Z czym kojarzy Ci się projekt IT? Pierwsza myśl, jaka wielu z nas przychodzi do głowy jeśli chodzi o projekty informatyczne to – wieczne opóźnienie! Niedotrzymane terminy, przekroczony zakres i budżet to niestety wciąż bolączka wielu projektów IT. Jakie są główne przyczyny opóźnień w projektach IT i jak ich uniknąć? Czytaj dalej aby się dowiedzieć!

Kiedy zaczyna się projekt IT?

Projekty informatyczne, zwłaszcza realizowane przy wsparciu dostawców zewnętrznych mają swoją specyfikę i dynamikę. Wszystko zaczyna się już na etapie procesu sprzedaży projektu.

Po jednej stronie mamy klienta. Klient poszukuje dostawcy i chce zrealizować projekt oraz osiągnąć konkretne cele biznesowe. W procesie negocjacji naciska na dostawców, aby ugrać jak najlepsze warunki, dostać jak najwięcej za jak najmniej, w najkrótszym czasie. Czasami też klient na początku projektu nie wie czego tak na prawdę potrzebuje, ale wie czego nie chce gdy już to dostanie.

Po drugiej stronie mamy dostawcę. Dostawca chce „wygrać wyścig” z innymi dostawcami, o kontrakt z klientem. Chce sprzedać swój produkt i pozyskać klienta. Tak więc dostawca w procesie sprzedaży często obiecuje, że dostarczy projekt według nierealnego harmonogramu albo po niższej cenie niż jego konkurenci. Idzie na kompromisy, często obiecując, że jego rozwiązanie spełnia więcej wymagań, niż jest w rzeczywistości. Robi wszystko co jego zdaniem potrzeba, aby podpisać umowę i zrealizować projekt dla klienta.

Po wynegocjowaniu i podpisaniu umowy powołany zostaje kierownik projektu, formuje się zespół, który zabiera się do pracy. Zadaniem kierownika projektu jest oczywiście, zaplanowanie prac w taki sposób, aby nie wystąpiło żadne opóźnienie, a cele biznesowe zostały osiągnięte – w zakresie, budżecie i terminie.

Jednak życie bywa bardziej skomplikowane niż przewidywania. Projekt startuje, ale pojawiają się komplikacje, problemy organizacyjne, techniczne i finansowe, z którymi trzeba sobie poradzić. Zakres prac do wykonania jest większy, niż wydawało się stronom na początku, a czas potrzebny na realizację zadań jest dłuższy. Pewne problemy okazują się bezsprzecznie trudniejsze niż się wszystkim wydawało.

W procesie sprzedaży i podpisywania umowy powstaje wiele kluczowych założeń, które mają istotny wpływ na powodzenie projektu. Dlatego, proces sprzedażowy to istotna, o ile nie decydująca, faza projektu.

Jakie są główne przyczyny opóźnień w projektach IT?

Nie potrafimy w 100% przewidzieć przyszłości. Jest więcej niż pewne, że opóźnienia pojawią się, na którymś etapie projektu IT. Mniejsze czy większe, wcześniej czy później, ale jednak wystąpią. Znając ich przyczyny możemy się lepiej przygotować i wielu z nich uniknąć.

Istnieje wiele potencjalnych przyczyn opóźnień i przedłużania się projektów informatycznych. Marcin Dąbrowski autor książki Wieczne opóźnienie. Zarządzanie projektami IT, który w swojej karierze prowadził i nadzorował duże projekty technologiczne w różnych częściach świata, na bazie swojego praktycznego doświadczenia opracował listę najczęstszych potencjalnych przyczyn opóźnień. Występują one zarówno z winy dostawcy, jak i klienta, oto one:

Przyczyny opóźnień po stronie klienta

  • Brak potrzebnych kompetencji. Problemy ze znalezieniem osób o określonych umiejętnościach, które dysponują niezbędną dla projektu wiedzą i powinny odpowiadać za daną część zakresu projektu;
  • Brak czasu u kluczowych dla projektu osób. Problemy z wygospodarowaniem czasu osób o potrzebnych kompetencjach. Oderwaniem ich od codziennych zadań, na rzecz pracy w projekcie;
  • Brak potrzebnych informacji. Trudności z dostawą materiałów wejściowych do prac dostawcy (dane, analizy, dokumenty wymagań, specyfikacje);
  • Problemy organizacyjne. Na przykład po stronie klienta w projekcie uczestniczy kilka działów, a zarządza nim jeden konkretny;
  • Brak decyzyjności. Co powoduje, że za każdym razem szuka się osób odpowiedzialnych za dany problem, występują przedłużające się dyskusje i chaos zarządczy;
  • Opóźnienia w dostawie materiałów. Takich jak np. zamówiony sprzęt czy środowiska testowe;
  • Problemy z koordynacją pracy wielu dostawców. Brak kontroli nad innymi dostawcami odpowiednich części zakresu projektu.

