Multitasking – 15 zasad skutecznej wielozadaniowości

Czy wielozadaniowość zwiększa produktywność? Wielozadaniowość (ang. multitasking) jest wspaniała — o ile jest skuteczna. Poznaj zasady skutecznej efektywnej wielozadaniowości i produktywności!

Wielozadaniowość (ang. multitasking) albo zdolność przełączania się z czynności na czynność niektórym przychodzi bardziej naturalnie niż innym. Wiele jednak zależy od rodzaju wykonywanej pracy, liczby i rodzaju przydzielanych obowiązków, ilości dostępnego czasu oraz oczekiwanej jakości pracy. Badania neurologów wykazały, że gdy wykonujemy dwie czynności naraz, mózg przetwarza informacje w sposób ściśle linearny.

“Gdyby przyjrzeć się uważnie, co ludzki mózg robi w danej chwili, okazałoby się, że zachodzi w nim mniej równoczesnych procesów, niż mogłoby się wydawać. Przeważnie następują po kolei. Kiedy w grę wchodzą ułamki sekund, lepiej nie wykonywać kolejnego zadania”. — prof HAL PASHLER

Kim jest skuteczny wielozadaniowiec?

Osoba skutecznie wielozadaniowa charakteryzuje się perspektywicznym planowaniem i zdyscyplinowanym trzymaniem się priorytetów, skupianiem się na wykonywaniu zadań i osiąganiu celów Podejmuje się tylko tego, co jest w stanie doprowadzić do końca Ma system pilnowania niedokończonych spraw, charakteryzuje się wysoką jakością pracy i terminowością Umie prosić o pomoc, delegować zadania, udzielać pełnomocnictw i rezygnować, gdy to konieczne Potrafi prawidłowo oceniać sytuację, podejmować słuszne decyzje i w razie potrzeby być elastyczną Jest zorganizowana i dobrze wykorzystuje czas Umie natychmiast skupiać się na zadaniu Zachowuje spokój i nie traci szerszej perspektywy. Przykłada jednakową wagę zarówno do ilości, jak i jakości pracy.

Multitasking – 15 zasad skutecznej wielozadaniowości

W książce Jak wieść wspaniałe życie i cieszyć się każdym dniem Dala Carnegie są przestawione zasady, które mogą być pomoce jeśli chodzi o większą produktywność i zdobyciu umiejętności zajmowania się wieloma sprawami jednocześnie. Przyjrzyjmy się im po kolei:

#01 Różni ludzie, różne style pracy.

Nie istnieje jeden właściwy sposób wykonywania wielu zadań równocześnie. Styl pracy dostosuj do swoich mocnych stron. Wybierz najlepszy dla siebie. Niektórzy potrzebują rezerwować sobie czas i pracować bez rozpraszania się. Innym przerywanie nie przeszkadza — wręcz przeciwnie: pracują wtedy wydajniej.

#02 Bądź zorganizowany — fizycznie i mentalnie.

Im większe poczucie zorganizowania, tym łatwiej skupiać się na zadaniach do wykonania. Eliminuj wszystko, co może Cię rozpraszać, i usuwaj z biurka przedmioty niepotrzebne do realizacji celów na dany dzień.

#03 Myśl perspektywicznie.

Planuj każdy dzień, korzystaj z kalendarza lub planera, by układać harmonogram zajęć, oraz informuj innych o swojej dyspozycyjności. Aby jak najściślej trzymać się harmonogramu, używaj alarmów i funkcji przypominania w urządzeniach elektronicznych. Uwzględniaj wszystkie rodzaje zajęć. Unikaj nudy oraz przerywania i urozmaicania ciągu pracy.

#04. Najpierw uporządkuj cele według ważności, a następnie je podziel.

Różnicuj zadania, przeznaczając najlepsze godziny na najważniejsze z nich. Rezerwuj czas na pilne zadania, a mniej pilne wykonuj po pracy. Aby uniknąć poczucia, że nic nie jest doprowadzone do końca, staraj się pracować nad dużymi, czasochłonnymi projektami na przemian z mniejszymi. Duże projekty dziel na etapy, wybierając odpowiednie punkty przestankowe, które pozwolą przechodzić od jednego zadania do drugiego.

#05 Bądź ze sobą szczery.

Znaj własne granice — kiedy możesz, a kiedy nie możesz przechodzić od zadania do zadania. Najważniejszym zadaniom, wymagającym pełnego skupienia, poświęcaj niepodzielną uwagę. Wyznacz specjalne miejsce do pracy nad projektami o wysokim priorytecie, z dala od telefonu i komputera.

#06 Nie bierz na siebie zbyt wielu obowiązków.

Kontroluj własny dzień i naucz się dyplomatycznie i taktownie odmawiać. Przed przystąpieniem do pracy nad bardzo ważnymi projektami wymagającymi pełnego skupienia przekieruj połączenia przychodzące na pocztę głosową i wyłącz powiadomienia poczty elektronicznej.

#07 Zachowuj pozytywne nastawienie i bądź elastyczny.

Spodziewaj się niespodziewanego, zachowuj spokój i ćwicz cierpliwość, gdy „wyskakuje” to i owo. Aby dobrze radzić sobie z niespodziewanymi wydarzeniami, polegaj na własnych doświadczeniach. Nie możesz ich odkładać na później — zanotuj, na czym skończyłeś, rozwiąż problem, po czym wróć do przerwanych zajęć.

