Jak rozwiązywać problemy? 5 kroków, aby rozwiązać każdy problem

Nie licz na życie bez problemów. Problemy są stałym elementem życia. Życie to ciąg różnego rodzaju problemów, trudności i przeszkód do pokonania. Umiejętność jak rozwiązywać problemy jest kluczowa, aby lepiej radzić sobie w życiu i osiągać sukcesy. Problemy i kryzysy praktycznie nigdy się nie kończą. Problemów nie unikniesz, jednak masz wpływ na sposób w jaki reagujesz na problemu i jak sobie z nimi radzisz. 

Tym co wyróżnia ludzi sukcesu jest to, że są nastawieni na rozwiązanie. Potrafią odpowiednio reagować na problem i go w sposób efektywny oraz skuteczny rozwiązać. Ludzie bez sukcesów tego nie potrafią. Ludzie sukcesu wykazują opanowanie nawet w kryzysie, starają się dostrzec pozytywne strony zaistniałej sytuacji, potrafią wyciągać naukę z problemów, a przede wszystkim koncentrują się na rozwiązaniu problemu. Nie tracą niepotrzebnie czasu i sił na robienie wymówek, narzekanie, szukaniu winnych. Wykazują inicjatywę i mają odwagę wziąć na siebie odpowiedzialność za poradzenie sobie z problemem.

Skutecznego i efektywnego rozwiązywania problemów jesteś w stanie się nauczyć. Rozwiązywanie problemów wymaga systematycznego i zorganizowanego podejścia. Stosując odpowiednia metodę rozwiązywania problemów możesz sobie poradzić praktycznie z każdym wyzwanie w życiu zawodowym czy osobistym. Jak skutecznie rozwiązywać problemy? Oto pięć kroków, dzięki którym rozwiążesz praktycznie każdy problem. Zaczynamy!

“Nieważne, co ci się przytrafia, ważne, jak to wykorzystasz. Życie przypomina grę w pokera.Nie masz wpływu na to, jakie dostaniesz karty – ale tylko od Ciebie zależy, jak rozegrasz partię”.
– Regina Brett

Jak skutecznie rozwiązywać problemy? 5 kroków, aby rozwiązać każdy problem

 #01 Określ problem w sposób jasny i precyzyjny

Sukces w rozwiązaniu problemu tkwi w dobrej definicji problemu. Można powiedzieć, że właściwie zdefiniowany problem jest już w połowie rozwiązany. 

Często jest tak, że marnujemy czas na poszukiwanie na oślep rozwiązania sytuacji, gdy do końca nie znamy i nie rozumiemy istoty problemu. Zdefiniuj wpierw z tym masz do czynienia, określ co jest problemem. Jeśli rozwiązujesz problem w grupie osób, ustalcie wspólną definicję problemu, aby każdy rozumiał go w ten sam sposób.

#02 Ustal możliwe przyczyny problemu

W rozwiązywaniu problemów istotne jest znalezienie przyczyny źródłowej problemu. Tylko znając prawdziwą przyczynę, która problem wywołała można mu skutecznie i efektywnie zaradzić. Zadaj sobie pytanie: “Jakie są możliwe przyczyny zaistnienia danego problemu?”.

Postaraj się odkryć przyczyny problemu, które wydają Ci się oczywiste, a także takie które nie są na “pierwszy rzut oka” tak jasne.  Czasem jest tak, że wydaje nam się, że coś jest przyczyną problemu, a są to tylko skutki, albo objawy. Natomiast rzeczywiste źródło problemu leży gdzieś indziej. Mogą Ci w tym pomóc pytania pomocnicze. Od czego zaczęły się kłopoty? Skąd się właściwie wzięły? Kiedy się pojawiły? Jaki czynnik je wyzwolił? Co uległo zmianie w ostatnim czasie, powodując wystąpienie problemu? itp.

Istnieje wiele metod dochodzenia do przyczyn źródłowych problemu (np. burza mózgów, wykres Pareto, diagram Ishikawy zwany “rybią ością”, karty kontrolne, historgramy, diagramy korelacji FMEA itp.). Jedną ze stosunkowo prostych i skutecznych metod, która może Ci też pomóc w znalezieniu przyczyny problemu jest metoda 5 Why (5xDlaczego).

Metoda 5 Why polega na zadaniu pytania: “Dlaczego…(tu wstaw problem)” i po udzieleniu odpowiedzi zadajemy kolejne pytanie: “Dlaczego…(tu wstaw odpowiedź na poprzednio zadane pytanie)”. Tego typu zapytania powtarzamy średnio do 5 razy. Stąd też nazwa tej metody 5 Why. W praktyce często jest tak, że odpowiedź na piąte pytanie “Dlaczego” wskazuje przyczynę źródłową problemu. Metoda ta skłania do analitycznego myślenia i samodzielnej identyfikacji problemu. Nie wymaga od pracowników żadnego specjalistycznego przygotowania. Jest prostym narzędziem pomocnym w rozwiązywaniu problemów, łatwym do zastosowania praktycznie w każdej sytuacji.

Unikaj pokusy i skłonności, która polega na przechodzeniu od definicji problemu do proponowania rozwiązania, gdy nie rozumiejąc dobrze przyczyny problemu. Aby skutecznie rozwiązać problem potrzebna jest trafna diagnoza. Trzeba przeprowadzić wnikliwą analizę, zanim zaproponujesz rozwiązanie i podejmiesz próbę rozwiązania problemu.