Przyczyny opóźnień po stronie dostawcy

  • Brak specjalistów dziedzinowych, zwłaszcza na początku projektu;
  • Braki zasobowe w działach produkcyjnych na późniejszym etapie;
  • Zawyżone oczekiwania wobec produktu. Produkt spełnia miej wymagań, niż dostawca obiecywał. Skutkuje to dodatkowym, potrzebnym na wyprodukowanie czasem;
  • Błędy w szacowaniu potrzebnego czasu. Realizacja zadań trwa dłużej. Niższe jest niż spodziewane tempo prac (słabszy zespół, większe skomplikowanie problemów do rozwiązania itp.);
  • Problemy z jakością. Niska jakość dostaw wynikająca ze słabej kultury organizacyjnej dostawcy lub ze zbyt szybkiego (zbyt ambitnego) tempa prac.

Rzadko jest tak, że przyczyna opóźnień leży tylko po jednej ze stron. W praktyce mamy do czynienia z sytuacją skomplikowaną, gdy opóźnienia występują zarówno u klienta, jak i u dostawcy, a wyjaśnienie związku przyczynowo-skutkowego między nimi stanowi wyzwanie i bywa niejednoznaczne.

Jak podchodzić do opóźnień w projektach IT?

Marcin Dąbrowski radzi, aby zamiast na minimalizacji opóźnień i terminie zakończenia projektu, który wynika często z nierealnego harmonogramu, skupić się na realizacji celów biznesowych klienta w obiektywnie optymalnym czasie. Bo jeśli dostawca jest w pełni oddany klientowi i jego celom biznesowym, to opóźnienia przestają być problemem. Nie ma żadnych „nas” czy „ich” jest jeden zespół projektowy po obu stronach. Przecież zarówno dostawca, jak i klient mają wspólny cel.

„Ważniejsza niż rzeczywiste przyczyny opóźnienia jest percepcja klienta, sposób, w jaki postrzega on bieżący stan zaawansowania prac oraz perspektywę na częściowy lub całkowity sukces”. – Marcin Dąbrowski

Uwagi końcowe

Projekty realizujemy od wieków. Projektami były, np.: budowa piramid egipskich, chińskiego muru czy katedry Notre-Dame. Jednak aby dojść do obecnej sprawności w realizacji projektów budowlanych musieliśmy niestety przejść przez wiele nieudanych przedsięwzięć, błędów konstrukcyjnych i katastrof budowlanych.

W sferze biznesu pojęcie projektu i zarządzania nim pojawiło się stosunkowo niedawno. A w przypadku projektów technologicznych, wciąż jesteśmy na początku tej drogi. Nadal nabieramy doświadczenia i uczymy się jak skutecznie realizować projekty informatyczne.

Projekty IT rządzą się swoimi prawami. Tempo zmian w świecie VUCA, w którym żyjemy jest takie, że dzisiejsza wiedza i praktyka jutro może być już nieaktualna i trzeba zmienić podejście. Jeśli szukasz aktualnej praktycznej wiedzy jak efektywnie zarządzać projektami IT, zarówno z perspektywy zamawiającego klienta, jak też kierownika projektu i dostawcy to koniecznie sięgnij po wydaną przez Onepress książkę Marcina Dąbrowskiego. Wieczne opóźnienie to nie jest kolejna teoretyczna lektura o metodach zarządzania projektami. Opiera się na praktycznym doświadczeniu i opisuje obecne realia, jakie występują w projektach IT.

Wieczne opóźnienie. Zarządzanie projektami IT - Marcin Dąbrowski
Wieczne opóźnienie. Zarządzanie projektami IT – Marcin Dąbrowski

Większość problemów w projektach IT wynika z błędów popełnionych już na etapie procesu sprzedażowego. W książce Wieczne opóźnienie, znajdziesz konkretne rozwiązania, które pozwalają tych wielu problemów uniknąć jak:

  • niedoszacowanie projektu w IT
  • opóźnienia w ich realizacji
  • spory wewnątrz zespołu projektowego
  • konflikty z innymi project managerami, działami wdrożeniowymi, zespołem handlowym
  • niedomówienia w relacjach z klientami
  • oddawanie niedopracowanego produktu
  • wszelkiego rodzaju zagrożeń – od kar za opóźnienia po zerwanie kontraktu.

Jeśli zamawiasz projekty IT jako klient albo realizujesz je jako dostawca, jeśli jesteś kierownikiem projektu lub po prostu bierzesz udział w projektach informatycznych to Wieczne opóźnienie Marcina Dąbrowskiego jest obowiązkową lekturą dla Ciebie.

Oszczędź sobie stresu i kłopotów w projekcie IT. Zamień „Wieczne opóźnienie”, na „Wielki sukces”!

„Projekt, który ma szansę na sukces, to projekt dobrze sprzedany. Taki, w którym zakres i harmonogram są od początku realne, a cena realizacji prac jest godziwa. Największe opóźnienia projektu wprowadzane są na etapie sprzedaży, a nie podczas realizacji!” – Marcin Dąbrowski

Wieczne opóźnienie. Zarządzanie projektami IT - Marcin Dąbrowski, Onepress 2021
Wieczne opóźnienie. Zarządzanie projektami IT – Marcin Dąbrowski, Onepress 2021

 

Sprawdź co o książce Wieczne Opóźnienie mówi jej autor Michał Dąbrowski:

Sprawdź też: Jak technologia ułatwia nam życie?

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj