Strona główna Rozwój Jak skutecznie wprowadzać zmiany? Najczęstsze błędy przy dokonywaniu zmian

Jak skutecznie wprowadzać zmiany? Najczęstsze błędy przy dokonywaniu zmian

rosnijwsile.pl Jak skutecznie wprowadzać zmiany? Najczęstsze błędy przy dokonywaniu zmian
rosnijwsile.pl Jak skutecznie wprowadzać zmiany? Najczęstsze błędy przy dokonywaniu zmian

Zmiany wywołują w nas opór, niechęć, a nawet strach. Wolimy to co znane i sprawdzone. Zbyt często staramy się utrzymasz nasze „bezpieczne” status quo. Jednak świat wokół nas zmienia się w niesamowitym tempie. Bez względu na to jak dobrze sobie teraz radzisz musisz być gotowy na zaakceptowanie zmiany. Musisz umieć adaptować się do zmian, dopasowywać się do aktualnych potrzeb, warunków, rynnowych realiów i sytuacji. W procesie zmiany nie możesz być tylko biernym obserwatorem – musisz być aktywny. Musisz wiedzieć, kiedy samemu zmianę zainicjować, jak przekonać innych ludzi do zmiany oraz jak skutecznie wprowadzać zmiany, a przyniosły zamierzony efekt. Dotyczy to zarówno Ciebie jak i firmy czy organizacji, w której działasz. To co dobrze sprawdzało się do tej pory już za chwilę może nie być wystarczające. Wczorajszy sukces i sposoby działania nie gwarantuje sukcesu dzisiaj.

„Zmiana jest prawem życia. A ci, którzy patrzą jedynie w przeszłość albo tylko na teraźniejszość, z pewnością pominą przyszłość”. – John F. Kennedy

Jedyną stałą rzeczą w organizacji jest zmiana

Jak stwierdził kiedyś guru zarządzania Peter Drucker: „Jedyna stałą rzeczą w organizacji jest zmiana„. Szczególnie wymagające jest wprowadzanie zmian w środowisku biznesowym i różnego typu organizacjach. Tylko wciąż się doskonaląc i wprowadzając zmiany firmy i organizacje mogą skutecznie konkurować, rozwijać się i odnieść sukces. Za każdym razem, gdy w organizacji dokonuje się istotna zmiana, pojawiają się nowe wyzwania. Niektóre z nich są osobiste, inne dotyczą zespołów, a jeszcze inne pojawiają się dla całej organizacji. Aby skutecznie wprowadzać zmiany organizacyjne, musisz być świadomy tych wyzwań i gotowy na poradzenie sobie z nimi w sposób profesjonalny i pełen pewności siebie.

Zmiany w organizacjach mają z reguły wpływ na wiele osób, z których część może być przeciwna zmianie. Niektóre osoby mogą poczuć się zagrożone, mogą uważać, że na skutek zmiany stracą swoją obecną pozycję, przywileje, autonomię czy różnego rodzaju zasoby. W konsekwencji będą mocno oponować przed zmianą i robić wszystko, aby jej przeszkodzić. Dla wprowadzających zmianę jednym z największych wyzwań jest po prostu przekonanie ludzi do zmiany. Sprawienie, aby osoby których zmiana dotyczy zaangażowali się w ten proces, wsparli zmianę, a nawet pomogli ją wprowadzić. Wiele zmian jednak się nie udaje, nie przynoszą one zamierzonych korzyści albo ich efekty są nietrwałe. Jest co najmniej osiem dość powszechnych błędów, które osoby zarządzające procesem zmiany w organizacjach popełnią. Unikając ich, możesz odnieść większy sukces w przekonywaniu wszystkich do zaakceptowania i przyjęcia wprowadzanej zmiany. Jak więc, skutecznie wprowadzać zmiany? Jakich błędów unikać?

