Richard Branson zwykł mawiać, że jeśli zajmiesz się dobrze swoimi pracownikami, oni we właściwy sposób będą traktować klientów, a to z kolei przełoży się na biznes. Niestety nie wszyscy pracodawcy tak do tego podchodzą. Pracownicy biurowi często nie dostają zachęt do lepszej pracy. Otrzymują wynagrodzenie, ale na regularne podwyżki czy bonusy nie zawsze mogą liczyć. Nie motywuje to do lepszej wydajniejszej pracy. Z drugiej strony kierownictwo i Twój szef ciągle wymaga od Ciebie, aby dawać z siebie więcej, być bardziej produktywnym, zleca Ci coraz to nowe zadania, na których wykonanie zaczyna brakować czasu w godzinach pracy. Masz działać wydajniej, a jednocześnie nie masz odpowiednich motywatorów, aby faktycznie miech ochotę działać bardziej wydajniej i skuteczniej.
Chcesz otrzymać podwyżkę lub awans? W takim razie musisz sam w sobie odnaleźć motywację. Nie możesz oczekiwać, że Twój pracodawca będzie dawał Ci ciągłe zachęty do działania, jeśli taka jest polityka firmy, której pracujesz. Możesz oczywiście próbować szukać innej firmy, ale możesz też znaleźć w sobie wewnętrzną motywację, by być bardziej produktywny, wykonywać więcej w krótszym czasie, a kto wie może jednak otrzymasz awans za swoje dobre wyniki.
Mimo, że Twój harmonogram może pękać w szwach od spotkań, maili, pisania raportów, sprawozdań, możesz znaleźć równowagę i większą produktywność stosując się do kilku prostych, sprawdzonych sposobów:
4 proste sposoby na zwiększenie produktywności i lepsze efekty w pracy
#1 Określaj priorytety
Zacznij od zrobienia tego co konieczne, później zajmij się tym co jest możliwe i nagle zanim się obejrzysz zaczniesz robić to co niemożliwe.
Pierwszą, rzeczą którą musisz zrobić to uświadomić sobie, które z zadań do wykonania są najważniejsze i którymi należy zająć się w pierwszej kolejności. Wypisz wszystkie dzienne, tygodniowe i miesięczne zadania i pamiętaj o terminach na ich wykonanie. Jak tylko określisz priorytety, rozpocznij dzień od tych najważniejszych zadań. Jeśli masz przygotować ważną prezentację dla szefa zajmij się nią z samego rana, a odpowiadanie na maile i miej istotne zadania zostaw na później. Gdy ukończysz najważniejsze zadanie, przejdź do kolejnego na liście.
System priorytetyzacji nie musi być skomplikowany im będzie prostszy tym lepszy. Nie musisz stosować zawiłych systemów oceny, punktów, wag itp. To tylko będzie niepotrzebna strata czasu i energii. Wystarczy uporządkować zadania w odpowiedniej kolejności i uwzględnić te zadania w swoim dzienny i tygodniowym kalendarzu.
Gdy następnym razem napotkasz kolejną chaotyczną sytuację z nadmiarem spotkać, na które ktoś Cię zaprasza, papierkową robotę, maile do wysłania poradzisz sobie z nimi bez większych problemów dzięki liście priorytetów. Będziesz mieć określone co jest najważniejsze i czym się trzeba zająć w pierwszej kolejności, a co może poczekać.
#2 Popracuj nad swoją umiejętnością pisania
Sztuka poprawnego pisania, zwłaszcza w środowisku zawodowo biznesowym ma znaczenie. To w jaki sposób się komunikujemy i jak piszemy wpływa na to jak jesteśmy postrzegani i obierani przez osoby, z którymi korespondujemy.
Slang internetowy, krótkie formy komunikacji jak smsy czy posty sprawia, że stajemy się prawie niepiśmienni i zaczynamy stosować formy komunikacji, które nie przystają do języka zawodowego.
Jeśli w pracy tracimy dużo czasu na pisanie maili do przełożonych, współpracowników, czy klientów to musimy popracować na swoimi umiejętnościami pisarskimi i być bardziej efektywnym w tej formie komunikacji.
Jak to zrobić? Po prostu pisz więcej. Zapoznaj się z różnymi formami i stylem różnych typów treści, takich jak wiadomości e-mail, raporty, oceny, sugestie, prezentacje, biznes plany i innymi dokumentami, z którymi masz na co dzień do czynienia. Kiedy będziesz wiedział jaką formę i styl zastosować w danej sytuacji będziesz pisać i komunikować się o wiele bardziej skutecznie.
