Zasada OATS to prosty schemat działania przydatny przy zarządzaniu czasem. To skuteczna procedura, która jest podstawą prawdziwie efektywnej kontroli nad własnym czasem. Opisuje ją Mike Clayton – pracownik naukowy, konsultant, menadżer projektów, trener, autor i mówca – w swoje książce „Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania„. Mike Clayton przez lat badał techniki stosowane przez ludzi sukcesu w zakresie dotrzymywania terminów i osiągania bardzo wysokich wyników. Połączył swoją wiedzę ekspercką dotyczącą prowadzenia projektów ze zrozumieniem zasad psychologii, co pozwoliło mu opracować szeroki zestaw narzędzi pomocnych w zarządzaniu czasem. Jedną z takich metod zarządzania czasem jest procedura OATS. Kiedy sięgnąć po OATS? Planowanie według OATS jest przydatne gdy masz do wykonania jakieś zadanie, projekt, chcesz osiągnąć określony cel. Może być skuteczne w różnych ramach czasowych. Możesz w ten sposób zaplanować dzień, tydzień, miesiąc, a nawet nadchodzący rok. Zasada OATS składa się z czterech kroków przyjrzyjmy się im po kolei. Zaczynamy!

„Niech czas zacznie pracować dla Ciebie!”

Zasada OATS – 4 kroki aby zapanować nad swoim czasem

Outcomes (wyniki)

Planowanie w oparciu o OATS zaczyna się od określenia wyników (ang. outcomes). Jeśli np. planujesz następny dzień, możesz zadać sobie pytanie: „Co chcę zmienić przed końcem dnia jutrzejszego?”. Zdefiniuje to twoje wyniki na następny dzień. W podobny sposób możesz wyznaczyć swoje osiągnięcia na następny tydzień, miesiąc, kwartał albo rok. Aby zachować odpowiednią koncentrację wyznaczać sobie między 3 a 5 wynikami dziennie lub tygodniowo (maksymalnie 7).

Przykładem takiego wyniku może być: „Do wieczora wyślę ofertę do klienta X„; „Do wieczora skończę pierwszy rozdziału mojej pracy dyplomowej” itp.. Dobry sposób wyrażania pożądanych wyników polega na stwierdzeniu, co będzie wyglądało inaczej na koniec dnia lub innego okresu.

Activities (działania)

Kiedy ustalisz już swoje wyniki, następnym krokiem jest przemyślenie działań, które trzeba wykonać, aby je zrealizować. Ten proces jest podobny do popularnego podejścia do tworzenia list zadań do zrobienia. Ma jednak taką przewagę, że każde działanie na twojej liście motywowane jest czymś, czego ważność już określiłeś. W pierwszym kroku procedury OATS ustaliłeś swoje wyniki, teraz pod każdym z nich wypisz czynności, które przyczynią się do osiągnięcia każdego z nich.

Sprawdź: Lista rzeczy do zrobienia. Dlaczego nie realizujesz zadań z listy „To Do”?

Time (czas)

Trzeci krok w procedurze OATS polega na zastanowieniu się nad każdą czynnością, którą masz w planie na nadchodzący dzień, tydzień, miesiąc lub dłużej, i oszacowanie, ile czasu zajmie ci ich ukończenie. Jest to być może najbardziej podchwytliwe zadanie. Dlatego, że większości z nas nie za dobrze wychodzie szacowanie czasu, jaki coś nam zajmie.

Do głównych powodów dlaczego szacowanie czasu jest trudne należą nierealistyczne oczekiwania, nieprzewidziane problemy, niekooperatywni współpracownicy i niechciane przerwy w pracy. Szczególnie trudno nam się szacuje, gdy nigdy wcześniej nie wykonywaliśmy danego zadania albo gdy nasze zadanie uzależnione jest od dostarczenia wyników przez inne osoby. Bądź świadom tych czynników i wkomponuj je w swoje szacunki

Schedule (harmonogram)

Kiedy już oszacowałeś czas, jaki zajmie ci wykonanie każdej z czynności, ostatnim krokiem jest wpisanie ich w harmonogram dnia. Zanim to zrobisz, upewnij się, czy twój kalendarz zawiera twoje aktualne zobowiązania, dlatego że będziesz musiał w nie wpasować zadania. Zobowiązania te obejmują takie sprawy, jak spotkania, dyżury oraz zajęcia stałe, jak np. odbieranie dzieci ze szkoły czy zajęcia na siłowni.