„Nie ma nic stałego poza zmianą”. – Heraklit

Oto najczęstsze błędy przy dokonywaniu zmian, których musisz unikać 

#01 Wprowadzanie zbyt wielu zmian w zbyt krótkim czasie

Ludzie i organizacje mogą wytrzymać i podołać tylko ograniczonej licznie zmian naraz. Jeśli próbujesz zmienić zbyt wiele rzeczy w krótkim czasie może pojawić się zamieszanie, przytłoczenie czy wypalenie. Trzeba ustalić priorytety. Nie możesz uruchamiać zbyt wielu nowych inicjatyw jednocześnie. Pozyskaj informację zwrotną od ludzi, których zmiany będą dotyczyć. Określ, które zmiany są rzeczywiście niezbędne i trzeba je prowadzić w chwili obecnej, a które mogą jeszcze poczekać.

#02 Brak długoterminowej wizji i strategii

Zmiana musi czemuś służyć, trzeba wiedzieć po co wprowadzamy zmianę, jakie cele chcemy osiągnąć i jakie efekty ma ta zmiana przynieść. Niestety często zmiany wprowadzane są bez długoterminowej wizji i strategii. Podejmowana jest decyzja o zmianie bez większego przemyślenia i oszacowania faktycznych korzyści. Aby skutecznie wprowadzać zmiany potrzebujesz długoterminowej wizji, którą trzeba opracować oraz zakomunikować. Potrzebna też jest strategia, której zasięg wykracza daleko poza sam etap wprowadzania zmiany.

#03 Nieskuteczne przekonywanie ludzi do konieczności zmiany.

To, że pomysłodawcy i wprowadzający zmianę widzą potrzebę jej wprowadzenia nie oznacza, że ludzie których zmiana dotyczy mają takie same zdanie. Jeśli nie przekonasz ludzi do zmiany, prawdopodobieństwo, że przyniesie ona zakładane korzyści i będzie trwała są znikome. Ludzie powinni rozumieć potrzebę zmiany, mieć poczucie, że zmiana niesie ze sobą wartość i jest potrzebna, aby ją wprowadzić w życie. Skutecznie ich do tego przekonasz, odpowiednio komunikując potrzebę zmiany i przedstawiając konkretne dowody na jej poparcie.

#04 Niewystarczające umiejętności.

Wprowadzając zmiany może się okazać, że nie mamy wystarczających kompetencji, aby skutecznie wdrożyć i podtrzymać zmianę. Osoby, których zmiana będzie dotyczyć, mogą potrzebować nowych umiejętności, aby sprawnie i efektywnie działać w zmienionych warunkach. Wprowadzając zmianę trzeba określ jakiś umiejętności potrzebujesz Ty jako lider zmiany i Twoja organizacja oraz jak możemy je pozyskać. Pamiętaj też o szkoleniach i odpowiednio przygotuj ludzi do funkcjonowania po zmianie.

#05 Brak odpowiednich zasobów

Jednym z problemów, który się pojawia jest niedokładne oszacowanie kosztów zmiany i brak odpowiednich zasobów. Bywa tak, że początkowo wprowadzanie zmiany idzie pomyślnie, po czym proces wprowadzanie zmiany wyhamowuje, z uwagi na brak potrzebnych zasobów. Kończy się budżet, odchodzą ludzie o wymaganych do wprowadzenia zmiany umiejętnościach itp. Aby wprowadzenie zmiany zakończyło się pomyślnie, powinieneś możliwie dobrze określić co jest potrzebne do wprowadzenia zmiany. Odpowiednio wcześnie trzeba zgromadzić niezbędne zasoby i środki, takie jak pieniądze oraz zapewnić dostępność osób o potrzebnych kompetencjach, zdolnych do wprowadzenia i utrzymania efektów zmiany.

#06 Opór kierownictwa przed zmianą 

Istnieją niewielkie szanse na sukces wprowadzenia zmiany, która nie ma poparcia ze strony kierownictwa i osób zarządzających organizacją. Niestety może się zdarzyć, że niektórzy liderzy na różnych szczeblach organizacji mogą uznać, że proponowane zmiany pozbawią ich władzy czy zmniejszą ich wpływy. Mogą też stwierdzić, że postulowane oddolne inicjatywy nie są zgodne z ich wizją i strategią działania organizacji. Dlatego, aby pomyślnie wprowadzać zmiany w organizacji koniecznie pozyskaj akceptację, ze strony osób decyzyjnych. Wprowadzając zmiany potrzeba jest też silnych i odważnych liderów, elastycznych osób, które są otwarte na nowości i potrafią ambitne pomysły wprowadzać w życie. Ludzi, którzy umieją przekonać innych, aby zaangażowali się i poparli zmianę oraz wsparli jej wdrożenie.

