Masz poczucie, że tracisz panowanie nad swoim czasem i życiem? Płyniesz z prądem licząc, że jakoś to będzie. Odwlekasz działanie. Toniesz w bieżących zadaniach. Czujesz się przytłoczony i zestresowany. Twoja skrzynka odbiorcza cię przeraża. A ważne sprawy ci umykają. Chcesz być bardziej produktywny, mieć mniej stresu i większą kontrolę nad własnym życiem? Jeśli tak to metoda GTD ® – Getting Things Done jest zdecydowanie dla Ciebie!
Jak mieć więcej energii być przy tym bardziej zrelaksowanym i realizować o wiele więcej zadań przy o wiele mniejszym wysiłku? Metoda GTD®, opracowana przez Davida Allana guru od produktywności i opisana w jego bestsellerowych książkach pomoże ci osiągnąć bezstresową efektywności. GTD® jest stosowana od wielu lat na całym świecie. Pomogła i wciąż pomaga wielu ludziom zmienić nieefektywne nawyki na nowe bardziej korzystne, obniżyć poziom stresu oraz zyskać większą kontrolę nad czasem i życiem.
GTD® opiera się na pomyśle przenoszenia zaplanowanych zadań i przedsięwzięć z głowy na zewnątrz — poprzez ich spisywanie i dzielenie na łatwe do wykonania części. Ta metoda pozwala się skupić na podejmowaniu działań związanych z konkretnymi sprawami, zamiast na przypominaniu sobie, co jest do zrobienia. GTD® pozwala ci sprawnie zarządzać wszystkimi rzeczami, które wymagają Twojej uwagi, niezależnie od tego, czy są to sprawy osobiste, czy zawodowe. GTD® składa się z pięciu kluczowych kroków. Przyjrzyjmy się bliżej. Zaczynamy!
“Jeśli nie poświęcasz uwagi temu, co zaprząta Twoją uwagę, to coś przykuje jej więcej, niż powinno”. – David Allen
Jak kontrolować swoje życie? Metoda GTD ® – 5 kroków do bezstresowej produktywności
#01 Gromadzenie
Pierwszy krok GTD® to gromadzenie. W ramach pierwszego kroku upewnij się, że gromadzisz wszystkie sprawy przychodzące. Chodzi np. o wiadomości e-mail, dokumenty papierowe, notatki ze spotkań czy zobowiązania wynikłe w trakcie rozmów. Mogą to też być pomysły, które masz, czy cokolwiek, o czym pomyślałeś, a co należy zapamiętać, czy też po prostu to, co przykuwa Twoją uwagę. Oznacza to wszystkie możliwości, powinności i potrzeby, chęci i pragnienia czy rzeczy, które należy lub wypada zrobić, a które ciążą Ci na umyśle, lecz których jeszcze nie udokumentowałeś. Te sprawy będziesz gromadził w zaufanym miejscu. Nie oznacza to, że musisz je zrobić już teraz. W tym kroku po prostu gromadzisz te sprawy na później.
Niezwykle ważne jest, aby określić, co zamierzasz gromadzić i robić to w sposób najbardziej efektywny z możliwych. Jest to warunkiem koniecznym w późniejszym etapie analizy. Aby umożliwić Twojemu umysłowi przebrnięcie przez zadanie niższego szczebla, polegające na opanowaniu wszystkich spraw, musisz być pewien, że faktycznie “ogarnąłeś” wszystko, co może być Twoim zadaniem do wykonania. A także, że w określonym czasie w niedalekiej przyszłości będziesz analizował i przeglądał całość zebranych informacji.
Swoją efektywność i kreatywność poprawisz, kiedy wyrobisz w sobie nawyk gromadzenia właściwych rzeczy we właściwym czasie. Gromadzenie rzeczy, z którymi potencjalnie można coś zrobić w momencie ich pojawienia się, pomoże Ci wyrzucić te rzeczy z głowy i przelać je na papier lub medium cyfrowe. Dzięki temu osiągniesz znacznie więcej zarówno w pracy, jak i w domu.
Gromadzenie spraw wymagających działania poprzez ich zapisywanie, to potężna siła napędowa, której możesz użyć, by zagwarantować sobie produktywny ruch do przodu.
#02 Analizowanie
Kiedy wszystkie te sprawy zgromadzisz już w jednym miejscu, kolejnym krokiem GTD® jest ich analiza. Chodzi o przetworzenie każdej sprawy, aby określić co należy z nią zrobić.
