Jak być produktywnym? Istnieje wiele metod i teorii na temat produktywności. Poszukujemy ciągle sposobów co zrobić, aby być bardziej wydajnym i skutecznym. Podświadomie wszyscy wiemy co trzeba robić, aby być bardziej produktywnym. Produktywność w gruncie rzeczy sprowadza się do realizacji tego co sobie założyłeś i zaplanowałeś, że chcesz wykonać. Aby być produktywnym powinieneś zachować żelazną dyscyplinę, być wytrwały, unikać prokrastynacji i działać, aż osiągniesz swój cel. Co może nam w tym pomóc? Poznaj kilka teorii, z których większość została naukowo przebadana, przetestowana i wypróbowana. Okazały się one przydatne, jeśli chodzi o poprawę produktywności. Mogą sprawdzić się też w Twoim przypadku.

Oto 7 naukowych sposobów na zwiększenie produktywności

#1 Zasada pareto 80/20

Stosunkowo często przytaczana zasada Pareto stwierdza, że w przypadku wielu wydarzeń około 80% skutków wynika z 20% przyczyn np. 20% pracowników firmy produkuje 80% wszystkich produktów; 20% klientów przynosi firmie 80% zysków; 20% przeczytanego tekstu pozwala nam zrozumieć 80% treści, 20% błędów powoduje 80% zgłoszeń serwisowych, 20% zadań zajmuje 80% czasu itp.

Schemat teoretyczny leżący u podstaw tej zasady został odkryty przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto. Analizował on dane statystyczne o dochodach ludności we Włoszech w 1897 roku. Na tej podstawie stwierdził, że 80% majątku we Włoszech jest w posiadaniu 20% mieszkańców kraju. W szerszym kontekście, nazwy „zasada Pareto” użył  w 1941 roku po raz pierwszy Joseph Juran. W pracach nad poprawą jakości i usprawnianiem produkcji sformułował on tę zasadę jako ang. – „vital few (20%) and trivial many (80%)” (kluczowych 20% i wiele nieistotnych 80%).

Wartości 20 i 80 nie powinno się traktować jako jedyne słuszne rozwiązanie. Ta proporcja w rzeczywistości może być mniejsza lub większa. Natomiast jest to proporcja stosunkowo często pojawiającą się w obserwacjach – rozkład wielu cech przyjmuje właściwe stosunek 20 do 80%.

Zasada Pareto ułatwia analizowanie przyczyn źródłowych problemów, pozwala ustalać priorytety oraz wspomaga organizację czasu, przez co osiąga się maksymalne wyniki przy minimalnym nakładzie czasu.

Co jest najważniejsze?

Wszystko, co robimy, można więc podzielić na dwie kategorie. Pierwsza rzeczy „ważne”, druga „nieważne”. Skupienie swojej uwagi, energii i działania na rzeczach „ważnych” przynosi największe efekty, natomiast angażowanie się w zajęcia z cześć „nieważne” jest nieefektywne.

Kluczem do sukcesu jest więc zidentyfikowanie tych najbardziej istotnych czynników, które są odpowiedzialne za największą część końcowego wyniku. Aby być bardziej produktywnym inwestuj czas w zadania i zajęcia, które w głównej mierze są odpowiedzialne za końcowy rezultat i kreują największą wartość. Warto, więc dobrze się zastanowić i wybrać rzeczywiście najkorzystniejsze dla sukcesu danego przedsięwzięcia działania.

Z zasady tej płynie również, taki wniosek, że nie ma większego sensu bycie perfekcjonistą. Są oczywiście krytyczne dziedziny, gdzie zmierzamy do wartości 100% jak ochrona zdrowia i życia ludzkiego, obszary związane z zapewnieniem bezpieczeństwa np. w lotnictwie, w których „perfekcja” i brak błędów są niezbędne, jednak w większości przypadków nie jest to, aż tak ważne. Po co, więc inwestować więcej czasu i pieniędzy niż jest to konieczne? Pamiętaj zrobione jest często dużo lepsze niż perfekcyjne.

Sprawdź: Jak perfekcjonizm miesza Ci w głowie?

80% wyników wynika tylko z 20% przyczyn

#2 Efekt Hawthorne 

Efekt Hawthorne’a jest zjawiskiem psychologicznym, które wywołuje polepszenie ludzkiego zachowania lub wydajności w wyniku zwiększonej uwagi innych.