#07 Problemy z integracją procesów zmian

Nieumiejętnie wprowadzane zmiany mogą wywołać chaos. Wiele procesów w organizacji jest ze sobą powiązanych. Zmiana w jednym procesie ma wpływ na inny proces. Jeśli wprowadzając zmiany nie weźmiesz tego pod uwagę mogą pojawić się problemy na styku procesów i systemów. Gdy wprowadzasz zmianę określić na co zmiana wpływa i jakie jej zaimplementowanie może mieć skutki. Patrz nie tylko na obszar, w którym wprowadzasz zmianę, ale również szerzej na otoczenie. Jaki będzie wpływ zmiany, na klientów, dostawców, pracowników, używane systemy IT itp. Co trzeba zapewnić, zrobić, aby nie wystąpiły problemy.

#08 Niskiej jakości analizy, oceny i monitorowanie rezultatów zmiany

Zmiany powinny przynosić konkretne korzyści i rezultaty. Musisz być w stanie ocenić i zmierzyć efekty wdrożonych zmian. Umieć odpowiedzieć na pytania takie jak np.: „Jakie korzyści przyniosła zmiana?”, „W jakim stopniu zmiana została przyjęta?, „Jak bardzo ulepszono systemy i procesy?”, „Czego się nauczyliśmy wprowadzając tą zmianę i jakie mamy wnioski na przyszłość?”, „Jakie jeszcze zmiany możemy wprowadzić, aby uzyskać jeszcze lepsze wyniki?”. Niestety często takie pytania nie są zadawane albo brakuje rzetelnych danych, aby na nie odpowiedzieć. Powoduje to, że brakuje poczucia osiągnięcia czegoś, słabnie też motywacja do dalszego doskonalenia i kolejnej zmiany.

„W świecie konkurencji są dwie możliwości. Możesz przegrać lub, jeśli chcesz zwyciężyć, możesz się zmienić”. – Lester C. Thurow

6 kroków jak skutecznie wprowadzać zmiany

Co może pomóc we wprowadzaniu zmian? Postępuj w uporządkowany i usystematyzowany sposób. We wprowadzaniu zmian kieruj się następującym modelem zmiany:

#01 Określ motywację do zmiany

Określ po co w ogóle wprowadzać zmianę, skąd potrzeba zmiany. Co chcesz uzyskać poprzez zmianę.

#02 Przeanalizuj sytuację

Ustal korzyści i koszty wprowadzenia zmiany. Czy zmiana jest uzasadniona? Czy oczekiwane rezultaty wprowadzenia zmiany, są adekwatne do nakładów, jakie trzeba ponieść? Co może zagrozić zmianie? Jakie mogą wystąpić ryzyka i problemy? Gdy już wystąpią, jak sobie z nimi poradzisz?

#03 Zaplanuj kierunek

Opracuj plan działania i wprowadzenia zmiany w życie. Planując weź pod uwagę jak zmiana wpłynie na ludzi, procesy, systemy itp. Określ co i kiedy trzeba wykonać oraz co będzie potrzebne. Pomyśl też jak ocenisz i zmierzysz efekty wdrożonej zmiany.

#04 Wprowadź zmianę

Wprowadzać opracowany plan w życie. To co jest szczególnie istotne przy implementacji zmian to komunikacja. Uczestnicy zmiany powinni być przekonani do płynących z niej korzyści. Istotna jest otwarta i szczera komunikacja zarówno wśród osób zarządzających, jak też członków organizacji i innych interesariuszy, których zmiany dotyczą. W razie potrzeby odpowiednio reaguj i dostosuj plan do sytuacji, aby wprowadzenie zmiany zakończyć z sukcesem.