Świadomość właściwego stylu i formy pisania nie sprawi, że będziesz lepszym pisarzem. Musisz ćwiczyć. Zwróć uwagę na sposób w jaki się komunikujesz, upewnij się, że stosujesz się do zasad gramatycznych i ortograficznych. Pisanie w kontaktach biznesowych jest przeważnie bardziej formalne, więc nie próbuj bardzo osobistej formy korespondencji, zwłaszcza jeżeli jeszcze dobrze nie znasz osoby, do której piszesz. Jednym ze sposób na poprawę swoich umiejętności pisarskich jest założenie bloga i publikowanie materiałów w wolnej chwili od pracy. Kto wie, może staniesz się bardzo znanym i produktywnym blogerem i zaczniesz zarabiać dzięki temu dodatkowe pieniądze. Czy możesz wymyślić sobie lepszą motywację?
#3 Inwestuj w rozwój swoich umiejętności osobistych
Wiele osób podziwiało Steve Jobsa, który mówił:
“Twoja praca wypełni dużą część Twojego życia i jedyny sposób na to aby być prawdziwie spełnionym to robić to co wierzysz, że jest świetną robotą. A jedyny sposób na robienie świetnej roboty to kochanie tego, co robisz. Jeśli jeszcze tego nie znalazłeś, szukaj dalej. Nie spoczywaj”.
Zdanie to zawiera sedno naszej podróży przez życie. Czy czujesz, że utknąłeś na dobre w pracy biurowej? Czy nie byłoby wspaniale porzucić ją i zacząć robić coś innego, coś co faktycznie jest Twoją pasją? Pytanie czy wiesz już co to jest? Co czyni Cię szczęśliwym? Co kochasz robić? Jeżeli jeszcze tego w sobie nie odkryłeś, możesz potraktować swoje obecne zajęcie i pracę jako punkt wyjścia. Nie ma znaczenia co robisz, musisz postarać się odkryć nowy wymiar obecnej pracy i znaleźć powód, aby ją pokochać. Jakie elementy Twojej pracy inspirują Cię najbardziej? Którą część dnia najbardziej lubisz? Właśnie na tym powinieneś się skupić.
Zacznij brać udział w konferencjach i seminariach powiązanych z Twoją branżą. Ucz się nowych rzeczy i zdobywaj nowe umiejętności. Cześć z nich może być bardziej uniwersalna i może przydać się w różnych branżach. Gdy odkryjesz swoje zainteresowania i podążać za swoimi pasjami zaczniesz czuć się bardziej usatysfakcjonowany swoją pracą. To jedyny sposób, aby być bardziej produktywnym.
#4 Walcz z zabójcami motywacji
Nie czujesz się zainspirowany do wykonywania swojej pracy? Co dokładnie zabija Twoją motywację? Może Twój menedżer nie jest dla Ciebie wystarczającym wsparciem? Współpracownicy rozpraszają Twoją uwagę w godzinach pracy? Nie zarabiasz wystarczająco dobrze? Masz do czynienia z trudnymi klientami, którzy ciągle mają pretensje? Cokolwiek zabija Twoją motywację musisz to zidentyfikować i określić. A gdy już to zrobisz musisz podjąć działanie, aby to zmienić.
Jeśli np. nie masz w sobie inspiracji do wykonywania swojej pracy, bo nie widzisz większych szans na awans i dalszy rozwój swojej kariery, musisz zainwestować w siebie i swoje umiejętności, aby stać się bardziej kompetentny i zwiększyć przez to swoje szanse na lepsze stanowisko pracy. Jeśli zmagasz się z trudnymi klientami, wyrób w sobie odporność na negatywną energię innych ludzi. Nie bierz wszystkiego do siebie osobiście. Oczywiście wymaga to czasu, ale jest to możliwe. Nie pozwól aby toksyczne zachowanie innych zatruwało też Ciebie. Pamiętaj, że ważne jest odkrywanie nowych granic swoich możliwości. Opuść swoją strefę komfortu, wyznaczaj nowe granice swoich możliwości, a znajdziesz motywację, której Ci brakuje. Jeśli chcesz się dowiedzieć dlaczego warto wykraczać poza własną strefę komfortu przeczytaj 5 powodów dla których warto wyjść poza swoją strefę komfortu
Zwiększasz swoją produktywność, gdy widzisz większy cel, Musisz włożyć wiele wysiłku, aby lepiej zorganizować swój czas i poprawić własne umiejętności. Nie możemy czekać, aż ktoś inny nas zainspiruje do lepszej pracy, jeśli sami nie zobaczymy prawdziwego powodu, dla którego warto to zrobić.
Jaki cel chcesz osiągnąć dzięki tej pracy? Czy robisz to tylko dla pieniędzy, czy też widzisz cel, który wykracza poza granice Twojego biura. Jakie zmiany wprowadzasz? Kiedy tylko to zrozumiesz znajdziesz w sobie motywację i zaczniesz być bardziej produktywny, a jakość Twojej pracy będzie lepsza.
A Ty jakie masz sposoby, aby być bardziej produktywnym w pracy? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzu.