Zjawisko to odkryte zostało przez Eltona Mayo podczas badań nad wydajnością pracy wśród pracowników Western Electric Company w amerykańskiej fabryce „Hawthorne Works” . Badacze przeprowadzający eksperyment próbowali mierzyć, w jakich warunkach oświetleniowych wydajność pracy będzie wzrastać. Okazało się, że wydajność pracy wzrastała zarówno w grupach eksperymentalnych, jak i kontrolnych, czego przyczyną było, jak wnioskowali badacze, zaangażowanie się naukowców w proces badawczy i ich ciągła obecność, dzięki czemu osoby badane starały się pracować coraz bardziej wydajnie w trakcie trwania doświadczenia. Świadomość robotników, że są oni obiektem czyjegoś zainteresowania, spowodowała, że pracowali wydajniej i byli bardziej podatni na współpracę.

Wnioski z badania mogą być zwłaszcza przydatne dla liderów i menedżerów, ponieważ wskazują, w jaki sposób powinni się oni zachowywać wobec swoich pracowników oraz jaka powinna być organizacja miejsca pracy. Mayo zwrócił również uwagę na znaczenie nieformalnych kontaktów, które wytwarzają się między pracownikami i ich wpływ na efektywność w miejscu pracy.

Jak możesz to wykorzystać do zwiększenia swojej osobistej produktywności?  Jako ludzie jesteśmy czasami zaniepokojeni tym, jak jesteśmy postrzegani, przywiązujemy często niesłusznie zbyt dużą wagę do opinii innych ludzi. Nasz umysł działa podświadomie. Troszczymy się o naszą reputację społeczną i chcemy być dobrze odbierani przez osoby z naszego otoczenia.

Powiedz inny o swoich zamiarach

Chociaż efekt Hawthorne działa głównie w odniesieniu do organizacji środowiska pracy i w oparciu o to, jak inni traktują nas, możesz wykorzystać go na swoją korzyść. Na przykład, gdy myślisz o rozpoczęciu jakiegoś nowego przedsięwzięcia lub chcesz osiągnąć jakiś cel, o którym jeszcze nikt nie wie, możesz powiedzieć o swoich zamiarach swoim znajomym oraz poprosić ich, aby co jakiś czas pytali Cię o postępy jakie uczyniłeś w drodze do jego realizacji.

Twoja motywacja, aby dotrzymać danego słowa może być wtedy większa. Zastanów się więc, z kim chcę podzielić się moimi celami? Jak już to określisz wybierz najlepszy według Ciebie moment i sposób, aby im o tym powiedzieć. Twoja motywacja, aby dotrzymać danego słowa i działać bardziej produktywnie może być wtedy większa.

W założeniu korzystając z efektu Hawthorne wykorzystujesz oczekiwania ludzi do zmotywowania siebie.

„Nie składaj obietnic, jeśli nie jesteś pewny, czy zamierzasz ich dotrzymać”.

#4 Efekt Zeigarnik

Zapewne znasz to uczucie, kiedy zostawisz coś niedokończonego i masz to ciągle z tyłu głowy. Myślisz o tym i nie daje Ci ono spokoju, aż do momentu kiedy wykonasz to zadanie w całości i osiągniesz swój cel. Doświadczasz tzw. „efektu zeigarnik”.

Efekt ten został odkryty i opisany przez Blumę Zeigarnik w 1927 r., według tej teorii zadania przez nas niewykonane pamiętane są przez nas lepiej niż zadania wykonane.

Praktycznym przykładem występowania efektu Zeigarnik może być kelner, który lepiej pamięta  klientów, którzy jeszcze nie zapłacili rachunku, niż tych, którzy już opuścili restaurację.

Po prostu rozpocznij

Z tego zjawiska, można wyciągnąć wniosek, który może zwiększyć naszą produktywność. Jeśli chcesz wykonać jakieś zadanie na którym Ci zależy, to powinieneś je rozpocząć, nawet jeśli nie wykonasz go od razu w całości. Zaczniesz w ten sposób myśleć o tym niedokończonym, a rozpoczętym zdania i będziesz miał większą motywację, aby je szybko wykonać i uwolnić się od tego dręczącego uczucia, że coś na Tobą wisi.

Jeśli zmagasz się z prokrastynacją, po prostu rozpocznij – „efekt zeigarnik”, zrobi za Ciebie resztę. Twój umysł nie da Ci spokoju, aż w końcu zrobisz to co masz zrobić.

„Nie musisz być wielki by zacząć, ale musisz zacząć, by być wielkim”.

#5 Teoria oczekiwań

Teoria oczekiwań stworzona przez Victora Vrooma opiera się na założeniu, że motywacja danej osoby zależy od dwóch głównych czynników:

  • jak silne jest nasze pragnienie
  • jakie jest prawdopodobieństwo zaspokojenia pragnienia.

