Ile masz wiadomości e-mail w swojej skrzynce? Jeśli uważasz, że setki wiadomości e-mail w skrzynce to coś normalnego i nie masz nic przeciwko takiej sytuacji to możesz dalej nie czytać. Ale jeśli chcesz zapanować nad swoją skrzynką pocztową i opróżnić swój e-mail do zera to metoda „zero inbox” jest dla Ciebie.
David Allen, autor książki Getting Things Done (GTD®) — dzięki której możesz się cieszyć życiem pełnym bezstresowej efektywności proponuje skuteczny sposób na opróżnienie skrzynki e-mail do zera.
O wiele mniej energii wymaga obsługa poczty elektronicznej przy wyczyszczonych skrzynkach odbiorczych niż zapchanej tysiącem e-maili.
Kiedy opróżnisz skrzynkę e-mail do zera, Twoja produktywność wzrośnie, stres osłabnie, a poczucie kontroli poszybuje w górę!
„Skrzynka spraw przychodzących jest stacją roboczą, nie pojemnikiem do magazynowania”. – David Allen
Zero Inbox. Opróżnij skrzynkę e-mail do zera.
Sprawne radzenie sobie z lawiną maili wymaga kilku kroków, oto one.
Stwórz nowe foldery w swoim programie pocztowym i odpowiednio je nazwij
W celu opróżnienia swojej skrzynki e-mail do zera będziesz musiał stworzyć kilka nowych
folderów w tej skrzynce.
Stwórz więc w swoim programie pocztowym cztery foldery i nazwij je tak, jak zalecamy
niżej. To do tych folderów będą trafiać e-maile przychodzące na skrzynkę.
- Najbliższe działania — tutaj trafiają wiadomości, które wymagają od Ciebie najbliższego działania.
- Oczekiwane — tutaj będziesz trzymał wiadomości przypominające Ci o rzeczach, na których realizację czekasz, a które ma wykonać ktoś inny.
- Kiedyś/może — tutaj będziesz przechowywał działania do wykonania, którymi być może zajmiesz się w przyszłości, ale nie teraz.
- Archiwum — tutaj będziesz przechowywał wiadomości, które chcesz zachować
na przyszłość w roli referencji, ale które nie wymagają działania.
Jak opróżnić skrzynkę pocztową do zera? Krok po kroku
Opróżnianie skrzynki e-mail do zera polega na wykonaniu poniższych kroków:
Krok 1. Co to jest?
Wybierz sprawę na wierzchu skrzynki e-mail. Zapytaj: „Co to jest?”.
Krok 2. Zapytaj: „Czy ta rzecz wymaga działania?”.
- Tak
- Nie
Krok 3. Co z tym zrobić?
Jeśli odpowiedź na powyższe pytanie brzmi „Nie, ta rzecz nie wymaga działania”,
to rzecz tę możesz:
- Wyrzucić do śmieci – usunąć.
- Poddać inkubacji (umieścić na liście „Kiedyś/może”).
- Zarchiwizować jako materiał referencyjny.
Jeśli odpowiedź na powyższe pytanie brzmi „Tak, ta rzecz wymaga działania”,
zapytaj: „Co jest najbliższym działaniem?”.
- Zajmij się tą rzeczą już teraz
- Oddeleguj tę rzecz (gdy już to zrobisz, umieść ją w folderze Oczekiwane).
- Odłóż tę rzecz (umieść działanie w folderze Najbliższe działania; jeśli musisz
podjąć działanie w określonym czasie, dodaj je do kalendarza).
Dla jasności: nie musisz zrobić każdej ze spraw związanych z tymi wiadomościami
e-mail — ale powinieneś przejrzeć każdą wiadomość i umieścić ją w odpowiednim
miejscu.
Zaproponowana wyżej metoda postępowania w praktyce umożliwi Ci wyrzucenie z Twej
skrzynki odbiorczej wszystkich trafiających tam e-maili, co będzie stanowić niezwykle pozytywną wartość w kontekście przejrzystości i kontroli nad Twoimi codziennymi zadaniami.
Czyż nie jest to łatwiejsze niż nerwowe przeglądanie wielu ekranów wiadomości w ciągłym poczuciu niepewności, czy nie pominąłeś czegoś, co kiedyś eksploduje?
Teraz Twoja kolej
Otwórz swój program pocztowy i poświęć kilka minut na przećwiczenie procesu analizowania,
który właśnie poznałeś. Zadaj wszystkie poznane pytania, w odpowiedniej
kolejności, przy każdej wiadomości i określ, czy dana wiadomość wymaga działania,
oraz zdecyduj, co z nią zrobić.
Opróżnij swoją skrzynkę e-mail do zera!
Po więcej skutecznych metod, które zwiększą Twoją produktywność zajrzyj do książki Getting Things Done (GTD®).
Jeśli masz nawyk odkładania wszystkiego na później, przytłacza Cię ilość zadań i obowiązków, to metoda GTD Davida Allana pozwoli Ci to wszystko „ogarnąć”.
„Określenie projektów i najbliższych działań ukierunkowanych na sprawy realnie związane z jakością życia to wydajność w najwyższej formie”. – David Allan
Sprawdź też: Jak kontrolować swoje życie? Metoda GTD – 5 kroków do bezstresowej produktywności
