W dzisiejszych czasach coraz więcej osób zmuszonych jest do pracy zdalnej w domu. Dla wielu jest to zupełnie „nowa bajka” i może wiązać się z pewnymi wyzwaniami. Ale praca w domu może mieć też wiele zalet i zapewniać możliwości, które pozostają tylko w sferze marzeń, jeśli chodzi o tradycyjną pracę w biurze. Aby jednak praca domowa była skuteczna, będziesz musiał zmienić kilka nawyków i zaprowadzić pewną rutynę. Warto wprowadzić w życie dobre praktyki pracy zdalnej.
Każdy, kto pracuje w domu, został zmuszony do zastanawiania się, w jakich godzinach należy pracować, gdzie w domu stworzyć miejsce do pracy i jak postawić granicę między byciem w pracy w domu a wzięciem wolnego w domu. Co robisz z meblami biurowymi, jak utrzymujesz interakcje społeczne z kolegami, a zwłaszcza z menedżerem? To tylko niektóre z problemów, z którymi nagle się borykasz, gdy zostajesz skierowany do pracy w domu.
Oto najlepsze rady, które pomogą Ci sprawić, że twoja praca w domu będzie lepsza i wydajniejsza.
Dobre praktyki pracy zdalnej. 18 sposobów jak efektywniej pracować w domu
#01 Określ godziny pracy i przestrzegaj ich
Podstawową sprawą jest określenie godzin pracy, a przede wszystkim przestrzeganie ich. Wydaje się, że największym wyzwaniem podczas pracy w domu jest rozdzielenie czasu, kiedy pracujesz, a kiedy jesteś po pracy, odpoczywasz lub korzystasz z urlopu. Jeśli stworzysz konkretny plan, łatwiej będzie Ci utrzymać zdrową równowagę między pracą a życiem osobistym.
Jest jednak małe „ale” w tej radzie. Jedną z korzyści płynących z pracy w domu jest duża elastyczność, jaką może ci ona zapewnić. Dzięki temu możesz w godzinach pracy wyjść do lekarza, wcześniej lub później zawieźć dzieci do szkoły lub spotkać się z przyjacielem. Jednak nawet te sytuacje powinieneś wcześniej planować i uwzględniać w swoim grafiku pracy, na przykład wydłużając lub skracając godziny pracy. Jeśli pracujesz na etapie pamiętaj też o ustaleniu takich zmian ze swoim menedżerem.
#02 Planuj swoje czynności już od samego rana
Jednym z najważniejszych kwestii jest ustalenie, od której godziny rozpoczynasz dzień pracy. Wcześniej jest zwykłe życie domowe i przygotowanie się do pracy. Wprowadź solidną i zdrową poranną rutynę. Każdy ma trochę inne preferencje o poranku, ale oto przykład: wstań odpowiednio wcześnie, aby napić się kawy – i ciesz się ciszą, zanim reszta rodziny się obudzi.
Przeczytaj wiadomości dnia podczas spożywania śniadania.
Posłuchaj radia lub energetyzującej muzyki. Przebierz się – w piżamie nie jesteś tak produktywny, jak może ci się wydawać…
Cokolwiek robisz, upewnij się, że masz regularną poranną rutynę, która prowadzi do rozpoczęcia pracy.
#03 Ustal jasne zasady
Zawrzyj jasne umowy z resztą osób w twoim gospodarstwie domowym. Niezwykle ważne jest, aby podczas pracy z domu uzgodnić z mężem / żoną / chłopakiem / dziewczyną czy dziećmi „zasady domu”. Dzieci mogą być zaskoczone i zagubione, że nagle znalazłeś się w domu – nawet jeśli jesteś „w” pracy. Zawrzyj stanowczą umowę, że nie wolno ci przeszkadzać przed konkretną godziną i nalegaj, aby umowy były przestrzegane. Unikniecie w ten sposób wielu nerwowych sytuacji, nawet jeśli przez jakiś czas dzieci nie będą zawsze pamiętały o zasadach. Bądź konsekwentny, a z pewnością wszystko z czasem się ułoży.
#04 Zaplanuj przerwy
Podczas pracy w domu, podobnie jak wtedy, gdy jesteś fizycznie obecny w miejscu pracy, potrzebujesz regularnych przerw. Pamiętaj, aby je zaplanować oraz aby ich przestrzegać. Przerwy są tak samo ważne w domu, jak podczas fizycznej pracy. Możesz spędzić czas z rodziną lub wybrać się na spacer na łonie natury. W razie potrzeby możesz też poświęcić czas na zadania w domu, ale pamiętaj, by nie myśleć wtedy o pracy – to twój czas na regenerację.