Teoria ta zakłada, że ludzie podejmując pracę, mają różne oczekiwania dotyczące konsekwencji swoich zachowań i w racjonalny sposób dokonują kalkulacji ponoszonych nakładów i spodziewanych korzyści. Jako ludzie mamy wybór w jaki sposób możemy się zachować i dokonujemy go w zależności od oczekiwanych wyników.

Motywacja mobilizuje nas do poniesienia wysiłku, który wraz z połączeniem indywidualnych umiejętności, którymi dysponujemy oraz warunkami otoczenia prowadzi nas do oczekiwanych rezultatów i osiągnięć w pracy.

Osiągnięcia te skutkują różnymi wynikami, przy czym każdemu z nich przypisywana jest inna wartościowość. Naturalnie zakładamy, że wzrost poniesionego wysiłku zaowocuje wyższymi osiągnięciami.

Podejmując się jakiegoś działania, myślimy o tym, jakie rezultaty to działanie przyniesie. Ile wysiłku będziemy musieli włożyć, aby osiągnąć cel oraz jak duże znaczenie lub nagrodę uzyskamy gdy go zrealizujemy. W założeniu jesteśmy zmotywowani przez oczekiwane rezultaty im wyższa spodziewana nagroda tym wydajniej pracujemy.

Jeśli jesteśmy przekonani, że dobre wykonanie pracy zapewni nam zadowolenie, zarówno w kategoriach wewnętrznych, jak i zewnętrznych wynagrodzeń, oraz gdy praktyka potwierdza te założenia, będziemy bardziej zaangażowani w wykonanie tej pracy.

Pomyś o nagrodzie

Aby zwiększyć swoją produktywność myśl o korzyściach i nagrodzie, którą uzyskasz z tytułu zrealizowanego zadania. Wizualizuj efekty swoje pracy, stwórz mentalny obraz w swoim umyśle, który będzie Cię popychał do ukończenia zadania.

Jeśli to możliwe staraj się, aby oczekiwane przez Ciebie korzyści miały bardziej charakter emocjonalny, poczucie spełnienia, satysfakcji, dumy, a nie tylko wymiar fizyczny i materialny. Wykorzystuj swoje cele, by się rozwijać, wyznaczać nowe granice swojej strefy komfortu. Niech wizja końca i płynących z jej spełnienia korzyści prowadzi Ci na przód.

Korzystaj z teorii oczekiwań, pomyśl o końcowych efektach i zadaj sobie pytanie: Dlaczego mają one dla mnie tak duże znaczenie? Jeśli Twoje „dlaczego” będzie dostatecznie mocne Twoja motywacja do pracy i osiągnięcia celu będzie dużo wyższa i automatycznie będziesz działał bardziej skutecznie.

„Ludzie, którzy wciąż zdobywają szczyty to ci, którzy posiadają wizję zanim jeszcze nagroda jest wygrana. Widzą zwycięstwo wcześniej niż ktokolwiek”.

#5 Prawo Parkinsona

Prawo według którego, „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”Prof. C. Northcote Parkinson
brytyjski historyk wojskowości, przedstawił tą tezę w 1955, żartobliwie szydząc z biurokracji i pokazując przyczyny i skutki jej rozrostu.

Jeśli mamy określony z góry czas na wykonanie jakiegoś zadania to często zużywamy praktycznie cały dostępny czas na jego wykonanie. Ludzie często rozwlekają swoje zadania, mimo że mogliby je wykonać szybciej, jednak samo to że mają dostępny czas sprawia, że nie cały ten okres, którym dysponują jest wykorzystywany w sposób produktywny.

Jeśli ktoś daje Ci na wykonanie zadania godzinę, a Ty wiesz że możesz to zrobić w 20 minut to i tak jest duże prawdopodobieństwo, że oddasz to skończone zadanie po godzinie. Czasami ludzie postępują tak w obawie, że następnym razem dostaną mniej czasu i wolą mieć większy zapas.

Określaj czas na zadania

Zadania, które wykonujesz powinny mieć określony termin do kiedy należy je wykonać, bez tego będą przeciągały się w „nieskończoność”. Jednak, aby być bardziej skutecznym ten czas nie może być zbyt długi, nie powinno być dużych buforów, bo wówczas pojawia się marnotrawstwo.

Jak być jeszcze bardziej skutecznym? Połącz prawo Parkinsona z regułą Pareto. Ze wszystkich zadań, jakie masz wykonać, wybierz te, które przynoszą Ci największe efekty i uzysk („magiczne” 20%), a następnie na ich wykonanie wyznacz sobie ambitne krótkie terminy, aby zmusić się do działania. Pomyśl też o nagrodzie jaką uzyskasz z osiągnięcia swojego celu.

