Jak zbudować efektywny zespół? W teorii zarządzania zespół to grupa osób wykonująca wspólną pracę, której członkowie posiadają wzajemnie uzupełniające się umiejętności pomocne i niezbędne w osiąganiu określonego wcześniej celu. Zbudowanie efektywnego zespołu przypomina budowanie wielkiej organizacji. W obu przypadkach należy zacząć od obrazu tego, do czego się mierzy – czyli celu. Idea pracy zespołowej bazuje na efekcie synergii, czyli założeniu że efekt pracy kliku osób jest większy niż suma wyników wytworzonych indywidualnie.

„Gdyby zarządzanie zespołem porównać do budowy domu, to etap tworzenia zespołu odpowiada rysowaniu projektu i stawianiu fundamentów. Jeżeli zrobimy to źle, a nie zauważymy tego w porę, wszystko, co zrobimy dalej, będzie błędne. Dom będzie ułomny albo nawet przyjdzie nam go rozbierać aż po piwnice. Zbudowaniem zespołu jest podobnie jeżeli źle dobierzemy członków tego zespołu, to potem mimo najlepszego ich szkolenia i optymalnego motywowania rezultaty mogą być mierne. Jeżeli zaś źle zbudujemy kulturę pracy zespołowej, kulturę organizacyjną zespołu, jej zmiana zajmie nam lata.” – Rafał Szczepanik

Jeśli jesteś liderem, menedżerem lub stoi przed przed Tobą wyzwanie budowy efektywnie działającego zespołu oto kilka wskazówek, które mogą Ci w tym pomóc.

„Jesteśmy drużyna. Jedna osoba walczy, wszyscy walczymy. Jedna osoba triumfuje, wszyscy triumfujemy”.

Jak wybrać członków zespołu?

Zespół tworzą ludzie od składu zespołu w dużej mierze zależy końcowy sukces i efekty, które będzie on uzyskiwał. W procesie rekrutacji do zespołu powinno się uwzględniać nie tylko wymagania kompetencyjne i pożądane cechy indywidualne, ale również umiejętność pracy w zespole.

Jakie zachowania pracownika wskazują na umiejętność pracy w zespole?

Istnieją pewne zachowania, które mogą wskazywać na umiejętność pracy w zespole danej osoby, oto kilka z nich:

  • Otwarcie mówi o swojej pracy i jej wynikach
  • Pewnie prezentuje swoje kompetencje
  • Nie rywalizuje z innymi członkami zespołu
  • Uznaje osiągniecia innych
  • Konstruktywnie rozwiązuje konflikty
  • Łączy własne interesy z celami zespołu

Jakie role mogą występować w zespole?

Budując zespół należy pamiętać, by wybrać osoby reprezentujące różne, wzajemnie dopełniające się role zespołowe.

Większość stabilnych zespołów odnoszących sukcesy składa się z członków pełniących określony
zakres ról. Twórcą koncepcji rol zespołowych jest Meredith Belbin brytyjski teoretyk zarządzania specjalizujący się w zarządzaniu zespołami. Rolę zespołową Belbin definiuje jako wzór charakterystycznych zachowań członka zespołu, wyznaczający kierunek interakcji z innymi, przyczyniający się do rozwoju zespołu jako całości.

W książce wydanej w 1981 Belbin wyróżnił osiem podstawowych ról zespołowych: Praktyczny Organizator (Company Worker), Naturalny Lider (Chairman), Człowiek Akcji (Shaper), Siewca (Plant), Człowiek Kontaktów  (Resource Investigator), Sędzia  (Monitor-Evaluator), Człowiek Grupy  (Team Worker), Perfekcjonista (Completer-Finisher).

Badania Belbina nad zespołami odnoszącymi sukcesy i porażki dowiodły, że skład zespołu jest jedną
z ważniejszych zmiennych determinujących jego efektywność. Aby zespół był efektywny, potrzebuje równowagi
zapewnionej wystąpieniem wszystkich ról. Członkowie zespołu powinni być zdolni do zjednoczenia się
i współpracy.

