Jak znaleźć czas na to co najważniejsze? Opracuj tygodniowy harmonogram działań. Dobry plan to połowa sukcesu, druga połowa to jego zrealizowanie. Stworzenie tygodniowego harmonogramu daje okazję do określenia najważniejszych zadań, na których skupisz się w ciągu 7 dni tygodnia. Plan tygodniowy jest świetnym sposobem na pokonanie prokrastynacji oraz pierwszą linią obrony przed przypadkowymi sprawami, które mogą dekoncertować. Dzięki niemu pozbędziesz się poczucia przytłoczenia. Uwolnisz też czas, który wykorzystasz na realizację naprawdę ważnych dla Ciebie spraw. Będziesz wiedział co i kiedy wykonać oraz na czym się skupić. Jak opracować dobry plan tygodniowy? Steve „S.J.” Scott autor bloga i serii książek poświęconych produktywności i dobrym nawykom w swojej książce Nawyk nieodwlekania proponuje skuteczny sposób planowania tygodniowego. Oto kilka wskazówek, które mogą Ci pomóc w planowaniu i osiągnieciu twoich celów. Zaczynamy!

„Cel bez planu jest tylko życzeniem”. – Antoine de Saint Exupery

Jak opracować dobry plan tygodniowy i mieć czas na to co najważniejsze?

Raz w tygodniu w piątek, sobotę albo niedzielę przyjrzyj się nadchodzącym 7 dniom. Zaplanuj, co chcesz  osiągnąć w kolejnym tygodniu.

#01 Odpowiedz sobie na 3 pytania

Przeanalizuj swoje cele i zadania oraz to, co zasługuje na Twoją uwagę. Zadaj sobie i udziel odpowiedzi na trzy pytania

  1. Jakie mam osobiste zobowiązania?
  2. Które przedsięwzięcia są dla mnie najważniejsze?
  3. Ile mam czasu?

Odpowiedzi na te trzy pytania są istotne. Dlatego że, decydują one o ilości czasu, jaki możesz przeznaczyć na realizację obranych celów w ciągu najbliższych 7 dni.

#02 Zastosuj regułę 80/20

Zasada Pareto - reguła 80/20
Zasada Pareto – reguła 80/20

Reguła 80/20 nazywana też Zasadą Pareto głosi, iż w wielu systemach występuje niewspółmierność skutków do przyczyn. W wielu przypadkach 80% wyników jest rezultatem 20% przyczyn. 20% Twojego wysiłku odpowiada za 80% osiąganych przez Ciebie efektów.

Skonstruuj swój plan uwzględniając regułę 80/20. Wygospodaruj  jak największej czasu na te działania, które dadzą najlepsze rezultaty. W razie wątpliwości zadaj sobie pytanie: „Czy dane zadanie pomaga mi w pracy nad moim celem, czy ją utrudnia?”

Zasoby Twojego czasu nie są niewyczerpane. Każda minuta spędzona na marnujące czas czynności to jedna minuta mniej na realizację celów. Jeśli czujesz, że coś odbiera Ci czas przeznaczony na najważniejsze sprawy, to unikaj robienia tego za wszelką cenę.

#03 Zarezerwuj czas w kalendarzu

Po określeniu celów 80/20, Twoich najważniejszych aktywności i zadań do zrobienia zarezerwuj na nie czas w swoim kalendarzu. Jeśli nie korzystasz z kalendarza. Zacznij! 

Zarezerwuj czas w kalendarzu na najważniejsze zadania i zainteresowania osobiste. Zaplanuj czas na zadania, które także są bardzo ważne i wymagają szczególnego skupienia. Oprócz zadań związanych z pracą i obowiązkami przeznacz też czas na swoje hobby, pasje, wzmacnianie relacji z innymi ludźmi i odpoczynek.

Nie planuj swojego kalendarza „pod korek”. Zaplanuj sobie bufor czasowy. Wygospodaruj pewną ilość „elastycznego czasu”, który wykorzystasz na zajęcie się niespodziewanymi okazjami. Albo na podjęcie działań w sprawie jakichś nagłych problemów, które pojawią się w ciągu tygodnia.