#03 Zaproponuj rozwiązania problemu

Gdy wiesz w czym jest problem i jaka jest jego przyczyna możesz zacząć poszukiwać rozwiązań tego problemu. Uruchom swoją wyobraźnie i kreatywność. Pomyśl i zadaj sobie pytanie: “Jakie są wszystkie możliwe rozwiązania tego problemu?” Nie ograniczaj się wygeneruj możliwie dużą liczbę pomysłów zarówno tych bardziej i mniej oczywistych. Na początku nie odrzucaj żadnego rozwiązania, nawet tego które w pierwszej chwili wydaje Ci się absurdalne i niemożliwe do zastosowania. Zawsze stawiaj sobie pytanie: “Jakie jeszcze inne rozwiązanie jest możliwe?”.

Może być też tak, że przypadku niektórych problemów najlepszym rozwiązaniem będzie nie podejmowanie żadnych działań. Czasami potrzeba uzyskać dodatkowe informacje. W innej sytuacji, zdasz sobie sprawę, że problem nie dotyczy Ciebie i jego rozwiązanie trzeba przekazać komuś innemu, kto odpowiada za tą konkretną kwestię czy obszar odpowiedzialności.

Pamiętaj jakość rozwiązania rośnie wprost proporcjonalnie do liczby rozwiązań, które bierzesz pod uwagę.

“Jeśli weźmiesz jedną dziesiątą energii, którą tracisz na narzekanie, i wykorzystasz ją do rozwiązywania problemów – będziesz zdumiony, jak dobrze sprawy mogą się układać”. – Randy Pausch

#04 Ustal rezultaty i wybierz najlepsze rozwiązanie

Gdy już wymyślisz możliwe rozwiązania problemu, aby dokonać trafnej selekcji i wybrać najlepsze rozwiązanie określ rezultaty, jakie ma nieść ze sobą wybrany wariant.

Podjęcie dobrej decyzji i wybranie najlepszego rozwiązania jest bardzo ważne. Czasem wybieramy jakieś rozwiązanie, które wydaje nam się właściwe, wdrażamy je w życie i okazuje się ono nieskuteczne. Co gorsza może być tak, że nie rozwiązaliśmy problemu, a sytuacja jeszcze się pogorszyła w porównaniu ze stanem sprzed podjęcia działań.

Dlatego też, gdy przystępujesz do działania i praktycznego rozwiązania problemu upewnij się, że rozwiązanie, które wybrałeś, przyniesie efekty na jakiś Ci zależy.

#05 Określ termin i zakres odpowiedzialności

Kiedy już podjąłeś decyzję co do najlepszego rozwiązania wyznacz “deadline” – nieprzekraczalny termin jego wprowadzenia w życie. Określ też zakres odpowiedzialności – kto co ma zrobić lub weź odpowiedzialność na siebie. Zdefiniuj też kryteria sukcesu. Z ich pomocą będziesz mógł jednoznacznie ocenić, czy wybrany sposób działania okazał się rzeczywiście skuteczny.

Dyskusja na temat sposobu rozwiązania problemu, która nie prowadzi do uzgodnienia wybranego wariantu, określenia konkretach działań do wykonania i której nie towarzyszy wyznaczenie daty realizacji oraz zakresu odpowiedzialności prowadzi jedynie do tego, że problem będzie nie rozwiązany, albo będzie się wciąż powtarzał.

Gdy już wszystko będzie ustalone podejmij działanie, wdróż rozwiązanie w życie i pozbądź się problemu raz na zawsze!

“Kto myśli o problemach – ma problemy. Kto myśli o rozwiązaniach – ma rozwiązania”. – Nikolaus B. Enkelmann

Uwagi końcowe

Systematyczne podejście do rozwiązywania problemów to podstawa sukcesu. Stosuj w praktyce ten 5 stopniowy sposób radzenia sobie z problemami, aż stanie się on Twoim dobrym nawykiem. Zdziwisz się jak zwiększy się Twoja skuteczności oraz o ile lepsze będą rezultaty Twoich działań. 

Umiejętność rozwiązywania problemów ma wiele zalet. Podstawową jest możliwość rozwiązywania coraz większych i ważniejszych problemów. Ludzie, którzy potrafią rozwiązywać problemy są doceniani, poszukiwani na rynku pracy i dobrze wynagradzani za swoje umiejętności. Rozwój kariery i sukces są w dużej mierze uzależnione od zdolności rozwiązywania problemów.

Poza tym, gdy nauczysz się radzić sobie z problemami i będziesz je skutecznie rozwiązywał, wzrośnie też Twoje poczucie własnej wartości. Z każdym kolejnym rozwiązanym problemem będzie rosła Twoja pewność siebie. Twoja wiara we własne siły i możliwości radzenia sobie z wyzwaniami będzie coraz większa. Dzięki czemu będziesz mógł rozwiązywać jeszcze poważniejsze problemy i uzyskiwać jeszcze bardziej znaczące wyniki. Pamiętaj Twoja zdolność rozwiązywania problemów decyduje w dużym zakresie o tym co osiągasz!

“Usuń ze swojego słownika słowo problem i zastąp słowem wyzwanie. Życie stanie się nagle bardziej podniecające i interesujące”. – Albert Camus

A Ty jak radzisz sobie z problemami?