pomóc Ci z sukcesem skończyć to co masz do zrobienia.
Jeśli jednak wolisz pracować w całkowitej ciszy, to oczywiście zapewnij sobie takie warunki do pracy.
#20 Jeśli musisz załatwić sprawy osobiste skorzystaj z przerwy obiadowej
Ogólnie staraj się nie załatwiać prywatnych spraw w godzinach pracy. Jest to nieprofesjonalne i potrafi wybić z rytmu pracy.
Praca zdalna daje przeważnie większe możliwości jeśli chodzi o zaplanowanie sobie grafiku dnia. Aby załatwić jakąś osobistą sprawę, czy umówić się na krótką wizytę u lekarza, możesz zaplanować ją w czasie przerwy na obiad, tak jak prawdopodobnie byś to zrobił w przypadku pracy w biurze. Najlepiej jednak sprawy osobiste załatwiaj poza godzinami pracy.
Kiedy jesteś poza domem i masz taką możliwość, korzystaj z firmowych aplikacji mobilnych, aby nie przegapić żadnej istotnej służbowej sprawy.
#21 Korzystaj z czatu wideo
Wideokonferencja to znak rozpoznawczy pracy zdalnej. Praca w domu może być dość samotna, zwłaszcza jeśli mieszkasz sam. Postaraj się, aby każdego dnia porozmawiać ze współpracownikami, członkami zespołu czy swoimi klientami.
To ma znaczenie. Nie jesteś tylko trybikiem w maszynie. Nie musisz nawet rozmawiać o pracy, ale po prostu nawiązuj regularny kontakt ze współpracownikami i z innymi ludźmi. Człowieczeństwo, budowanie więzi i dobrych relacji nie może być zatracone z powodu pracy zdalnej.
Jest wiele dostępnych dziś aplikacji do czatów wideo, takich jak: Skype, WhatsApp, Facetime czy Google Hangout. Wideorozmowa to świetny sposób na pozostanie w kontakcie. Spotykaj się regularnie. Nie zapomnij się zrelaksować i trochę zabawić. Umów się np. na wirtualną kawę ze swoimi współpracownikami czy zespołem.
#22 Informuj o swojej dostępność kiedy pracujesz zdalnie
Pracownik, który pracuje w domu, jest świadomy swojej dostępności, natomiast jego współpracownicy mogą jej nie mieć. Informuj o datach Twojej dostępności i godzinach w jakich pracujesz (z podaniem stref czasowych, jeśli współpracujesz z osobami z różnych krajów i kontynentów). Jeśli używasz aplikacji do komunikacji biznesowej jak Skype korzystaj z jej funkcji statusu, która pokazuje obecność w czasie rzeczywistym (Dostępny/Niedostępny).
Informuj swój zespół na bieżąco o swoim harmonogramie pracy w domu, kluczowych projektach i dostępnych kanałach kontaktu z Tobą. Wysyłaj sygnał, że jesteś dostępny i poinformowany o tym, co dzieje się w firmie.
#23 Często komunikuj się ze współpracownikami i zespołem
Poświęć czas na regularne spotkania ze współpracownikami i zespołem. Spotkania powinny mieć określony cel i agendę, angażować wszystkich uczestników, dzięki czemu poszczególne osoby będą mogły wnieść swój wkład.
Zwłaszcza jeśli jesteś liderem zespołu, przeznacz czas na indywidualne spotkania z każdym z członków Twojego zespołu. Spotkania jeden na jeden pozwalają wymieniać się aktualnymi informacjami o postępach w realizacji zadań i projektów, są okazją do udzielenia sobie informacji zwrotnej czy też dają możliwość rozmowy o bardziej osobistych kwestiach.
Pracownicy zdalni mogą tęsknić za niektórymi aspektami pracy w biurze. Spraw, by pracownicy zdalni czuli się docenieni i włączeni poprzez regularne spotkania wideo i telekonferencje. Bycie w kontakcie z innymi i regularna komunikacja są bardzo ważne zwłaszcza w pracy zdalnej.
#24 Zakładaj dobre intencje
Zwróć uwagę na sposób w jaki się komunikujesz. Empatia i etykieta stają się szczególnie istotne gdy kontakt osobisty zastępujemy komunikacją elektroniczną jak e-mail czy wiadomości tekstowe na chacie. Jednym z ograniczeń pracy w domu jest to, że wymiana wiadomości w formie cyfrowej nie wyraża czasem jasno myśli i intencji. Łatwo jest uznać czyjąś lakoniczną odpowiedź czy jakieś sformułowanie za niegrzeczne, czy zbyt swobodne w komunikacji biznesowej. Może dochodzić do nieporozumień, bo ktoś źle zinterpretował to co ktoś chciał przekazać.