„Każda praca zajmie cały przewidziany na nią czas lub więcej”.

#6 Prawo Hofstadtera

W opozycji do prawa Parkinsona stoi inne prawo Hofstadtera. Według tego prawa „zrobienie czegoś zawsze zajmuje więcej czasu niż się spodziewasz”. Prawo Hofstadtera związane jest z niedoszacowaniem czasu na wykonanie danego zadania. Im zadanie bardziej wymagające, niejasne, w szczególności którego wcześniej nie wykonywaliśmy, tym mniej trafnie szacujemy czas na jego zrealizowanie.

Przetrafia się to wielu z nas. Myślimy, że wyrobimy się z wykonaniem danego zadania w określonym czasie, a w rzeczywistości na skutek różnych okoliczności, których nie wzieliśmy pod uwagę czas realizacji się wydłuża.

Wyważenie prawa Parkinsona z prawem Hofstadtera bywa trudne. Z jednej strony nie chcemy przeciągać wykonania zadania, z drugiej strony zadania przeważnie trwają dłużej niż to sobie zakładamy.

Aby być bardziej produktywnych raczej daj przewagę prawu Parkinsona.Określaj krótsze terminy na wykonanie, nawet jeżeli zostaną one przekroczone i pojawi się konieczność ich przesunięcia. W końcowym rozrachunku może być to strategia bardziej skuteczna niż zakładanie dużych buforów czasowych na samym początku.

Miej jednak świadomość tego, że rzeczywistość bywa często dużo bardziej skomplikowana niż nam się wydaje i warto brać pod uwagę różne warianty i ewentualności, które mogą mieć wpływ na naszą produktywność i dotrzymanie zakładanych terminów.

„Wszystko zajmuje więcej czasu, niż byśmy tego chcieli i więcej niż zakładamy”.

#7 Technika Pomodoro

Technika Pomodoro to technika zarządzania czasem, która proponuje podział pracy na interwały, tradycyjnie o długości 25 minut, rozdzielone krótkimi przerwami. W założeniu twórców tej medoty technika Pomodoro uczy, jak pracować efektywnie z czasem, zamiast z nim walczyć.

Z reguły jedno „pomodoro” to 25 minut pracy, 5 minut przerwy. Jeśli zadanie jest bardziej czasochłonne możesz zrobić kilka „pomodoro” podrząd. Po czterech „pomodoro”, warto zrobić sobie dłuższą przerwę 20-30 min.

Według zwolenników techniki pomodoro, jesteśmy bardziej produktywni, kiedy w trakcie pracy robimy sobie krótkie przerwy, w porównaniu gdybyśmy pracowali nieprzerwanie przez dłuższy czas. Podział pracy na w miarę krótkie odcinki czasowe pozwala na pracę w skupieniu – łatwiej się skoncentrować, gdy wiesz, że będziesz pracował przez z góry określony czas.

Pamiętaj o dyscyplinie

Technika ta jednak wymaga dyscypliny, jeśli po 25 minutach pracy robisz sobie przerwę, powinna być ona rzeczywiście, krótka. Ma ona w założeniu pozwolić Ci tylko na chwilę oderwać się od zadania, nad którym pracujesz i umożliwić odświeżenie umysłu. Po ok. 5 min powinieneś wrócić do pracy. Twoja przerwa nie może się przeciągać i trwać dłużej niż czas, który poświęcasz na pracę, bo wówczas ta technika staje się mało efektywna jeśli chodzi o większą produktywność. Technika Pomodoro bardzo prosta technika zarządzania czasem, którą możesz zastosować praktycznie od zaraz.

„Każda praca jest możliwa do wykonania, jeśli podzielić ją na małe odcinki”. – Abraham Lincoln

Oto 7 naukowo badanych sposobów, które mogą pomóc Ci w zwiększeniu produktywności. Poeksperymentuj z nimi i sprawdź co sprawdza się w Twoim przypadku. Stosowanie w praktyce i łączenie ze sobą tych poszczególnych technik, praw i teorii może przynieść Ci jeszcze większe korzyści.

Twoje podejście do pracy, dobre nawyki i rozwijanie swoich mocnych stron i umiejętności są mieszanką, która pozwoli Ci osiągać to co sobie postanowisz. Jeśli interesuje Cię temat produktywności sprawdź też: 12 nawyków, które pomogą Ci zwiększyć produktywność oraz 40 sposobów jak być bardziej produktywnym

A Ty co robisz, aby być bardziej produktywnym? Może znasz jeszcze inne naukowo potwierdzone teorie, które mogą poprawić naszą efektywność? Podziel się swoją opinią i wiedzą w komentarzu.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj