Przytłacza Cię nadmiar maili? Chcesz wiedzieć jak zapanować nad skrzynką pocztową? Każdy może usunąć wiadomość e-mail. Czymś trudniejszym jest wykształcenie w sobie nawyków, które pomogą szybko porządkować wiadomości, odpowiadać lub w inny sposób reagować na nie w taki sposób, aby nie prowadziło to do marnotrawienia czasu. Uważa się, że istnieje bezpośrednia odwrotna zależność między pocztą elektroniczną a produktywnością. To dlatego tak ważne jest, aby zbudować skuteczny system, który pozwoli sprawnie zarządzać swoją skrzynką odbiorczą. S. J. Scott — autor wielu poradników o samodoskonaleniu w swojej książce Zrób porządek z pocztą elektroniczną proponuje 7 nawyków pozwalających uporządkować skrzynkę odbiorczą i utrzymanie tego idealnego stanu. Wszystkie są łatwe do opanowania, ale potrzeba czasu, aby się utrwaliły i stały nieodłączną częścią. Jednak na prawdę warto stosując te nawyki usprawnisz sobie pracę i odzyskasz stracony czas — czas, który możesz wykorzystać na robienie naprawdę ważnych rzeczy.

“Codzienne porządkowanie skrzynki odbiorczej jest takim samym nawykiem jak wszystkie inne”. – S. J. Scott

7 nawyków pozwalających uporządkować skrzynkę odbiorczą

#01 Zarezerwuj sobie czas na zajmowanie się mailami

Najlepszym sposobem na opróżnienie skrzynki odbiorczej każdego dnia jest precyzyjne zaplanowanie sobie czasu przeznaczonego wyłącznie na to zadanie. Jak często i kiedy — to już zależy od Ciebie, ale musisz być naprawdę konkretny i precyzyjny, jeśli chcesz, by to w ogóle zadziałało.

Najtrudniejsza w opanowaniu tego nawyku jest rezygnacja z powiadomień o nowej poczcie, które często prowadzą do uzależnienia od częstego sprawdzania skrzynki odbiorczej. Jedynym sposobem, aby naprawdę wyrwać się z tego błędnego cyklu, jest wyłączenie wszystkich powiadomień e-mail.

#02 Praktykuj „zasadę pięciu zdań”

Wielu blogerów i pisarzy minimalistów stosuje „zasadę pięciu zdań”. Chodzi o to, że niemal każdą wiadomość można ująć zwięźle, a mimo to przekazać w niej wiele informacji. O ile nie masz do czynienia z jakąś naprawdę złożoną i wieloaspektową kwestią techniczną, większość komunikacji można sprowadzić do dobrze napisanego pięciozdaniowego maila.

Krótki mail jest też dowodem szacunku dla czasu drugiej osoby. I choć nie musisz koniecznie ograniczać się do jedynie pięciu zdań, ważne jest, aby wyrobić w sobie nawyk zwięzłego komunikowania swoich myśli. Jeśli chcesz oszczędzić czas, postaraj się, by twoje wiadomości były
proste, zwięzłe i trzymały się tematu.

#03 Inteligentnie filtruj swoje wiadomości

Oto kolejny nawyk, który prawdopodobnie pozwoli ci każdego miesiąca zaoszczędzić całe godziny marnowane na zajmowanie się pocztą elektroniczną.

Łatwo jest pokochać prostotę poczty elektronicznej, ale często zbytnio polegamy na tym narzędziu i staramy się zrobić za jego pomocą zdecydowanie zbyt wiele. E-mail nie jest najlepszym narzędziem do prowadzenia pewnego rodzaju rozmów. Jeśli nie potrafisz ująć wyniku w kilku zdaniach lub udzielić wcześniej napisanej odpowiedzi, to prostszym rozwiązaniem będzie umówienie się na 5-minutową rozmowę przez telefon lub komunikator internetowy.