Nie oznacza to, że będziesz musiał zrealizować wszystkie znajdujące się tam sprawy. W tym kroku przenosisz sprawy ze “skrzynki spraw przychodzących” do miejsca, gdzie powinny się znaleźć. Analizujesz, czym jest dana sprawa, i określasz najbliższe działanie wobec niej. Czy to “śmieć”? Czy to coś, czemu “trzeba się przyjrzeć później”?
Po zakończeniu procesu analizy “skrzynki przychodzącej” powinieneś zidentyfikować następujące kategorie spraw:
- “śmieci”, których nie będziesz potrzebował; wszystkie informacje, które nie mają potencjalnej przyszłości ani nie posiadają żadnej wartości, aby się do nich odnosić,
- sprawy do zrealizowania w czasie krótszym niż 2 minuty,
- zadania do przekazania innym, czyli wszystko, co nadaje się do delegowania,
- sprawy wymagające działań trwających dłużej niż 2 minuty, do zanotowania i umieszczenia w osobistym miejscu,
- większe zobowiązania (projekty), które wyniknęły na bazie zgromadzonego materiału.
#03 Porządkowanie
Kiedy już dokonasz analizy każdej ze spraw, możesz ją albo wyrzucić, albo umieścić w odpowiednim miejscu zaufanego systemu, abyś się mógł do tej sprawy zabrać, kiedy nadejdzie czas. Porządkowanie to krok GTD®, dzięki któremu upewniasz się, że to, gdzie dana sprawa się znalazła, odpowiada temu, gdzie się jej spodziewasz. Bycie zorganizowanym oznacza, że każda sprawa zajmuje właściwe miejsce w stosunku do znaczenia, jakie
ma dla Ciebie.
Porządkując sprawy, z którymi można coś zrobić, możesz korzystać m.in. z kalendarza, listy projektów i najbliższych działań, listy rzeczy, na które czekasz, skoroszytów i teczek na plany i różnego rodzaj materiały.
Dysponowanie kompletnym i szczelnym systemem porządkowania spraw daje Ci niesamowitą siłę. Dlatego, że umożliwia Twojemu umysłowi oderwanie się od myślenia na przyziemnych poziomach i ukierunkowanie się na pułapy myślenia wyższymi kategoriami, niezakłócanego żadnymi nieodpowiednio załatwionymi sprawami.
#04 Przegląd
Jedną rzeczą jest zanotowanie, że powinieneś coś zrobić, a zupełnie inną pamiętanie o tym i wykonanie danego zadania w odpowiednim czasie. Dlatego trzeba dokonywać regularnie przeglądu GTD® całego spektrum spraw osobistych i zawodowych. Kiedy poświęcasz czas na przeglądanie, aby być ze sprawami na bieżąco, kontrolujesz wszystko to, co chcesz i musisz zrobić.
W całej tej metodzie zarządzania strumieniem zadań nie chodzi jedynie o to, by rozluźnić Twój umysł, ale raczej umożliwić mu działanie w sposób bardziej wyszukany i efektywny. Wszystko, co potencjalnie może wymagać podjęcia jakiegokolwiek działania, musi być przeglądane wystarczająco regularnie, aby uchronić Twój mózg przed koniecznością pamiętania i przypominania Ci o tym. Jednak aby zapracować na taką swobodę działania, Twój umysł musi być w pewien spójny sposób zaangażowany we wszystkie Twoje zobowiązania i działania.
Codziennie lub przynajmniej wtedy gdy masz taką możliwość, przeglądaj zapiski w kalendarzu i listy z działaniami do przeprowadzenia.
Musisz być przekonany, że to, co robisz, jest tym, co powinieneś robić, a to, czego nie robisz, także zostało słusznie pominięte. Podstawowymi czynnikami gwarantującymi poczucie tego typu kontroli są regularne przeglądy systemu i utrzymywanie go aktywnym i funkcjonalnym.
Przegląd tygodniowy to kluczowy składnik metody GTD®.
Czas poświęcany na przegląd powinien być częścią swojego tygodniowego grafiku. Czym jest Przegląd Tygodniowy? Przegląd Tygodniowy jest zbiorem wszystkich tych działań, których potrzebujesz, by ponownie oczyścić swój umysł. Składa się on z czynności pięciu faz procesu zarządzania strumieniem zadań: gromadzenie, analiza, porządkowanie oraz przegląd spraw, w które jesteś zaangażowany. Ma on doprowadzić do osiągnięcia pewności w kwestii: “Teraz wiem już z całą pewnością, czego nie robię, ale co mógłbym realizować, gdybym taką decyzję miał podjąć”.