Koncentruj się na faktach i załóż pozytywne intencje drugiej strony. Rozważ wykorzystanie emoji i emotikonów, aby lepiej przekazać swoje emocje i uczucia w komunikacji ze współpracownikami i swoim zespołem. Jeśli chcesz komuś przekazać jakąś informację, to zastanów się, który kanał komunikacji będzie najlepszy. Może zamiast wysyłać e-mal, lepiej jest zadzwonić albo spotkać się na wideorozmowie.
#25 Organizuj wspólne spotkania pracowników
Dla firm, które oferują pracownikom pracę zdalną i stawiają sobie za cel budowanie zdalnych zespołów, ważne jest aby pracownicy zdalni mieli poczucie, że są częścią organizacji. Aby nie utracić poczucia przynależności do organizacji i do zespołu, warto rozważyć wyznaczenie dni lub określenie częstotliwości, z jaką wszyscy pracownicy zdalni muszą stawić się w biurze. Raz na jakiś czas pracownicy zdalni powinni odwiedzić swoją firmę i tam pracować.
Można też zaplanować i organizować wspólne spotkania pracowników poza siedzibą firmy (ang. offsite). Takie spotkanie powinno być dobrze zaplanowanie, mieć z góry ustaloną agendę. Aktywności powinny mieć charakter biznesowy jak np. omawianie celów i strategii firmy, analiza wskaźników KPI czy innych metryk, praca warsztatowa i wypracowywanie w grupach jakiś konkretnych rozwiązań. Na takim spotkaniu, powinien też być czas na mniej formalne zajęcia, budowanie więzi i relacji, poza kontekstem zawodowym.
#26 Zachowaj czujności wobec zagrożeń bezpieczeństwa
To, że nie ma Cię w biurze, nie oznacza, że nie jesteś celem hakerów. Twój sprzęt do pracy jak komputer czy służbowy telefon jest niezwykle cenny dla złodziei i przestępców, więc zadbaj o bezpieczną pracę. Zwłaszcza jeśli zdecydujesz się na pracę poza domem w miejscu publicznym jak kawiarnia.
Zwróć uwagę na zasady bezpieczeństwa Twojej firmy. Stosuj zasadę “ufaj, ale sprawdzaj”. Uważaj na podejrzane wiadomości, które otrzymujesz na Twoją skrzynkę odbiorczą. Szczególnie gdy pochodzą one od nieznanych nadawców. Używaj szyfrowanej wirtualnej sieci prywatnej (VPN). Większe organizacje prawdopodobnie posiadają zaakceptowane rozwiązania, z których będziesz mógł korzystać, aby zwiększyć bezpieczeństwo. Dowiedz się, też jak możesz uzyskać pomoc od działu IT i jak zgłaszać zagrożenia bezpieczeństwa.
Dbaj o bezpieczeństwo i poufność danych. Zamknij drzwi swojego pokoju, aby uniknąć ujawnienia poufnych informacji nawet członkom rodziny czy innym osobom, które Cię odwiedzają. Dowiedz się, jak chronić się przed powszechnymi zagrożeniami bezpieczeństwa i postaraj się ich uniknąć.
#27 Wyjdź z domu i popracuj w innym miejscu
Zainwestowałeś czas i pieniądze w stworzenie dla siebie idealnego dedykowanego miejsca pracy do pracy zdalnej, a teraz masz wyjść z domu? Tak!
Opuszczenie domu od czasu do czasu daje Ci możliwość zmiany scenerii, co może pomóc zwiększyć Twoją kreatywność i produktywność. Jeśli Twój pracodawca na to pozwoli i masz do tego warunki popracuje w plenerze albo w swojej ulubionej kawiarni.
Coraz większą popularnością cieszą się też centra pracy wspólnej – biura coworkingowe. Korzystają z nich przedstawiciele wolnych zawodów, freelancerzy i inni pracownicy zdalni . Stanowią one atrakcyjną alternatywę dla tych, którzy nie chcą pracować w domu. Prowadzone badania wskazuje, że osoby, które korzystają z ośrodków coworkingu, często bywają bardziej zadowolone z pracy i bardziej produktywne.
Uwagi końcowe
Praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna. Coraz więcej pracowników i firm korzysta z tej formy wykonywania pracy. Powszechny dostęp do szerokopasmowego Internetu, większa mobilność i wchodzenie na rynek pracy osób z młodszych pokoleń jak Y i Z, tylko ten proces przyspiesza.