Przy każdym mailu dzięki chwili refleksji będziesz mógł podjąć decyzję, czy odpowiadanie na niego rzeczywiście jest najlepszym sposobem wykorzystania twojego czasu. Jeśli odpowiedź pociągnie za sobą dłuższą wymianę wiadomości, to lepiej zaplanować bezpośrednią rozmowę, w trakcie której łatwiej będzie omówić istotne kwestie.

#04 Każdą wiadomość „obsługuj” tylko raz

Istnieje tzw. efekt Zeigarnik, który wskazuje, jak wiele energii poświęca mózg na myślenie o nieukończonych zadaniach. Zeigarnik doszła do wniosku, że każde nieukończone zadanie pochłania stale jakąś część naszej uwagi. Nawet jeśli świadomie o nim nie myślisz, to jakaś część Twojego mózgu wciąż jest nim zajęta i pracuje w tle.

Prostym rozwiązaniem tego problemu jest zbudowanie nawyku „pojedynczej obsługi” wiadomości. S.J. Scott proponuję „zasadę 5 minut”. Pięć minut powinno wystarczyć na przetworzenie każdej wiadomości. Naprawdę lepiej jest zająć się większością maili natychmiast, niż tracić czas na planowanie dalszych działań i odkładanie ich sobie na później.

Bez względu na to, czy zdecydujesz się zastosować metodę 2, 5 czy może nawet 10 minut, najistotniejsze jest to, by w ogóle wprowadzić jakiś rodzaj „mentalnego zegara” i włączać go sobie przy analizowaniu kolejnych wiadomości. Chodzi o to, aby nie dać się wciągnąć i nie poświęcić 30 minut na jednego maila.

#05 Całkowicie wyeliminuj bezużyteczne wiadomości

Wielu ekspertów od produktywności zaleca poświęcenie godziny miesięcznie na wypisanie się z nieistotnych newsletterów. W czym problem? Jest to tak irytujące zadanie, że łatwo jest je odkładać bezkońca i zamiast tego codziennie usuwać wiadomości śmieci hurtowo. Niestety, im dłużej zwlekasz z usunięciem niepotrzebnych maili, tym bardziej herkulesowa staje się to praca.

Prostszym rozwiązaniem jest regularne — przynajmniej co kilka dni — otwieranie każdej takiej zbędnej wiadomości i klikanie linku rezygnacji z subskrypcji lub oznaczanie wiadomości jako spam. Rób to regularnie, aby szybko i trwale pozbyć się wiadomości, które nie wnoszą żadnej wartości do twojego życia.

#06 Naucz się pisać bezwzrokowo

Jak oceniasz swoje umiejętności pisania na klawiaturze? Umiesz szybko pisać? Używasz dwóch palców czy trzech? A może czterech? Sześciu? Piszesz obiema dłońmi? Ile błędów popełniasz średnio w zdaniu? Jeżeli nadal dziobiesz w klawiaturę dwoma palcami, to bardzo poważnie ogranicza to twoje możliwości szybkiego przetwarzania otrzymywanych wiadomości mailowych.

Prostym rozwiązaniem jest wyrobienie nawyku pisania bezwzrokowego. Możesz być pewien, że nauka pisania bezwzrokowego znacznie zwiększy twoją efektywność. Wystarczy, że się tego nauczysz, a prawie o połowę skrócisz czas spędzany na obsłudze skrzynki odbiorczej.

#07 Ceń swój czas

Ważne jest, abyś wiedział, ile wart jest twój czas.

Oto prosty sposób na oszacowanie wartości swojego czasu:

  1. Wyjdź od obliczenia średnich zarobków miesięcznych
  2. Podziel to przez liczbę godzin, które faktycznie przepracowujesz (bez przerw i dni wolnych).
  3.  Zapisz sobie swoją stawkę godzinową i umieść ją w widocznym miejscu.
  4. Obliczaj tę stawkę co miesiąc (jeśli twoje zarobki wahają z miesiąca na miesiąc).