8 podstawowych ról zespołowych według Meredith Belbin

#1 Praktyczny organizator 

Zamienia koncepcje i plany na praktyczne działanie i realizuje uzgodnione plany w sposób systematyczny i efektywny.
Typowe cechy:  konserwatywny, obowiązkowy, praktyczny
Pozytywne strony:  zdolności organizacyjne, zdrowy rozsądek, samokontrola
Możliwe słabości:  brak plastyczności, możliwe powątpiewanie w nowe pomysły i zmiany

#2 Naturalny lider  

Sprawuje pieczę i kontrolę nad sposobem, w jaki grupa stara się osiągnąć cele. Potrafi efektywnie wykorzystać zasoby zespołu; rozpoznaje, gdzie tkwią zalety, a gdzie słabości grupy; potrafi wykorzystać potencjał indywidualny każdego pracownika.
Typowe cechy:  spokojny, pewny siebie, zdyscyplinowany
Pozytywne strony:  zdolność do dostrzegania potencjału tkwiącego w ludziach i silne skupienie na celach
Możliwe słabości:  przeciętny, jeśli chodzi o zdolności intelektualne i twórcze

#3 Człowiek akcji  

Kształtuje sposób, w jaki wykorzystany zostanie wysiłek grupy; kieruje swoją uwagę bezpośrednio na ustalanie celów i priorytetów; pragnie wywierać wpływ na kształt lub wzorzec dyskusji grupowej.
Typowe cechy: bardzo napięty, dynamiczny, stawiający wyzwania
Pozytywne strony:  pragnienie i gotowość przezwyciężenia inercji, braku efektywności, samozadowolenia
Możliwe słabości:  skłonność do prowokowania, irytacji i niepokoju

#4 Siewca 

Wysuwa nowe pomyły i strategie ze szczególnym uwzględnieniem najistotniejszych problemów. Próbuje „przedzierać się” ze swoją wizją przez grupowe podejście do problemu na zasadzie konfrontacji
Typowe cechy: indywidualista, poważny, niekonwencjonalny
Pozytywne strony:  geniusz, wyobraźnia, intelekt, wiedza
Możliwe słabości:  bujanie w obłokach, możliwe pomijanie szczegółów

#5 Człowiek kontaktów 

Bada, analizuje i przytacza informacje na temat pomysłów, stanu wiedzy i działań na zewnątrz grupy; nawiązuje kontakty zewnętrzne, które mogą być użyteczne dla zespołu; potrafi prowadzić niezbędne negocjacje.
Typowe cechy: ekstrawertyk, entuzjasta ciekawy świata, komunikatywny
Pozytywne strony:  zdolność do kontaktowania się z ludźmi i odkrywania tego, co nowe, umiejętność reagowania na wyzwania
Możliwe słabości:  szybko traci zainteresowanie sprawą, gdy mija pierwsza fascynacja

#6 Sędzia

Analizuje problem, ocenia pomysły i sugestie, dzięki czemu grupa startuje z lepiej przygotowanej pozycji do podjęcia ważnej decyzji.
Typowe cechy: trzeźwy, bez emocji, ostrożny
Pozytywne strony:  umiejętność oceny, praktyczność i nie bawienie się w sentymenty
Możliwe słabości:  brak mu umiejętności inspiracji i zdolności do motywowania innych

#7 Człowiek grupy 

Wspiera członków grupy, podbudowuje morale grupy, jeśli są jakieś niedociągnięcia  i braki, potrafi zapobiegać konfliktom, kształtuje „ducha” grupy, wzmacnia współpracę i lepszą komunikację, jest lojalny wobec zespołu.
Typowe cechy: zorientowany na społeczną stronę pracy, łagodny, wrażliwy
Pozytywne strony:  umiejętność wczuwania się w ludzi i w sytuacje; umiejętność wzbudzania „ducha” grupy
Możliwe słabości:  brak zdecydowania w sytuacjach kryzysowych

