100 celów🎯| Cel #57 Heraski, czyli jak zrobić dobry event niezależnie od posiadanego budżetu.

Lato w pełni ale powoli już myślimy o nadchodzącej jesieni i powrocie do różnych obowiązków. Cieszę się, że niektórzy zaglądają na mój skromny kanał na YouTubie i doceniają szczególnie podcasty o wystąpieniach publicznych. Wiem, że to jest ważne w waszych pracach i cieszę się, że mogę pomóc. Dzisiaj będzie nieco o organizacji eventów. Zajrzyjmy co się za tym kryje.

29 lipca 2019 roku zorganizowałam wraz ze znajomym pierwsze Heraski. Przetrwały do 2023 roku i było to wydarzenie literacko-muzyczne, które odbywało się co trzy miesiące, nawet w pandemii i zrzeszało osoby w różnym wieku, które zajmowały się pisaniem poezji i zawsze na koniec imprezy była część muzyczna.

100 celów🎯| Cel #57 Heraski, czyli jak zrobić dobry event niezależnie od posiadanego budżetu.

Kilka wskazówek jak zorganizować event, imprezę biznesową lub spotkanie rodzinne.

#01 Wizja wydarzenia

Moim celem było zorganizowanie takiego wydarzenia, jakiego nieco brakowało na mapie Krakowa. Chciałam zrzeszać młodszych i starszych twórców, żeby się wzajemnie inspirowali, chciałam czasem zorganizować konkurs z nagrodami, aby motywować do przychodzenia na wydarzenie. Chciałam, żeby Heraski były kiedyś świętem poezji dorocznym i mogli w nim uczestniczyć różni ludzie z całej Polski. Wiele z tego udało się spełnić i to już jest niesamowite, że impreza przetrwała cztery lata i cieszyła się dosyć dużym zainteresowaniem. Ale nie byłoby tak gdyby nie wizja jak chcę żeby to mniej więcej finalnie wyglądało. Zatem jeśli chcesz zorganizować imprezę/ event/ wydarzenie czy nawet spotkanie rodzinne, spróbuj wyobrazić sobie efekt docelowy. Jak chciałbyś żeby ten czas był spędzony i dlaczego przyświeca mu taka, a nie inna idea?

#02 Scenariusz

Jestem w miarę biegła w prowadzeniu imprez na żywo, jednak nawet taka osoba powinna stworzyć sobie scenariusz wydarzenia. Kto po kim występuje, kiedy jest przerwa, jakie atrakcje są w międzyczasie, co chcesz powiedzieć i w jakich momentach. To wszystko jest niezwykle ważne, żebyś rozplanował i miał ten plan przy sobie, żeby w razie stresującej sytuacji mogłeś spojrzeć na listę i przypomnieć sobie kolejność.

#03 Goście

Myślę, że Heraski się rozpadły, bo w pewnym momencie chciałam zadowolić wszystkich, a nie każdy nadaje się do każdego miejsca i innych osób. Przemyśl sobie dokładnie jak ma wyglądać lista gości, jak chcesz ich rozsadzić, czy wszyscy mają podobne poglądy czy zajmują się tym samym zawodowo, co ich łączy, a co dzieli? Jakie ewentualnie mogą wyniknąć z tego problemu lub ułatwienia? Czy większość zna się osobiście, czy trzeba w związku z tym zrobić chwilę zapoznawczą, aby nikt nie poczuł się skrępowany. Jak duża jest to impreza? Czy trzeba ją obiletować, czy też wstęp jest wolny? Przemyśl to wszystko bardzo dokładnie.

#04 Promocja

Jeśli jest to wydarzenie, które ma przyciągać ludzi to zadbaj o odpowiednią promocję. Tworzyłam wydarzenia na Facebooku, pisałam do okolicznych portali z prośbą o umieszczenie informacji o wydarzeniu, były plakaty w różnych miejscach. Jest wiele możliwości promocji nawet darmowej i warto z niej skorzystać. Polecam Canvę do tworzenia profesjonalnych wpisów i grafik.

#05 Około eventowe sprawy

Zadbaj o komfort gości. W pewnym momencie miałam gości z różnych miejsc z Polski. Niby nie powinna być to moja sprawa, jeśli sami decydują się na przyjazd do Krakowa, ale jednak było to uprzejme aby zapytać się, czy mają nocleg, ułatwić transport do miejsca eventu, udostępnić parking. Niektórzy czują się zagubieni w nowym miejscu, więc warto zapytać się, czy nie potrzebują pomocy.

#06 Technika

Bardzo ważne jest, a czasem o tym zapominamy, jak wygląda zabezpieczenie techniczne naszego eventu. Nawet nie zdajecie sobie sprawy jak wkurzające może być to, że masz coś ciekawego do powiedzenia, a nie działa mikrofon. Albo w tym samym dniu zaplanowana jest inna impreza obok i nie słychać twojej. Toaleta jest zbyt mała na taką ilość gości. Nie ma przedłużacza albo innych niezbędnych dla muzyków sprzętów. Zadbaj o to przed.

Prowadzenie wydarzenia. Będziesz to robić osobiście czy zdecydujesz się na konferansjera? Miałam to szczęście, że sama jestem dziennikarzem, jednak nawet najciekawsze wydarzenie, prowadzone w nudny lub niedopasowany do publiczności sposób, może położyć twój event. Czasy patetycznych przemówień minęły.

#07 Atrakcje

Wyobrażacie sobie czytanie wierszy przez 4 godziny? Ja też nie, a jednak na tym polegały moje wydarzenia, a mimo to wiele osób na nie przychodziło. Dlaczego? Zapewniałam trochę atrakcji i przerywników. Też o tym pomyśl.

#08 Jedzonko

A jakże! Nie mogłoby zabraknąć mojego, ulubionego punktu i w tym miejscu. Zależności od imprezy, choć drobny poczęstunek musi być. Najlepszą opcją jest zdecydowanie się na catering.

#09 Współpraca

Heraski miały duży potencjał. Miałam kilku świetnych doradców i mimo, że nasze drogi się rozeszły, zawsze będę wspominać pewne osoby, które sporo mi pomogły. Przygotowywały plakaty, robiły zdjęcia, zawsze były i bez nich byłoby mi trudno. Ale też niepotrzebnie z biegiem czasu oceniam chociażby współprowadzącego, z którym nie byłam w ogóle zgrana, a tak mi się wtedy wydawało. I tak to potem samoistnie jednak rozwiązałam. Dlatego nie popełniaj moich błędów i nie przepraszaj za swoją wizję. Nie musisz się zgadzać na byle jakość, to twój event i to Ty się starasz i za wszystko odpowiadasz, nie pozwól tego zepsuć komuś, komu na tym nie zależy. Otaczaj się profesjonalistami.

Jest to jeden z moich celów. Chcę wrócić do tworzenia takich wydarzeń, ale myślę że już w innym miejscu, z innymi osobami i na innych zasadach. Życzę Wam tworzenia cudownych eventów, które będziecie wspominać przez lata.

Autorka: Karolina Strzelczyk-Weichert