#05 Dokonaj oceny 

Gdy zmiana zostanie już wprowadzona trzeba monitorować jej rezultaty. Trzeba określić punkty kontrolne i ocenić, czy zmiana się dobrze przyjęła oraz czy prowadzi do oczekiwanych rezultatów.

#06 Wprowadź poprawki i doskonal się

Jeśli w ramach ocen stwierdzisz, że zmiana nie przynosi zakładanych rezultatów, pozyskaj informację zwrotną i określ, w którym miejscu występują problemy. Ustal co należy udoskonalić i wprowadź niezębne poprawki. Poszukuj dalszych możliwości usprawnień i wdrażaj nowe zmiany, aby działać jeszcze bardziej skutecznie i efektywnie.

Prawdopodobnie wprowadzając zmiany doświadczysz, potknięć i niepowodzeń, ale nie poddawaj się. Zachowaj pozytywne nastawienie i pewność siebie. Myśl kreatywnie, przezwyciężaj pojawiające się trudności, rozwiązuj problemy, pozyskuj sojuszników i konsekwentnie zmierzaj do celu, aby osiągnąć korzyści ze zmiany.

Uwagi końcowe

Zarządzanie zmianą i umiejętność szybkiej adaptacji do zmian to obecnie jedna z najważniejszych i najbardziej cenionych kompetencji. Zmiany są nieuniknione. Jeśli chcesz robić postępy w życiu prywatnym i zawodowym musisz dokonywać zmian. Musisz być otwarty na nowe sposoby działania i idee.

Aby odnieść sukces musisz podołać wyzwaniu przezwyciężenia oporu do zmiany i skoncentrować się na pozytywnych rezultatach, które zmiany za sobą niosą. Musisz nauczyć się jak skutecznie wprowadzać zmian i w jaki sposób do zmian przekonywać innych. Opanowanie umiejętności zarządzania zmianą nie tylko pozwoli Ci przetrwać w dzisiejszym świecie, ale przede wszystkim umożliwi Ci się rozwinąć i przyspieszy Twój sukces.

Jak zapanować nad zmianą. Udane przedsięwzięcia w życiu zawodowym i osobistym - Dale Carnegie

Aby dowiedzieć się więcej na temat skutecznych metod i sposobów wprowadzania zmian sięgnij po książkę kultowego autora Dale’a Carnengie’goJak zapanować nad zmianą. Udane przedsięwzięcia w życiu zawodowym i osobistym„. To idealna książka, która opisuje proces zmiany i czynniki sukcesu wdrażania zmian. Dowiesz się z niej m.in. kiedy i jak inicjować zmianę, jak wdrażać zmiany w organizacjach i życiu osobistym, co robić, aby pokonać opór przed zmianą, jak przekonywać ludzi do zmiany, jak poradzić sobie ze stresem, które zmiana wywołuje i wiele innych przydatnych podpowiedzi i recept na udana zmianę.

Niewątpliwą zaletą książki jest to, że zawiera wiele przykładów z życia osobistego i zawodowego. Napisana jest w ciekawy, inspirujący i przystępny sposób. Zawarte w niej praktyczne porady i wskazówki, zdecydowanie mogą pomóc nie tylko w lepszej adaptacji do zmian, ale też w skutecznym wprowadzaniu zmian, dzięki czemu możesz uzyskać zakładane cele i korzyści.

Przeczytanie tej książki to pierwszy krok, który możesz zrobić w lepszym radzeniu sobie ze zmianą. Książka dostępna jest po polsku w przekładzie Wojciecha Usarzewicza. Świetna lektura, dzięki której możesz zmienić swoje życie, traktując każdą zmianę nie jako przeciwność, ale jako szansę na rozwój i osiągnięcie sukcesu.

Zmiana szansą na sukces! Jak zapanować nad zmianą. Udane przedsięwzięcia w życiu zawodowym i osobistym - Dale Carnegie

„Świat nienawidzi zmiany, a przecież to jedyna rzecz, która prowadzi do postępu”. – Charles Kettering

A Ty jak radzisz sobie ze zmianami? Napisz w komentarzu.

Don`t copy text!