Dlaczego organizacje – zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego – marnują miliardy przez złe decyzje zakupowe? Organizacje w związku z nabywaniem produktów i usług mogą przepalać pieniądze na wiele różnych sposobów. Czasem wynika to ze zwykłej niekompetencji, lenistwa, niewiedzy, nieświadomości, złych negocjacji, błędów w specyfikacji lub braku informacji, które ostatecznie generują bardzo duży koszt dla organizacji. Czasami niektóre przypadki złego procesu zakupowego mają mroczniejszy, przestępczy charakter. Oszustwa i korupcja stanowią niestety istotę wielu afer związanych ze złymi decyzjami zakupowymi. Jak nie tracić pieniędzy na zakupy w firmie? Jak podejmować lepsze decyzje zakupowe w sektorze publicznym i biznesie?

Peter Smith ma ponad 35-letnie doświadczenie w realizacji procesów nabywczych i zarządzaniu łańcuchem dostaw. Jest również konsultantem, analitykiem i autorem książki Złe Decyzje Zakupowe Błędy, które mogą kosztować Twoją firmę miliony. Jest uznawany za jednego z najlepszych brytyjskich ekspertów w zakresie poprawy wyników organizacji w sektorze publicznym i prywatnym poprzez usprawnienia w procesie nabywczym. Oto sześć wskazówek Petera Smitha, jak uniknąć niepowodzeń przy zakupach.

„Jak scharakteryzować „dobre kupowanie” w kontekście strategii organizacji? Nie ogranicza się ono do minimalizowania kosztów zakupu. Organizacja upatrująca swojego głównego celu w cięciu kosztów za długo nie przetrwa”. – Peter Smith

6 wskazówek jak nie tracić pieniędzy i podejmować lepsze decyzje zakupowe w firmie?

#01 Proces nabywczy powinien wspierać organizację w realizacji strategii i osiąganiu jej celów

„W przypadku  każdego  zakupu  należy  się  zastanowić,  jak  dany  produkt  albo  kategoria  wydatków  przyczynia  się  do  osiągnięcia  celów  strategicznych.  To  ważne  kryterium  w podejmowaniu  decyzji  nabywczych”.

Dobre zakupy i współpraca z dostawcami może przyczynić się do tworzenia przewagi konkurencyjnej firmy oraz osiągania przez nią jej celów strategicznych i organizacyjnych.

Peter Smith wskazuje na dziewięć celów dobrego kupowania

  1. Ograniczanie kosztów zakupów dokonywanych u kontrahentów.
  2. Wzmacnianie wzrostu przychodów poprzez działania dostawców oraz otrzymywane od nich produkty i usługi.
  3. Optymalizacja aktywów, gotówki i kapitału obrotowego (zarządzanie bilansem).
  4. Wykorzystywanie innowacji rynkowych i innowacji po stronie do­stawców w interesie organizacji.
  5. Wzmacnianie wewnętrznej efektywności i skuteczności organizacyjnej.
  6. Zarządzanie ryzykiem związanym z dostawcami.
  7. Promowanie dążenia do uzyskania pozycji monopolistycznej – pozyskiwanie dostępu do rzadkich zasobów.
  8. Wsparcie dla motywowania pracowników.
  9. Wsparcie szerszych inicjatyw związanych ze zrównoważonym mo­delem działania (korzystny wpływ na wizerunek organizacji).

#02 Dobrze określ co chcesz kupić

„Trzeba dokładnie określić, na czym nam zależy (specyfikacja), a także zawsze oczekiwać od dostawców konkretnej wartości oraz innowacyjności”.

Dokonując zakupów w firmie trzeb dokładnie określić, co chce się kupić. Bo w przeciwnym razie istnieje ryzyko, że dostawca dostarczy coś, co nie będzie spełniać swojej roli. Istnieje również ryzyko sformułowania zbyt szczegółowej specyfikacji. Wówczas dostarczony produkt lub usługa będą się sprawdzać, ale będą droższe lub bardziej ryzykowne, niż było to konieczne.

Zbyt szczegółowa specyfikacja, zanadto wiążąca dostawcę. Rodzi ryzyko, że dostawca nie będzie mógł wykazać się inicjatywą i zaproponować jakichś ciekawych pomysłów na zaspokojenie potrzeb organizacji. Jeżeli komuś zależy na innowacyjności dostawców, powinien dać im możliwość proponowania różnych rzeczy. Nadmiernie szczegółowa specyfikacja takiej możliwości nie daje.