#8 Perfekcjonista 

Nastawiony na konkretny efekt – na zakończenie zadania w określonym czasie i zapewnienie mu jak najwyższego standardu wykonania; może być trudny w kontaktach ze względu na to, że jest wrogiem przypadku i grzęźnie w szczegółach, które nie są najistotniejsze do zakończenia zadania, zawsze świadomy celu.
Typowe cechy: staranny, uporządkowany, sumienny, niespokojny
Pozytywne strony:  zdolność do doprowadzenia do skutku
Możliwe słabości:  skłonność do martwienia się drobiazgami, napięcie, przesadny perfekcjonizm

Teoria ról zespołowych pozwala na dobieranie odpowiednich dla zespołu osób, następnie zlecanie im odpowiednich zadań oraz komunikowanie się z nimi w odpowiedni sposób. W wyniku dalszych badań ostatecznie wyselekcjonowano dziewięć ról zespołowych:

  1. Poszukiwacz Źródeł (Resource Investigator)
  2. Dusza Zespołu (Teamworker)
  3. Koordynator (Co-ordinator)
  4. Kreator (Plant)
  5. Ewaluator (Monitor evaluator)
  6. Specjalista (Specialist)
  7. Lokomotywa (Shaper)
  8. Implementer (Implementer)
  9. Perfekcjonista (Complete finisher)

Więcej informacji na temat teorii Balbina i ról zespołowych można znaleźć na stronie Belbin Polska

Warto też sięgnąć po książkę Meredith Belbin – Twoja rola w zespole. Belbin pisze, jak zorganizować zgrany zespół, bazując na umiejętnościach i predyspozycjach jego poszczególnych członków. Z książki tej dowiemy się także, jak skutecznie porozumiewać się w firmie i kształtować takie relacje między pracownikami, by nasza praca była efektywna i przebiegała sprawnie.

Co pomaga budować efektywny zespół?

# 1 Opracowanie misji zespołu

Misja zawiera w sobie krótki, precyzyjny manifest najważniejszych celów zespołu, jego credo oraz wyjaśnia powód istnienia. Przeważnie misja składa się z następujących elementów

  • celu istnienia
  • sprecyzowanego obszaru działalności
  • wartości
  • organizacyjnych przekonań i założeń

Jako lider, manager uwzględnij cel stawiany zespołowi przez firmę. Poprowadź dyskusję, która odpowie na kilka pytań:

  • W jakim celu został stworzony nasz zespół?
  • Dlaczego to właśnie my zostaliśmy do niego wybrani?
  • Jakie realne wartości może przynieść firmie nasza praca?
  • Co chcemy osiągnąć?

Warto mieć spisaną misją, aby była łatwo dostępna i wyznaczała kierunek działań oraz aby można się było do niej w razie potrzeby odwołać

#2 Wyznaczenie celów i zadań

Wykorzystaj dostępne narzędzia umożliwiające planowanie, monitorowanie i mierzenie postępów. Sprawdź, czy każdy cel jest konkretny, wymierny i uwzględnia limity czasowe. Zadaj pytania:

  • Jakie konkretne cele musi wykonać zespół (i w jakich ramach czasowych), aby zrealizować misję?
  • Jakie konkretne działania powinniśmy podjąć (i w jakich ramach czasowych), aby przybliżyć się do zrealizowania misji?

#3 Ustalenie reguł współpracy

Wypracuj wraz z zespołem zasady organizacji pracy:

  • Sposób prowadzenia zebrań, dyskusji
  • Organizowania wszystkich konfliktów między członkami zespołu

Konsekwentnie stosuj i egzekwuj ich przestrzeganie.