Wystarczy wykonać kilka podstawowych działań matematycznych, by obliczyć, ile mniej więcej „kosztuje” napisanie jednego maila. Przyłóż tę wartość do swojej skrzynki pocztowej. Jeśli mail wymaga udzielenia długiej odpowiedzi, zadaj sobie pytanie: „Czy ten mail jest naprawdę wart … złotych mojego czasu?”.

Przez cały czas pamiętaj o swojej stawce godzinowej. Miej to po prostu z tyłu głowy, gdy będziesz analizował wiadomości zgodnie z zasadą Pareta (80/20) — chodzi o te wiadomości, które zajmują najwięcej twojego czasu, ale w zamian wnoszą niewielką wartość dodaną.

“Poczta elektroniczna nie jest ani celem samym w sobie, ani nawet środkiem do osiągnięcia celu — to tylko narzędzie, które ma Ci ułatwić rzeczywistą pracę i pomóc w jej zaplanowaniu”. – S. J. Scott

Słowo końcowe

Oto poznałeś siedem nawyków, które pomogą ci wprowadzić i utrzymać porządek w skrzynce pocztowej.

Jeśli uda ci się odnieść sukces i wykształcić wszystkie siedem wymienionych powyżej nawyków, przekonasz się, że efektywna praca z wiadomościami zalewającymi skrzynkę odbiorczą wcale nie jest taka trudna.

Nawyki buduje się przez konsekwentne wykonywanie tej samej czynności w tym samym czasie. Wielu ekspertów twierdzi, że na zbudowanie nowego nawyku potrzeba od 21 do 30 dni, dlatego trzeba to czynić to w sposób systematyczny i przemyślany.

Nie oznacza to jednak, że powinieneś „czekać”, aż wyrobisz w sobie te wszystkie nawyki, zanim podejmiesz dalsze zdecydowane działania w celu uporządkowania swojej poczty elektronicznej.

Możesz próbować wprowadzić je wszystkie jednocześnie, ale lepszym rozwiązaniem może być robienie tego pojedynczo — lub po dwa nawyki na raz.

Możesz wdrożyć konkretną strategię już dziś i doświadczyć natychmiastowej poprawy jakości pracy z pocztą elektroniczną.

Zrób porządek z pocztą elektroniczną. 9 skutecznych sposobów ograniczających nadmiar maili. - S. J. Scott
Zrób porządek z pocztą elektroniczną. 9 skutecznych sposobów ograniczających nadmiar maili. – S. J. Scott

Chcesz jeszcze bardziej ograniczyć czas poświęcany na obsługę poczty elektronicznej? Sięgnij po książkę Zrób porządek z pocztą elektroniczną. 9 skutecznych sposobów ograniczających nadmiar maili. Jeśli chcesz wyrobić w sobie nawyk, który pomoże ci ograniczyć ilość czasu spędzanego nad pocztą elektroniczną, z tej książki dowiesz się, w jaki sposób możesz stać się bardziej produktywny. Znajdziesz w niej szeroki wachlarz porad, pomysłów i strategii, które sprawią, że na koniec każdego dnia będziesz miał pustą skrzynkę odbiorczą.

W książce Zrób porządek z pocztą elektroniczną:

  • sześć błędnych przekonań na temat poczty elektronicznej
  • cztery złote działania w zarządzaniu pocztą
  • sześć narzędzi wspomagających utrzymywanie porządku w poczcie
  • dziesięć zasad efektywnego pisania e-maili

Odzyskaj kontrolę nad swoją pocztą!

“Kluczem do sukcesu w regularnym, codziennym opróżnianiu skrzynki odbiorczej jest stanie się hiperefektywnym w sposobie komunikacji”. – S. J. Scott

Źródło: Zrób porządek z pocztą elektroniczną. 9 skutecznych sposobów ograniczających nadmiar maili. – S. J. Scott, wydawnictwo Sensus 2022, tłumaczenie Marcin Kowalczyk

Sprawdź też: Dlaczego elastyczność to siła? Elastyczne Nawyki