Warto również pamiętać, że potrzeby organizacji i jej wymagania z czasem mogą się zmieniać. Ważne jest zatem takie sformułowanie kontraktu, aby był elastyczny i pozwalał na późniejsze wprowadzanie zmian.

#03  Zdefiniuj jasne i różniące się od siebie procesy nabywcze

„Należy zdefiniować jasne i różniące się od siebie procesy nabywcze, które będą oparte na technologii i będą stanowić kompromis między łatwością użycia a kontrolą i dyscypliną”.

Przez wiele lat dyrektorzy w odniesieniu do zaopatrzenia używali określenia „procesy biznesowe”. Obecnie coraz częściej rozważania te dotyczą tzw. „docelowych modeli operacyjnych” (ang. Target Operating Models, TOM). TOM to zbiór opisów procesów, które określają, w jaki sposób członkowie organizacji powinni się zachowywać w związku z nabywaniem dóbr i usług. TOM powinien obejmować wszystkie ewentualności. Od zaopatrywania firmy w używane na co dzień materiały biurowe i podstawowy sprzęt, aż po zakupy najbardziej skomplikowanego oprogramowania, systemów IT czy projekty budowlane.

W większości przypadków w ramach ogólnego modelu organizacja potrzebuje różnych wariantów. Chodzi o róże definicje procesu nabywczego w zależności od wielkości zakupu i związanego z nim ryzyka. Powinno się dążyć do maksymalnego upraszczania procedur opisujących zakupy o niewielkiej wartości i niewielkim ryzyku. Z drugiej strony do stosowania bardziej rygorystycznego podejścia do zakupów bardziej złożonych.

#04 Konkurencja jest dobra – skorzystaj z niej

„Konkurencja (i zagrożenie ze strony konkurentów) jest zawsze korzystna”.

Wiele porażek nabywczych jest wypadkową braku konkurencji. Może to wynikać ze struktury rynku (monopole, kartele), zależności od dostawców albo po prostu z faktu, że nabywca nie dąży do zapewnienia konkurencji. Tym samym osłabiając swoją pozycję negocjacyjną i zwiększając ryzyko, że podpisze mało korzystną umowę.

Prawdziwa konkurencja, w szczególności taka otwarta i przejrzysta, może stanowić jednocześnie skuteczne zabezpieczenie przed oszustwem. Ogólnie rzecz biorąc, zamówienia publiczne udzielane dostawcom w warunkach braku konkurencji to często sygnał ostrzegawczy, który może świadczyć o korupcji. Gdy jakaś firma osiąga horrendalnie wysoką rentowność, jest duża szansa, że działa na mało konkurencyjnym rynku. Albo obsługuje nabywców, którzy przy wyborze dostawców nie przejmują się konkurencyjnością tego procesu.

#05 Zadbaj o kompetencje osób, które uczestniczą w procesie zakupowym

„Każda osoba odgrywająca jakąś rolę w procesie nabywczym musi być odpowiednio kompetentna, by firma maksymalnie wykorzystała relacje z dostawcami”.

Zaopatrzenia nie można po prostu zostawić kilku członkom organizacji, nawet gdyby miały to być osoby najbardziej kompetentne i utalentowane. Fakt posiadania w firmie „działu zaopatrzenia” wzbudza w niektórych organizacjach nieuzasadnione poczucie bezpieczeństwa. Jedną z głównych przyczyn porażek jest brak świadomości budowania szerokich kompetencji nabywczych w różnych obszarach działania organizacji. Zaczynając od początku procesu (tego, co ma zostać kupione), aż po jego koniec (zarządzanie kontraktem i relacjami z dostawcą aż do zakończenia kontraktu).

Organizacja, która chce unikać porażek nabywczych i uzyskiwać największą wartość z relacji z dostawcami, powinna angażować wszystkich ludzi odpowiedzialnych za budżet, którzy biorą udział w decyzjach o tym, co i od kogo jest kupowane. Jak również prowadzących relacje z dostawcami już po rozpoczęciu przez nich współpracy z organizacją. Od pracownika IT układającego specyfikację nowego systemu informatycznego, przez pracowników rachunkowości kontrolujących regulowanie faktur, menedżerów do dyrektora generalnego.

#06 Nie możesz się zrelaksować po podpisaniu umowy

„Podpisanie kontraktu nie oznacza końca pracy”.