#4 Współpraca ze świadomością celu

Jako lider, menedżer:

  • Zapoznaj każdego członka zespołu zarówno z treścią, jak i z uwarunkowaniami ich zadań i obowiązków
  • Zadawaj pytania i sprawdzaj, na ile pracownicy rozumieją ogólny obraz oraz swoją rolę w zespole
  • Rozważaj propozycje poszczególnych członków zespołu, zachęcaj ich do konsultacji z pozostałymi współpracownikami
  • Naucz swoich pracowników, że różnice zdań stwarzają okazję do wzmacniania i scalania pracy zespołowej
  • W sytuacjach konfliktowych odwołuj się do celów całego zespołu, poszukując w nich płaszczyzny porozumienia.

„Menedżerowie, którzy nie posiądą odpowiednich kompetencji interpersonalnych, stanowić będą hamulec postępu, a drogę transformacji uczynią długą i wyboistą, zaś zarządzane przez nich firmy nie spełnią oczekiwań organizacji XXI wieku”. – J. Penc

Jakie są etapy budowania efektywnie działających zespołów?

Idealny zespół nie powstaje z dnia na dzień, jest to proces, w którym można wyróżnić kilka etapów:

  • Formowanie
  • Docieranie
  • Normowanie
  • Współpraca

Podział taki jako pierwszy zaproponował w 1965 r Bruce Tuckman. Jego zdaniem te fazy budowania zespołu są niezbędne i nieuniknione, aby powstał skuteczny zespół, który jest wstanie realizować stawiane przed nim cele oraz rozwiązywać pojawiające się problemy. Mimo upływu lat model ten jest nadal aktualny.

#1 Formowanie (ang. forming)

Na tym etapie wszyscy członkowie zespołu są wobec siebie bardzo uprzejmi. Nie podejmują ryzykownych kroków. Przywiązują dużą wagę do komunikacji. Pod tą uprzejmością często kryje się jednak niepewność, wątpliwości, frustracja, brak zaangażowania, brak poczucia celu.

Co robić?

  • Opracuj wspólne cele zespołowe
  • Określ rolę i zakres odpowiedzialności każdego członka zespołu
  • Pokaż członkom zespołu wagę osiągania celów, tym samym zachęcisz ich do współpracy i współodpowiedzialności za wyniki zespołu
  • Ustal jakie kompetencje powinien posiadać każdy członek zespołu
  • Zachęcaj do wspierania się nawzajem
  • Umacniaj otwartą komunikację w zespole.

#2 Docieranie (ang. storming)

W trakcie docierania się zespołu poszczególne osoby są bardziej zainteresowane własnymi celami niż potrzebami grupy. Powstają koalicje. Często dochodzi do konfrontacji.

Co robić?

  • Monitoruj wydajność na postawie określonych standardów
  • Wracaj do misji, celów i oczekiwań wobec zespołu
  • Bądź elastyczny, pomocny, z przekonaniem wprowadzaj w życie podjęte decyzje, negocjuj rozwiązania, bądź cierpliwy, dostarczaj informacji zwrotnych
  • Oceniaj działania i rewiduj plany, przypominaj członkom zespołu o ogólnych zasadach
  • Chwal zespół za osiągniecia
  • Zadbaj o integrację zespołu (organizuj spotkania cykliczne, zachęcaj do współpracy pomiędzy wszystkimi członkami zespołu)
  • Zadbaj o konstruktywne rozwiązywanie konfliktów
  • Wzmacniaj zaangażowanie i motywację.

#3 Normowanie (ang. norming) 

Po etapie docierania się zespołu sytuacja zaczyna się stabilizować. Zespół ciężko pracuje nad realizacją celów. Pewne osoby wydają się niezdecydowane. Być może zgadzają się tylko po to, by uniknąć konfliktu.

Co robić?