Przegląd Tygodniowy wyostrzy Twoją intuicję koncentrowania się na rzeczach istotnych. Nauczysz się szybciej i w stosunku do większej ilości rzeczy mówić “nie”. Jest to niezbędne, byś mógł utrzymać się na powierzchni i czuć się komfortowo.
Tygodniowy Przegląd to czas, aby:
- zebrać i przeanalizować wszystkie swoje „sprawy”,
- dokonać przeglądu swojego systemu,
- zaktualizować swoje listy,
- wszystko wyczyścić, wyjaśnić, uaktualnić i zakończyć.
Dokonuj też przeglądów list z celami długoterminowymi, wartościami i wizjami tak często jak to konieczne, aby twoja lista projektów była aktualna.
Aby Twój umysł mógł pozostać czysty, powinieneś dokonywać oceny swojego życia osobistego i zawodowego, podejmując odpowiednie decyzje w odpowiednim czasie.
#05 Działanie
Kiedy wykonujesz swoją pracę, działanie, czyli piąty krok, zakłada podejmowanie konkretnych działań w celu ukończenia tej pracy. Decydowanie, co robić w danym momencie — i ufność w to, że dokonałeś słusznego wyboru — to właśnie ostatni krok metody GTD®.
Podstawowym celem całego procesu zarządzania strumieniem zadań jest ułatwienie dokonywania właściwych wyborów dotyczących realizowanych spraw, w każdym momencie w czasie.
Jak podjąć decyzje na czym się skupić?
Skuteczny sposobem wyboru działań do realizacji jest wzięcie pod uwagę czterech istotnych kryteriów:
#01 Kontekst
Pierwszą rzeczą, jaką powinieneś rozważyć, jest: co mógłbyś najprawdopodobniej wykonać, biorąc pod uwagę to, gdzie jesteś i jakimi narzędziami dysponujesz?
#02 Dostępny czas
Ile masz teraz dostępnego czasu? To, co możesz zrobić, ograniczane jest przez to, ile masz wolnego czasu, nim będziesz musiał zrobić coś innego.
#03 Dostępna energia
Choć w niektórych przypadkach możliwe jest zwiększenie zasobów swojej energii poprzez zmianę otoczenia bądź przekierowanie koncentracji, to jest to wszystko, co możesz w tej materii zrobić. Poziom twojej energii waha się w ciągu dnia. Wybierz zadania, które odpowiadają Twojemu poziomowi sił w danym momencie.
#04 Priorytety
Mając dany kontekst, przy określonych zasobach czasu i energii, kolejnym istotnym kryterium wyboru działania są priorytety: “Co jest najważniejsze do zrobienia?”.
Aby na zakończenie dnia nie odczuwać dyskomfortu z powodu spraw, których nie zrealizowałeś, powinieneś podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące swoich obowiązków, celów i wartości.
Uwagi końcowe
Oto ona metoda GTD®. Niezależnie od innych warunków, przy realizacji zadań przechodzimy przy realizacji zadań przechodzimy przez pięć istotnych etap. Gromadzimy sprawy, które angażują naszą uwagę; analizujemy ich znaczenie i to, co należy z nimi zrobić; porządkujemy wyniki i przeglądamy je jako możliwe opcje działań, które należy wykonać.
“Sposobem na odzyskanie kontroli nad dowolną rzeczą — czy jest nią Twoja kuchnia, firma, czy świadomość — jest gromadzenie, analizowanie, porządkowanie, przeglądanie i działanie!” – David Allan
Nie ma jednego sposobu i idealnej metody na doprowadzenie do perfekcji naszej osobistej efektywności i organizacji, ale są rzeczy, które możesz zrobić, aby je poprawić. Bycie zorganizowanym oznacza, że każda sprawa zajmuje właściwe miejsce w stosunku do znaczenia, jakie ma dla Ciebie.
Czy chcesz być spokojną, zorganizowaną, produktywną, odnoszącą sukcesy i szczęśliwą osobą? Jeśli tak to koniecznie zapoznaj się z książkami Davida Allena na temat metody Getting Things Done. Opisany w nich system GTD®, z pewnością pomoże Ci ukształtować lepsze nawyki, mieć mniej stresu i działać wydajniej.