Przerwę możesz wykorzystać, aby wyjść i zaczerpnąć świeżego powietrza lub rozmawiać przez wideokomunikator jaka MS Teams, czy Zoom z kolegami, którzy również w tym czasie robią sobie przerwę. W ten sposób możemy zachować spójność społeczną firmy.
Obserwuj swoje przerwy. Sami o tym wiemy – szybko można trochę skrócić sobie przerwy, bo praca wymaga. Ale tutaj znowu musisz być wystarczająco zdyscyplinowany, aby przestrzegać swojego planu. Przerwy są ważne zarówno dla ciała, jak i duszy.
#05 Zaczerpnij świeżego powietrza
Kiedy pracujesz w domu, twój dzień pracy często jest bardzo siedzący – nie musisz poruszać się po firmie i między kolegami. Zalecamy codzienne przemieszczanie się, w domu lub nawet lepiej – na dworze. 20 minut świeżego powietrza w ciągu dnia pracy może wiele zmienić. Jeśli nie masz w pobliżu lasu, znajdź park lub wybierz się na spacer po ogrodzie.
#06 Zapytaj pracodawcę o wyposażenie biurowe do domowego miejsca pracy
Jeśli jesteś zatrudniony przez firmę, która została zmuszona do wysłania pracowników do pracy domowej, zapytaj, czy jest możliwość, aby pracodawca udostępnił Ci meble i potrzebne wyposażenie do pracy. Możesz zapytać o następujące rzeczy: monitor, klawiatura, mysz, komputer, oprogramowanie, drukarka, krzesło czy biurko.
Jeśli firma nie udostępnia mebli, warto byś dobrze przemyślał, jakie meble i wyposażenie kupić. Nie podejmuj pochopnych decyzji, kierując się tylko ceną lub wyglądem. Każdego dnia będziesz spędzał wiele godzin w swoim biurze domowym, dlatego musisz zadbać o komfort fizyczny i psychiczny.
#07 Zrób w domu stałe miejsce na swoją pracę
W idealnym świecie wszyscy powinni mieć osobny pokój, z towarzyszącymi mu meblami i komputerem – aby móc oddzielić pracę od wypoczynku. Niestety tak nie jest i dlatego może być konieczne myślenie alternatywne.
Bez względu na to, czy masz dodatkowy pokój, czy nie, naprawdę bardzo ważne jest, abyś miał wydzielone miejsce do pracy. Niezależnie od tego, czy jest to małe biurko i krzesło, czy coś większego, ważne jest, abyś miał miejsce, w którym „idziesz do pracy”.
Kusząca może być praca na kanapie lub stole w jadalni, ale wydajność spada, a prawdopodobieństwo pomijania ważnych czynności wzrasta.
#08 Upewnij się, że masz dwa telefony
Pułapką, w którą niestety wpada wielu, jest posiadanie jednego telefonu zarówno do pracy, jak i do celów prywatnych. Jak wspomniano wcześniej, ważne jest, aby oddzielić pracę i czas wolny – więc upewnij się, że telefon służbowy pozostaje na biurku, gdy bierzesz wolne. Jeśli to możliwe, zostaw go również w przerwach.
#09 Zachowuj relacje towarzyskie ze swoimi kolegami
Jeśli na co dzień jesteś osobą towarzyską, praca w domu może sprawić, że będziesz czuł się bardzo samotny i odizolowany. Dlatego ważne jest, abyś pozostawał w kontakcie ze swoimi kolegami. Można to jednak zrobić tylko online. Należą do nich np. funkcje czatu wewnętrznego czy zamknięte grupy na Facebooku, gdzie można porozmawiać. Ważne jest, aby zastanowić się, ile interakcji potrzebujesz i spróbować znaleźć odpowiednie kanały w oparciu o swoje potrzeby. Niektóre osoby będą również czuły się komfortowo pracując w domu, gdzie nie ma potrzeby codziennej interakcji z kolegami.
Jeśli Twoje miejsce pracy nie stworzyło takich kanałów, w których Ty i Twoi współpracownicy możecie zachować relacje towarzyskie, musisz objąć przywództwo i być aktywnym. Napisz do swojego menedżera lub dyrektora swojego miejsca pracy i zaproponuj swój pomysł.
Możesz także zorganizować wydarzenie dla siebie i swoich współpracowników.
#10 Pamiętaj, aby uczestniczyć (aktywnie) w spotkaniach
Możesz uczestniczyć w dodatkowych spotkaniach, gdy pracujesz w domu. Ma to szereg zalet. Łatwiej jest Ci być na bieżąco z tym, co dzieje się w dziale i ogólnie w firmie. Możesz pokazać się kolegom. W ten sposób możesz zachować interakcje społeczne, które miałeś wcześniej w miejscu pracy. Zawsze bądź aktywny na spotkaniach, angażuj się w rozmowy. Staraj się też mieć włączoną kamerę podczas spotkań on-line i zachęcaj do tego innych uczestników spotkania.
