Komunikacja to umiejętność, której musimy uczyć się, tak jak wielu innych rzeczy. Większość z nas ma to szczęście, że rodzi się z podstawową zdolnością mowy i słuchu, ale opa­nowanie sztuki skutecznej komunikacji wymaga czegoś więcej. Potrzeba do tego jasnej świadomości własnych myśli i uczuć, chęci szczerego mówienia o nich, umiejętności efek­tywnego wyrażania się i umiejętności słuchania rozmówcy, bez oceniania i przyjmowania postawy obronnej. Na czym polega skuteczna sztuka porozumiewania się? W czym tkwi sekret komunikacji?

Cherie Carter-Scott autorka książek, trenerka rozwoju osobistego wskazuje dziesięć kluczowych kroków, które sprzyjają efektywnej komunikacji. Ułatwią one jasne przekazywanie informacji, niezależnie od tego, czy chcesz prosić rozmówcę o coś drobnego czy wielkiego. Treść wiadomości nie ma większego znaczenia, bo te kroki można zastosować do wymiany każdego rodzaju informacji. Przyjrzyjmy się im po kolei. Zaczynamy!

„Podstawą każdej relacji jest komunikacja”

Sztuka porozumiewania się. 10 kroków, które sprzyja efektywnej komunikacji

#01 Uświadom sobie, co chcesz przekazać

Określ, co dokładnie chcesz komuś powiedzieć, by nie zaciąć się na jakimś nieartykułowanym dźwięku (um, hmm), bo to zakłóci i rozmyje cały komunikat.

#02 Uświadom sobie, czego oczekujesz

W jakim celu z kimś się komunikujesz? Powinieneś wiedzieć, czy twoim celem jest przekazanie informacji, zdobycie informacji, poznanie opinii czy spowodowanie działania. Świadomość celu i pożądanego skutku rozmowy sprzyja odpowiedniemu przekazaniu wiadomości.

#03 Wybierz odpowiedni czas i miejsce

Ludzie często tak się śpieszą, żeby przekazać swoją wiadomość, że nie zwracają uwagi na to, czy stan ducha i umysłu rozmówcy pozwalana jej wysłuchanie. Upewnij się, że zwracasz się do danej osoby wtedy, gdy ma on czas i możliwość słuchania. Sprawdź też, czy miejsce jest odpowiednie. Nie przekazuj ważnej emocjonalnie wiadomości, gdy twój rozmówca pochłonięty jest jakąś absorbującą jego uwagę czynnością.

#04 Opanuj emocje, które wiążą się z komunikatem

Panując nad emocjami, łatwiej zachowasz kontrolę nad tym, co chcesz powiedzieć. Poszukaj jakiegoś sposobu zmniejszenia swego napięcia czy stresu. (wyżal się przyjacielowi, napisz to, przećwicz, idź na siłownię i potrenuj), by umożliwić odbiorcy skoncentrowanie się na treści tego, co mówisz, a nie na twoich emocjach.

#05 Uporządkuj scenę

Przedstaw swoje założenia. Pozwól rozmówcy poznać cel twojego wystąpienia, by wywołać w nim odpowiednie nastawienie. Jeśli to możliwe, podziel się emo­cjami związanymi z przedstawianą sprawą. Na przykład: „Czuję się niezręcznie, poruszając tę sprawę, jednak muszę cię o coś zapytać…”.

#06 Odwołuj się raczej do swoich emocji niż ocen

Pozwoli ci to skoncentrować się na twoim punkcie widzenia, a jednocześnie przekazać komunikat z pełną życzliwością. Wiadomość przedstawiona szczerze zazwyczaj przyjmowana jest z większą uwagą i szacunkiem.

#07 Przekaż wiadomość w formie zrozumiałej dla odbiorcy i zrozumiałym dla niego językiem

Zaprezentuj swoje zdanie w sposób, który jest jasny dla drugiej osoby i daje jej szansę odniesienia się do sprawy. Jeśli przekazujesz informacje lub wyrażasz jakąś myśl, nadaj jej formę stwierdzenia. Jeśli potrzebujesz informacji albo chcesz poznać stanowisko drugiej strony – zadaj pytanie. Mieszanie tych dwóch trybów może zamazać problem i wprowadzić rozmówcę w stan niepewności co do tego, czego się od niego oczekuje.

#08 Poproś o wyjaśnienia, potwierdzenie i informację zwrotną

To zapoczątkuje dialog między wami. Da ci też pewność, że twoja wiadomość dotarła do odbiorcy bez zniekształceń.

#09 Zamień role, jeśli trzeba

Gdy poprosisz o informacje zwrotne, powinieneś przejść z roli „nadawcy” do roli „odbiorcy”. Dzięki temu osoba, z którą się komunikujesz będzie mogła przekazać ci swój punkt widzenia.

#10 Ustal zakończenie

Podsumuj i potwierdź uzgodniony wynik. Dokładnie określ, jak będzie osiągany przez każdego z rozmówców.

Uwagi końcowe

Oto poznałeś 10 kroków, które prowadzą do efektywnej komunikacji. Skuteczna komunikacja to sztuka. Komunikacja może się załamać w jednej chwili. Wystarczy moment, niejasne sygnały lub milczące założenia, by rozkręciła się spirala atak – obrona, a linie komunikacji zostały przerwane. Uczenie się porozumiewania się z drugim człowiekiem to proces, który praktycznie nie ma końca. Trzeba czasu, praktyki, a czasami też cierpliwości, by utrzymać otwarte kanały komunikacji, nawiązać nić porozumienia i zbudować zaufanie w kontakcie z drugą osobą. Dzięki zdobywaniu wciąż nowych umiejętności i doskonaleniu się w sztuce komunikacji łatwiej ci będzie się porozumieć, a twoje relacje zyskają znaczeniu i sile.

„Jeżeli pragniemy porozumienia z innymi, musimy zdawać sobie sprawę, że różnimy się od siebie pod względem sposobu postrzegania świata i niech ta prawda będzie wskazówką przy wszelkich kontaktach z ludźmi”. – Anthony Robbins

Sprawdź też: 10 najlepszych książek na temat komunikacji, które powinieneś przeczytać

A jak Twoje umiejętności komunikacyjne? Czy opanowałeś już sztukę efektywnej komunikacji?