Sprawdź: LifeBalance. Dlaczego warto korzystać z plannera?

#04 Grupuj zadania tematycznie

Jeśli chcesz jeszcze bardziej usprawnić proces rezerwowania czasu na działania, to możesz stworzyć tygodniowy harmonogram, w ramach którego przez dłuższy czas skupisz się na jednym rodzaju czynności. To tak zwane grupowanie zadań.

Grupować można na przykład działania takie jak odpisywanie na e-maile, publikowanie wpisów na serwisach społecznościowych, oddzwanianie, chodzenie na spotkania i załatwianie spraw urzędowych. Wszystko to można robić w blokach czasowych w ciągu całego dnia. Dowolne zadanie, które wykonujesz regularnie, da się zgrupować z innymi, podobnymi zadaniami.

Zajmuj się podobnymi sprawami o konkretnej porze. Możesz też przeznaczyć cały dzień, aby skupić się na konkretnym zagadnieniu i jeden rodzaj aktywności. Gdy wiesz, że danego dnia zajmujesz się tylko jedną rzeczą, znacznie prościej będzie Ci zignorować wszystkie inne zobowiązania, które masz na głowie. Twoje zadanie polega na skupieniu się na jednym rodzaju zadań i zajęciu się nim z całą skrupulatnością.

#05 Zarezerwuj czas na pracę głęboką

Praca głęboka” (ang. deep work) to pojęcie, którego autorem jest Cal Newport, autor książki o tym samym tytule „Praca głęboka”.

Praca głęboka to „czynności wykonywane w stanie koncentracji, przy maksymalnym wykorzystaniu zdolności poznawczych. Czynności te tworzą nowe wartości, sprzyjają doskonaleniu umiejętności i są trudne do powtórzenia”.

Bez pracy głębokiej funkcjonujemy na płytkim poziomie myślenia i nie jesteśmy w stanie osiągnąć pełni potencjału. Zarezerwuj czas na pracę głęboką, w ramach którego wyeliminujesz wszelkie rozpraszające bodźce i całkowicie skupisz się na działaniu wymagającym głębokiego skupienia.

Sprawdź: Siła koncentracji – praca głęboka super umiejętność XXI wieku

Uwagi końcowe

Planowanie tygodniowe pozwala spojrzeć na wszystkie sprawy do załatwienia. Daje też realistyczny wgląd w to, ile masz czasu do dyspozycji w ciągu 7 dni i czym powinieneś się zająć.

Jeśli potrafisz z góry określić najważniejsze sprawy w swoim życiu i znajdziesz czas na zajęcie się nimi, to działając w ten sposób osiągniesz to na czym ci najbardziej zależy.

Określ, co zasługuje na Twoją uwagę i zrób to!

Nawyk nieodwlekania. Proste sposoby pokonania prokrastynacji - S.J. Scott
Nawyk nieodwlekania. Proste sposoby pokonania prokrastynacji – S.J. Scott

Szukasz więcej inspiracji i metod na większą produktywność? Chcesz pokonać lenistwo i przestać odkładać na później? Sięgnij po książkę Steve „S.J.” Scott Nawyk nieodwlekania

Ta książka jest prostym, usystematyzowanym planem wyrobienia w sobie nastawienia na działanie we wszystkich dziedzinach życia. To łatwa lektura, pełna strategii, które możesz od ręki wykorzystać w praktyce.

W książce Nawyk nieodwlekania zapoznasz się z prostym podejściem do zarządzania wszystkim, z czym mierzysz się w życiu, bez poczucia, że sprawy te Cię przytłaczają. Nauczysz się z laserową precyzją skupiać na własnych priorytetach, właściwie reagować na sytuacje kryzysowe i na dobre pozbyć się wszystkiego innego. A zwłaszcza pozbędziesz się złego nawyku odkładania spraw na później!

„Planowanie to mówienie Twojemu czasowi, na co ma pójść, zamiast zastanawiania się, gdzie i kiedy upłynął”.

A Ty jaki masz plan na ten tydzień? Co zrobisz, aby osiągnąć swoje cele?