#11 Trzymaj się swoich normalnych corocznych wydarzeń
Gdy wszyscy są w domu, łatwo jest pominąć coroczny świąteczny lunch lub firmową wycieczkę. Ktoś musi na nowo wymyślać tego rodzaju wydarzenia, kiedy wszyscy są online. Dlatego powinieneś być proaktywny i przejąć inicjatywę w wydarzeniu online. Wykaż się zaangażowaniem i zdolnościami przywódcy.
Lista pomysłów na wydarzenia online jest długa i możesz szybko znaleźć mnóstwo opcji za pomocą prostego wyszukiwania w Internecie.
#12 Nie pracuj podczas choroby
Jeśli pewnego dnia zachorujesz, nie pracuj – tak jak zwykle. Zdecydowanie zalecamy, abyś nie pracował, tylko dlatego, że jesteś w domu. Twoje ciało potrzebuje odpoczynku i relaksu, a nie stresu i pracy. Bądź szczery ze swoim przełożonym i zgłoś chorobę.
#13 Pamiętaj o nauce
Nie będąc obecnym w miejscu pracy, możesz przegapić szkolenie i przekwalifikowanie. To może być kuszące, aby pozwolić sobie na omijanie okazji i trzymać się bieżących zadań. Ale bardzo ważne jest, abyś był na bieżąco, nawet jeśli siedzisz w domu. Więc porozmawiaj ze swoim menedżerem lub dyrektorem o tym, jakie są opcje szkoleń online. Możesz nawet znaleźć kursy online i zaproponować je swojemu liderowi.
#14 Zadbaj o komunikację
Kiedy wszyscy pracownicy zostali odesłani do domu, bardzo ważne jest skupienie się na komunikacji wewnętrznej – a tutaj może być naprawdę ważne, aby efektywnie się komunikować. Być może będziesz musiał powtórzyć się kilka razy lub wysłać dodatkowy e-mail. Gdy nie jesteśmy fizycznie razem, tracimy dużo komunikacji, więc upewnij się, że Twoi współpracownicy są informowani o swoim statusie. Napisz do nich, jeśli potrzebujesz pomocy lub masz dodatkowy czas, aby im pomóc. Informuj ich na bieżąco o najważniejszych projektach i nie bój się prosić o pomoc lub dobrą radę.
#15 Bądź pozytywny
Tak, nie jest super być zmuszonym do pracy w domu z powodu choroby, którą wszyscy jesteśmy zmęczeni! Ale ważne jest, aby trzymać się i dbać o pozytywne podejście do swojej pracy. Jest to również ważne, gdy komunikujesz się ze swoimi pracownikami – nie zawsze potrafią rozszyfrować Twój nastrój na piśmie, więc upewnij się, że jesteś wyjątkowo pozytywny, aby nie powstawały nieporozumienia.
#16 Skorzystaj z elastyczności pracy w domu
Praca w domu nie zawsze jest wadą. Możesz wykorzystać elastyczność na swoją korzyść. Na przykład możesz zrobić zakupy, jeśli twoja przerwa jest wystarczająco długa, lub zaplanować wieczorną kolację podczas przerwy na lunch. I pamiętaj, aby dzielić się radościami ze swoimi kolegami, aby mogli zainspirować się do zrobienia tego samego.
#17 Nie bądź dla siebie zbyt surowy.
Wszyscy to wiemy – podczas pracy w domu łatwo jest obniżyć swoją samoocenę. Możesz szybko „wstydzić się” bycia niewystarczająco skutecznym, ale tutaj nie możesz być dla siebie zbyt surowy. Praca w domu wymaga dużej samodyscypliny i bardzo niewiele osób jest w stanie być tak efektywnym jak w pracy. Więc nie martw się i staraj się doskonalić swoje umiejętności pracy na odległość.
#18 Znajdź własną rutynę po pracy
Tak jak radzimy Ci robić regularną poranną rutynę, zalecamy również regularne wykonywanie rutyny po zakończeniu dnia pracy. Może to być stała wiadomość dla współpracowników, spacer na świeże powietrze lub filiżanka dobrej herbaty. Najważniejsze jest to, że wyznaczysz coś, co jasno wskazuje, że teraz kończy się Twój dzień pracy – i staje się czasem wolnym. Pamiętaj, aby odłożyć służbowy telefon i komputery z dala od siebie i odłączyć się od pracy. Niezależnie od tego, jaka będzie Twoja rutyna, uczyń ją regularnym nawykiem.
Sprawdź też: Przywództwo na odległość. Jak skutecznie zarządzać zespołem zdalnym?
A Tobie co pomaga w pracy zdalnej?