Ważne jest zarządzanie kontraktem oraz relacjami z dostawcą już po przeprowadzeniu procesu nabywczego. W wielu organizacjach wychodzi się niestety z założenia, że to koniec pracy specjalistów do spraw zakupów. Być może za wyjątkiem najbardziej podstawowych umów – krytycznym czynnikiem sukcesu okazuje się zarządzanie procesem dostarczania firmie produktów i usług.

Wymaga to odpowiednich systemów i narzędzi do prowadzenia dokumentacji. A także wspierania działań związanych z zarządzaniem wynikami, ryzykiem i wartością. W proces ten należy włączyć wielu różnych członków organizacji. Powinny to być osoby dysponujące odpowiednimi kompetencjami. Zarówno technicznymi  jak i behawioralnymi. Dlatego, że tylko takie osoby skutecznie poradzą sobie z tym wyzwaniem. Powinny one rozumieć zasady motywowania dostawców, umieć negocjować, wykazywać się uporządkowaniem w podejmowanych działaniach, a także mieć rozwinięte zdolności interpersonalne. Praca ta stanowi wyzwanie, szczególnie w przypadku dostawców odgrywających kluczową rolę w działalności firmy.

Uwagi końcowe

Oto poznałeś wskazówki jak usprawnić proces nabywczy i dokonywać lepszych zakupów.

Na rynku można znaleźć wiele książek, których celem jest kształcenie ludzi i organizacji w zakresie lepszego zaopatrywania się. Niektóre z nich są całkiem przystępne, inne są natomiast bardzo specjalistyczne. Mają charakter czysto akademicki, a czasem wręcz nie da się przez nie przebrnąć.

Jeśli szukasz praktycznej i przystępnej książki, aby dowiedzieć się jak mieć lepszy proces zakupowy w firmie to wydana przez MT Biznes w tłumaczeniu Bartosza Sałbuta książka Petera Smitha Złe Decyzje Zakupowe z pewnością cię zainteresuje. Wszyst­kie organizacje są podatne na błędy w procesie zakupów, ale dzięki wiedzy z tej książki maksymalnie obniżysz ryzyko ich popełnienia.

Nie popełnij błędów, które mogą kosztować miliony

Kosztowne pomyłki przydarzają się zarówno nowicjuszom, jak i ekspertom z całego świata. Firmom prywatnym jak też administracji publicznej.

Złe decyzje zakupowe. Błędy, które mogą kosztować Twoją firmę miliony. - Peter Smith
Złe decyzje zakupowe. Błędy, które mogą kosztować Twoją firmę miliony. – Peter Smith

Opisane przez Petera Smitha w Złych Decyzjach Zakupowych studia przypadków wskazują na kluczowe kwestie związane z tym, jak firmy i organizacje z sektora publicznego wydają pieniądze, jakie popełniają błędy i jak drogo mogą one kosztować. To wciągające opowieści z życia wzięte o największych porażkach zakupowych oraz oszustwach związanych z zakupami dóbr i usług.

Praktycznie we wszystkich przypadkach błędów i oszustw związanych ze złymi decyzjami zakupowymi dochodzi wcześniej do jakiejś wpadki. Błąd zawsze ma jakąś przyczynę – coś poszło nie tak w realizacji procesów, ludziom zabrakło kompetencji, operacja została źle zaplanowana, zawiodły systemy lub zarządzanie…Tego rodzaju przyczyn może być wiele i mogą być bardzo różne, ale  zawsze występuje jedna przyczyna źródłowa. Oszustw nie da się zapewne wyeliminować, ale w wielu przypadkach można uniknąć problemów albo zahamować je na wczesnym etapie, gdyby zastosowano odpowiednie środki zapobiegawcze.

Przedstawione w książce Złe Decyzje Zakupowe sytuacje i praktyczne rady dostarczą ci cennych lekcji. Peter Smith oprócz opisu głównych przyczyn porażek zakupowych opisuje też dziesięć zasad, które pomagają zminimalizować ryzyko błędów związanych z procesem zakupów. Pomogą one tobie i twojej organizacji uniknąć złych zakupów.

Naucz się na błędach, które inne firmy już popełniły. Podejmuj lepsze decyzje zakupowe w swojej organizacji i biznesie. Zminimalizuj straty, zmaksymalizuj korzyści z zakupów!

„Dobrzy nabywcy to dobre decyzje zakupowe, źli nabywcy to złe decyzje zakupowe” . – Peter Smith

Sprawdź też: 10 dobrych nawyków zakupowych, które poprawią stan twojego budżetu