  • Zastanów się „Czy nie unikacie tematów, rozwiązywania problemów?”
  • Zachęcaj wszystkich do przyjmowania kolejnych obowiązków zdobywania nowych umiejętności
  • Mierz i oceniaj wyniki
  • Świętuj sukcesy
  • Wzmacniaj myślnie w kategorii interesów całej organizacji
  • Rozwijaj kreatywność i umiejętność rozwiązywania problemów
  • Wzmacniaj zaufanie członków zespołu do własnych możliwości i kompetencji
  • Zapewniaj skuteczną informację zwrotną, by pracownicy wiedzieli w jakim punkcie się znajdują

#4 Współpraca (ang. performing)

  • Na tym etapie członkowie zespołu widzą misję i wizję działania zespołu. Wszyscy są zaangażowani w pracę i procesy. Poszczególne osoby mogą nieformalnie przejmować rolę lidera.

Co robić?

  • Nakłaniaj wszystkich do tego, żeby starali się wciąż rozwijać i przejmować odpowiedzialność
  • Rekrutuj nowych ludzi i zmieniaj rolę obecnych członków zespołu, przeciwdziałaj wypaleniu zawodowemu
  • Poproś poszczególnych członków zespołu o sugestie dotyczące tego, jak można utrzymać rozwój zespołu
  • Wyrażaj uznanie wobec osiągnięć indywidualnych i zespołowych
  • Wzmacniaj satysfakcję
  • Wykorzystuj potencjał całego zespołu

Co wyróżnia entuzjastyczny i zgrany zespół?

Jakie zachowania i postawy wskazują na zgrany i entuzjastyczny zespół. Oto kilka z nich.

Członkowie zespołu:

  • Wspierają się w prawidłowym wykonaniu zadań
  • Szukają sposobów wprowadzania w życie nowych pomysłów
  • Nie uprzedzają się wobec innych członków zespołu
  • Pomagają sobie nawzajem osiągnąć sukces
  • Przy każdej okazji starają się pozytywnie wyrażać się o innych oraz o organizacji
  • Działają z inicjatywą i odwagą
  • Zachowują pozytywne nastawienie
  • Dzielą się z innymi swoimi celami
  • Nie tracą wiary – nigdy się nie poddają
  • Pracują tak, by czerpać przyjemność z pracy

Główne zadanie lidera w budowaniu zespołu

Podstawowe zadanie lidera w budowie zespołu polega na towarzyszeniu zespołowi w przejściu przez poszczególne etapy w sposób umożliwiający realizację wyznaczonych zadań. W celu przeprowadzenia zespołu przez te etapy, lider może elastycznie stosować dwa rodzaje zachowań:

  • Nastawione na zadania: ustalanie standardów i priorytetów; udzielanie instrukcji (co zrobić, jak i kiedy); monitorowanie i kontrola jakość i wyników
  • Nastawione na ludzi: słuchanie i wspieranie; zachęcanie do działania; angażowanie w proces podejmowania decyzji; stymulowanie inicjatywy; stosowanie indywidualnego podejście do poszczególnych członków zespołu.

Najlepsi przywódcy to tacy, których istnienia ludzie nie dostrzegają. Stopień niżej to tacy, których ludzie cenią i szanują. Potem tacy, których się boją; wreszcie tacy, których nienawidzą. Kiedy najlepszy z przywódców kończy swą pracę, ludzie mówią: ”Zrobiliśmy to sami…” – Lao -tse

Sukcesem zgranego zespołu są wspólnie podjęte działania. Tylko dzięki zaangażowaniu wszystkich członków zespołu menedżer czy lider ma szanse zbudować efektywnie współpracujący zespół.

Budując zespół należy też pamiętać o opisanych przez Patrica Lencioni „5 dysfunkcjach pracy zespołowej”. Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o jakie dysfunkcje chodzi sprawdź: 5 dysfunkcji pracy zespołowej. Jak budować zaangażowane zespoły?

W byciu bardziej efektywnym liderem może Ci również pomóc znajomość: 10 oznak skutecznego lidera, czyli co wyróżnia wielkich przywódców

A według Ciebie co warto brać pod uwagę budując skuteczny zespół? Podziel się swoją opinią i doświadczeniem w komentarzu.