Praca zdalna to bardziej zadowoleni pracownicy
Pracownicy bardzo cenią sobie możliwość pracy z domu. Niewątpliwą zaletą jest oszczędność czasu na dojazdy do pracy, bardziej elastyczne godziny pracy, możliwość pracy w skupieniu bez rozproszeń, które występują w środowisku biurowym. A także łatwiejsze łączenie obowiązków zawodowych z życiem osobistym. Praca zdalna to jeden z pożądanych i oczekiwanych przez pracowników benefitów, jaki oferuje pracodawca. Prowadzone badania i ankiety wśród pracowników pokazuję, że pracownicy, którzy mają możliwość pracy zdalnej częściej deklarują, że są zadowoleni ze swojej pracy niż pracownicy, którzy takiej możliwości nie mają.
Na pracy zdalnej korzystają też firmy
Praca zdalna to również korzyści dla pracodawcy. Jak pokazała sytuacja z koronawirusem możliwość pracy zdalnej może zdecydować o przetrwaniu firmy i utrzymaniu się na rynku. Praca zdalna w sytuacji kryzysowej pozwala zapewnić ciągłość biznesową. Udostępnienie pracownikom opcji pracy zdalnej może wymagać pewnych inwestycji w odpowiednią infrastrukturę, wdrożenia w firmie określonych zasad i procedur pracy zdalnej. Jednak ta inwestycja może się zwrócić i przynieść wymierne korzyści. Przede wszystkim firma będzie miała bardziej zadowolonych pracowników, którzy będą bardziej zaangażowani w swoją pracę. Będzie też lepiej postrzegana na rynku pracy przez potencjalnych nowych pracowników. Mogą również spaść koszty operacyjne np. na wynajem powierzchni biurowych i utrzymanie infrastruktury, która obecnie jest powszechna w biurach. Organizacje mogą też lepiej dostosować godziny pracy do lokalnych potrzeb swoich klientów, zwłaszcza w przypadku firm międzynarodowych. Uzyskują też prostszy dostęp do utalentowanych pracowników z całego świata, którzy mogą realizować na rzecz firmy określone zadania i projekty.
Praca zdalna to też wyzwania, ale można sobie z nimi poradzić
Oczywiście mimo wielu zalet pracy zdalnej trzeba też pamiętać, że praca zdalna to również pewne ryzyka i wyzwania. Praca zdalna wymaga od pracownika samodyscypliny i dobrej organizacji, aby nie ulec prokrastynacji i skupić się na zadaniach do wykonania. Brak bezpośredniego kontaktu ze współpracownikami może negatywnie wpływać na relację i pracę zespołową. Czasami też pojawia się problem zacierania się granicy między życiem zawodowym, a prywatnym. Pracodawcy z kolei mają obawy, że pracownicy, który pracują zdalnie mogą być mniej produktywni i zamiast zajmować się swoimi służbowymi obowiązkami, wykonują zajęcia niezwiązane z ich pracą, a to powoduje że traci na tym biznes. Istnieją też zagrożenia związane z bezpieczeństwem i poufnością danych. Jednak są to kwestie, z którymi można sobie poradzić, dzięki ustaleniu i wdrożeniu jasnych zasad i dobrych praktyk pracy zdalnej. Opisane powyżej wskazówki zdecydowanie mogą w tym pomóc.
W świecie jutra nie będzie biur!
Praca zdalna to świetna alternatywa dla pracy w biurze. Poznałeś sprawdzone sposoby i najlepsze praktyki pracy zdalnej. Wybierz teraz te, które najlepiej do Ciebie pasują. Zacznij je stosować w praktyce, aby usprawnić swoją codzienną pracę zdalną i zwiększ swoją produktywność.
Jeśli interesuje Cię temat pracy zdalnej i chcesz się dowiedzieć jeszcze więcej sięgnij też po książkę REMOTE, która napisali Jason Fried, David Heinemeier Hansson
To inspirujący zbiór porad praktyków w dziedzinie telepracy. Dzięki książce REMOTE przekonasz się, jak łatwo dziś można współpracować z ludźmi znajdującymi się w różnych zakątkach świata. Poznasz korzyści z wdrożenia pracy zdalnej, takie jak uwolnienie się od uciążliwych dojazdów czy zwiększona wydajność i kreatywność pracowników. Dowiesz się, jakie narzędzia i techniki ułatwią maksymalne korzystanie z możliwości telepracy. Co istotne, w publikacji wskazano również wady takiego modelu działania, co pozwoli na w pełni świadome podjęcie decyzji.
Z REMOTE dowiesz się dlaczego warto przejść na pracę zdalną i jak się za to zabrać. Poznasz metody pozyskiwania najlepszych współpracowników i techniki zarządzania pracownikami zdalnymi. A także, znajdziesz w niej praktyczny niezbędnik telepracownika.
W końcu idea pracy zdalnej ma być nie tyle sposobem na cięcie kosztów zatrudnienia, ile na poprawę jakości pracy i zwiększenie satysfakcji pracowników z jej wykonywania!