Duże, skomplikowane, ważne czynności powinieneś umieścić w planie dnia w tych godzinach, kiedy jesteś najbardziej efektywny. Każdy z nas ma momenty w ciągu dnia, kiedy czujemy się bardzo dobrze i pracuje nam się efektywnie, oraz takie, kiedy nasza forma intelektualna i fizyczna spada. Jeśli jesteś „skowronkiem” -najlepiej pracuje ci się wcześnie rano, jest to właśnie ta pora dnia, na którą powinieneś zaplanować najważniejsze zadanie wymagające z twojej strony najwyższego skupienia i koncentracji. Natomiast jeśli bliżej ci do bycia „sową”, bardziej wymagające zadania będziesz przesuwał na popołudnie i wieczór.

Wyznaczenie terminu dla zadania zwiększa prawdopodobieństwo, że zostanie ono wykonane. Kiedy wyznaczasz terminy sobie lub innym, stwarzasz skuteczną siłę motywacyjną. Aby pomóc sobie uporać się z pracą, wyznacz termin i zobowiąż się do niego. Dlatego właśnie zasada OATS jest tak skuteczna. Ustala daty, a spisanie ich w formie „do takiego i takiego czasu zrobię to i to…” pomaga ci złożyć przed samym sobą pisemne zobowiązanie.

Sprawdź: Kiedy jest twoja najlepsza pora dnia. Na co ją przeznaczasz? oraz Dotrzymaj Deadline! Wskazówki jak skutecznie radzić sobie z terminami

Uwagi końcowe

Opanuj zasadę OATS, aby lepiej panować nad swoim czasem. Najpierw ustal swoje wyniki; to, co chcesz zmienić przed końcem następnego dnia, tygodnia, miesiąca lub roku, w formie: „Do zrobię/napiszę/wykonam…” itp.

Następnie wypisz czynności, które powinieneś wykonać, żeby osiągnąć te wyniki. Te, którymi musisz się zająć w nadchodzącym dniu, zamieść na liście na dziś, a pozostałe na liście zadań. Oszacuj czas potrzebny na każdą czynność znajdującą się na twojej liście zadań.

Ustal harmonogram wszystkich czynności w taki sposób, żeby rozplanować najważniejsze i najbardziej skomplikowane na te pory dnia, kiedy jesteś najbardziej efektywny.

Samo Sedno - Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania.- Clayton Mike
Samo Sedno – Zarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania.- Clayton Mike

Aby dowiedzieć się więcej o procedurze OATS i poznać więcej praktycznych metod i technik, które pozwolą Ci lepiej zarządzać sobą w czasie sięgnij po książkę która napisał Mike ClaytonZarządzanie czasem. Jak efektywnie planować i realizować zadania. Dzięki wydawnictwu Samo Sedno, dostępna jest po polsku w tłumaczeniu Katarzyny Zimnoch. Ten praktyczny poradnik pokaże ci, jak dobrze wyznaczyć cel, opracować plan działania i zrealizować go w terminie. Podpowie co trzeba robić, aby nie tracić cennego czasu i być bardziej produktywnym. Znajdziesz w nim ćwiczenia, przykłady i wskazówki oraz gotowe narzędzia i techniki, które pomogą ci skutecznie zarządzać swoim czasem

Nie da się „oszczędzać” czasu. Jedyne, co możemy zrobić, to wykorzystać ten, który mamy, w mądry i efektywny sposób. Ta książka nie pomoże ci „zgromadzić” czasu. Da ci ona jednak narzędzia przydatne do tego, żebyś w czasie, którym dysponujesz, zrobił więcej rzeczy, które chcesz zrobić. Abyś to, co musisz wykonać, robił terminowo. Aby twoja praca była bardziej wydajna. A lepiej zarządzając sobą w czasie osiągniesz to, co jest twoim celem i uważasz za sukces.

„Nie możesz odzyskać czasu, ale możesz przestać go tracić”. – Javier Gonzalez

Sprawdź też: 16 wskazówek jak lepiej zarządzać czasem

A czy Ty jesteś panem swojego czasu?