Dlaczego więc nie spróbujesz metody GTD®? Co masz do stracenia?
Kontroluj swój czas i swoje życie!
Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności
Książka, od której powinieneś zacząć swoją przygodę z metodą GTD to światowy hit – Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Znajdziesz w niej szczegółowy opis GTD i wszystkich jej elementów. Dowiesz się jak przezwyciężyć uczucie niepokoju, jak skończyć z nawykiem odkładania spraw na później i osiągnąć stan ultra-wysokiej produktywności.
Obecnie na rynku dostępne jest odświeżone wydanie tej kultowej już pozycji, Bardziej oddaje ono wyzwania jakie stawia przed nami współczesny świat i era cyfrowa. Co prawda techniki GTD są wciąż aktualne, jednak zmieniło się wiele aspektów rzeczywistości, a co ważniejsze, znacznie rozszerzył się krąg osób, do których David Allen chce dotrzeć ze swoim przesłaniem. Dlatego od czasu pierwszego wydania radykalnie przeredagował cały tekst.
Lektura GTD sprawi, że w świecie, który wydaje się coraz bardziej intensywny i złożony, będzie ci łatwiej zastosować zasady GTD w sposób bardziej usystematyzowany.
Getting Things Done to twój przewodnik w drodze do osiągnięcia uczucia zrelaksowania i koncentracji, co charakteryzuje stan najwyższej efektywności. Przejmij stery swojego życia i zapomnij, co to stres!
Getting Things Done w praktyce. 10 kroków do efektywności bez stresu
Praktyka czyni mistrza. Dlatego gdy już poznasz dobrze teoretyczne podstawy GTD musisz przejść do działania!
Getting Things Done w praktyce. 10 kroków do efektywności bez stresu to podręcznik praktycznego stosowania metody GTD. Wyjaśniono tu wszystkie potrzebne zasady i założenia oraz wskazano cele do osiągnięcia na poszczególnych etapach. W każdym rozdziale przedstawiono ćwiczenia i wyzwanie, z którym musisz się uporać, techniki pracy, szereg porad, a także nieco bardziej szczegółowe wskazówki. Za pomocą opisanych sposobów i narzędzi z łatwością uczynisz GTD częścią codziennego stylu pracy i stylu życia.
Książka jest napisana tak, aby stanowić możliwie jak najprzydatniejszy zestaw instrukcji, z którego skorzystają zarówno doświadczeni praktycy GTD, jak i osoby początkujące. Przekonaj się, jak bardzo satysfakcjonująca jest osobista efektywność! Wykonaj opisane w książce 10 kroków, a zwiększysz swoją produktywność. W “bonusie” dostaniesz coś jeszcze ważniejszego – odzyskasz spokój i radość z życia.
Krocząc ścieżką wiodącą do mistrzostwa GTD, zyskasz większe, długoterminowe korzyści w pracy i życiu osobistym. Wprowadzanie metod GTD do swojego życia — przez resztę swojego życia — pozwoli Ci utrzymać się na tej ścieżce do mistrzostwa!
Zostań mistrzem! Przekonaj się, jak bardzo satysfakcjonująca jest osobista efektywność!
Getting Things Done dla nastolatków. Jak ogarnąć wiele spraw i zyskać mnóstwo czasu
Jeśli masz dzieci powinieneś zadbać o ich przyszłość. Świat stawia przed młodymi ludźmi wiele wyzwań.
Getting Things Done dla nastolatków. Jak ogarnąć wiele spraw i zyskać mnóstwo czasu została opracowana z myślą o młodszych czytelnikach, którzy muszą sobie radzić z niespotykanym przez nich nigdy wcześniej zalewem informacji i spraw wymagających częstego podejmowania decyzji.
Zaprezentowano tu bogaty zestaw narzędzi, dzięki którym ograniczanie stresu i koncentracja stają się dużo łatwiejsze. Poszczególne techniki zostały przedstawione w prosty, a przy tym niebanalny i interesujący sposób. Dzięki nim już w młodym wieku, można sobie wyrobić dobre nawyki i zachowania, które na pewno pomogą i będą procentować w dorosłym życiu.
Z tej książki mogą się wiele nauczyć nie tylko młodzi ludzie, ale też dorośli, rodzice, nauczyciele, opiekunowie czy wychowawcy.
Podaruj swojemu dziecku szansę na rozwój i lepsze życie!