#08. Gdy ktoś lub coś oderwie Cię od pracy, wykorzystaj to.

Zrób krok wstecz, nabierz dystansu, pomyśl kreatywnie oraz przejrzyj poczynione postępy i nagródź się za nie.

#09 Bądź kreatywny, by maksymalizować efektywność.

Korzystaj z okazji do łączenia zajęć, by oszczędzać czas. Optymalizuj swój czas i maksymalizuj produktywność poprzez jak najpełniejsze wykorzystywanie okresów oczekiwania i opóźnień oraz poprzez łączenie automatycznych bądź rutynowych czynności.

#10 Nie marnuj mocy mózgu.

Zapoznaj się z wszystkimi możliwościami urządzeń, z których korzystasz, i rób z nich użytek. Upraszczaj sobie życie i automatyzuj wykonywanie zadań, gdy tylko jest to możliwe (korzystaj na przykład z funkcji szybkiego wybierania numeru w telefonie, skrótów klawiaturowych w komputerze itd.). Miej zawsze pod ręką źródła, z których często korzystasz, Zainwestuj w urządzenia oszczędzające czas w domu i biurze.

#11 Pamiętaj o swoich umiejętnościach interpersonalnych i stawiaj ludzi na pierwszym miejscu.

Bądź uprzejmy i okazuj ludziom szacunek, skupiając się wyłącznie na nich. Jeśli chodzi o urządzenia elektroniczne, najważniejsze to wiedzieć, kiedy je wyłączyć.

#12. Praktykuj.

Przełączanie się między zajęciami każdorazowo resetuje mózg. Dzięki praktykowaniu tej umiejętności staje się ona coraz bardziej automatyczna i mniej stresująca.

#13. Nie polegaj tylko na sobie.

Naucz się prosić o pomoc, deleguj zadania, udzielaj pełnomocnictw i nie wykonuj prac, którymi może zająć się ktoś inny. Dbaj o sprawną komunikację i o to, aby współpracownicy i członkowie zespołu byli ze wszystkim na bieżąco, by mogli sprawnie Cię odciążać.

#14 Dbaj o zdrowie.

Odświeżaj umysł, zwalniaj tempo i znajduj chwile na wytchnienie, by zwiększać efektywność i osiągać więcej w krótszym czasie. Możemy skuteczniej kierować własną energią, gdy się dobrze odżywiamy, nawadniamy i robimy przerwy, aby się rozciągnąć i poćwiczyć.

#15. Analizuj każdy dzień pod kątem wykorzystania czasu.

Notuj okazje do zwiększenia produktywności. Codziennie wieczorem przeznacz kwadrans na przemyślenie następnego dnia i przygotowanie planu działania.

Słowo na koniec

Z powodu błyskawicznego postępu technologicznego, rosnącej liczby codziennych obowiązków oraz wszechobecnych wymogów dążenie do wyższej produktywności to dziś powszechny trend. O ile wykonywanie na razie wielu rzeczy może przynieść więcej szkody niż pożytku o tyle przestrzeganie tych 15 zasad skutecznej wielozadaniowości może zwiększyć naszą produktywność.

Liczba godzin poświęcanych na pracę, tempo pracy oraz brak równowagi między czasem wolnym a pracą zapewne dużo bardziej przyczyniają się do wypalenia niż wielozadaniowość bądź przełączanie się z jednego zadania na drugie.

Wielozadaniowość, może być skuteczna z kilku powodów:

Wykorzystanie czasu: Wykonywanie wielu zadań naraz pozwala efektywnie wykorzystać czas. Zamiast czekać na ukończenie jednego zadania, można przełączać się między różnymi zadaniami, co pozwala utrzymać stały poziom produktywności. Na przykład, podczas oczekiwania na zakończenie pobierania plików, można pracować nad innym projektem lub odpowiadać na e-maile.
Poprawa efektywności: Wielozadaniowość może prowadzić do poprawy efektywności w wykonywanych zadaniach. Kiedy zadania są uważane za powtarzalne lub rutynowe, możliwość przełączania się między nimi może pomóc utrzymać skupienie i uniknąć monotonii. Może również zapobiec utracie koncentracji na jednym zadaniu przez zbyt długie godziny, co często prowadzi do zmęczenia i obniżenia jakości pracy.
Zwiększanie różnorodności: Wykonywanie wielu zadań jednocześnie pozwala na różnorodność w pracy. Można mieć możliwość angażowania się w różne projekty, zadania i problemy, co pomaga rozwijać umiejętności w różnych obszarach. To może prowadzić do większego zadowolenia zawodowego i uczucia spełnienia.
Adaptacja do zmieniających się warunków: Wielozadaniowość jest szczególnie przydatna w dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie warunki i priorytety mogą się zmieniać szybko. Umiejętność skutecznego radzenia sobie z wieloma zadaniami umożliwia elastyczność i dostosowanie się do nowych wymagań. To pozwala uniknąć opóźnień i utrzymanie płynności pracy.

Niemniej jednak, ważne jest także zachowanie umiaru w wielozadaniowości. Zbyt duża liczba zadań jednocześnie może prowadzić do rozproszenia uwagi i zmniejszenia efektywności. Dlatego warto dbać o organizację, planowanie oraz umiejętne priorytetyzowanie zadań, aby zapewnić skuteczne wykonywanie wielu zadań naraz.