Dzisiejszy świat kręci się wokół produktywności. We wszystkim co robisz, czy to w pracy czy w domu oczekiwanie jest takie, że będziesz efektywny, wydajny i skuteczny. Jak zwiększyć produktywność? Chcemy być bardziej produktywni jednak często nie jesteśmy w stanie sprostać wszystkim obowiązkom, które mamy na naszej liście rzeczy „do zrobienia”. Czasem dopada nas zniechęcenie, tracimy motywację i odwlekamy działanie, mimo że podświadomie wiemy, że powinniśmy się skupić na pracy. To z kolei może sprawić, że czujemy się niezadowoleni z naszych wyników i życia w ogóle.
Często, gdy nie jesteśmy dostatecznie wydajni, obwiniamy siebie za to, że nie jesteśmy dość dobrzy. W naszej głowie piętrzą się sprawy, którym nie udało nam się sprostać i pojawia się niepotrzebny stres. Nie trać jednak nadziei! Nie jesteś jedynym powodem, dla którego możesz tracisz motywację, a Twoja produktywność spada. Jest wiele czynników, które mogą mieć wpływ na Twoją wydajność.
Wokół Ciebie jest pełno rozpraszaczy, które mogą mieć negatywny wpływ na Twoją produktywność. Takim dystraktorem są na przykład Twoi koledzy, którzy Cię zagadują lub rozmawiają głośno przy Twoim stanowisku pracy, ciągłe powiadomienia i brzęczenie telefonu, czy Twój szef, który deleguje Ci zbyt wiele zadań naraz. Jak sobie z tym wszystkim poradzić?
Oto 12 nawyków, które możesz zastosować, aby zwiększyć swoją produktywność:
#1 Utrzymuj porządek w swoim miejscu pracy
Czy wiesz, że utrzymywanie porządku w Twoim miejscu pracy może pomóc Ci utrzymać skupienie i wydajność 1,5 razy dłużej? Stos dokumentów, folderów i plików przypomina Ci tylko zadania, które jeszcze nie zostały zakończone. W bałaganie czujesz się zagubiony, zastanawiasz od czego zacząć, trwonisz czas na szukanie potrzebnych materiałów, a jednocześnie tracisz wydajność i motywację.
Zamiast tego posprzątaj swoją przestrzeń roboczą. Chodzi zarówno o Twoje biurko jak również o to co masz na komputerze, czy telefonie. Gdy nad czymś pracujesz umieścić tylko te rzeczy, których potrzebujesz do wykonania określonego zadania. Postaraj się powstrzymać od wielozadaniowości i rób tylko jedną rzecz na raz.
Poza tym istnieje wiele ciekawych i kreatywnych sposobów na zorganizowanie swojego miejsca pracy, które z pewnością wprowadzi Cię w produktywny nastrój.
“30% czasu, który spędzasz w pracy, to poszukiwanie materiałów niebędących na swoim miejscu. Utrzymuj porządek na biurku!”
#2 Pracuj mądrzej, nie ciężej
John Pencavel, profesor ekonomii na Uniwersytecie Stanforda w USA, przeprowadził badanie, w którym odkrył zaskakujące fakty: pracownicy, którzy pracują 56 godzin tygodniowo, są równie produktywni, jak Ci pracujący 70 godzin tygodniowo.
Co to w praktyce oznacza: możesz teoretycznie pracować mniej i nadal być produktywnym. Jednak, aby robić więcej w tym samym czasie, musisz być dobrze zorganizowany i nie tracić czasu na zajęcia o niskim priorytecie. Zanim więc zacznie się Twój dzień pracy, miej przygotowaną listę zadań do wykonania na dany dzień. Możesz ją zrobić wieczorem na następny dzień lub z rana. Wybierz porę, która Ci bardziej odpowiada.
Czy wiesz, że najbardziej najbardziej produktywni ludzie spędzają tylko 90 minut ciężko pracując nad swoimi umiejętnościami? Tak przynajmniej wynika z przeprowadzonych badań przez profesora z Uniwersytetu Stanowego na Florydzie K. Andersa Ericssona i jego kolegów.
Przeprowadzili oni badania z udziałem ludzi, którzy wyróżniali się w swoich dziedzinach, muzyków, sportowców, szachistów i innych osób o ponad przeciętnych wynikach. Ericsson odkrył, że nieprzerwana praca w odstępach 90 minut lub krótszych, z przerwami pomiędzy sesjami, działała najlepiej, aby zmaksymalizować produktywność. Badacze zauważyli również, że ludzie Ci rzadko pracowali więcej niż 4,5 godziny w danym dniu. Wniosek z badań jest taki, że powinniśmy unikać wyczerpania i ograniczyć pracę do liczby godzin, z której nasz organizm może całkowicie się zregenerować się w cyklu codziennym lub tygodniowym.
Okazuje się, że 90 minut to więcej niż potrzeba, by zrobić ogromny postęp. Zarządzaj swoim czasem bardziej inteligentnie!
Pracuj mądrzej, a nie koniecznie ciężej.
#3 Określaj priorytety
Sporządzenie listy priorytetów jest jednym z głównych kroków do osiągnięcia produktywności. Ten prosty zabieg, jakim jest przypisanie priorytetu do zadania, pozwoli Ci być bardziej produktywnym. Dzięki temu wiesz, którymi zadaniami powinieneś zająć się w pierwszej kolejności, a z realizacją których możesz jeszcze poczekać.
Określ swoje główne cele i priorytety przed rozpoczęciem pracy. Priorytetowanie jest ściśle związane ze skutecznym zarządzaniem czasem. Skoncentruj się wyłącznie na tematach najbardziej istotnych, które będą w największym stopniu posuwać Cię do przodu jeśli chodzi o realizację Twoich celów. Najpierw rób najtrudniejsze zadania. Zapomnij o perfekcjonizmie.
Nie marnuj czasu na rzeczy nieistotne i gaszenie pożarów. Sprawy ważne umieszczaj na początku listy działań i dbaj o ich wykonanie. Stosuj zasadę nie odkładania na
potem i walcz z wszelkimi objawami prokrastynacji.
potem i walcz z wszelkimi objawami prokrastynacji.
Bardzo dobry sposób na określanie priorytetów opisał Stephen Covey w książce 7 nawyków skutecznego działania. Nawyk nr 4 to – Rób najpierw to co najważniejsze
#4 Nie zapomnij zrobić sobie przerwy
Co jeśli ktoś by Ci powiedział, że możesz drzemać w miejscu pracy? Mogłoby to zabrzmieć zabawnie. Drzemka może kojarzyć Ci się z lenistwem i stratą czasu, jednak warto z niej korzystać.
Jaka jest tajemnica drzemki, która może pomóc Ci zachować produktywność? Lekki sen przez 15 do 30 minut zdecydowanie odświeża ciało i umysł oraz pozwala odzyskać siły. Krótka drzemka jest jednym z lepszych sposobów na szybką i skuteczną regenerację. Poza tym pomoże Ci zmniejszyć stres. Nic nie zabija produktywności szybciej niż przemęczenie i frustracja w pracy.
„Każdego dnia na pół godziny odsuń od siebie kłopoty. Ten czas przeznacz na drzemkę” – Abraham Linkoln
#5 Planowanie jest kluczowe
Korzyści płynące z dobrego planowania są ogromne. Szacuje się, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić 10 minut pracy. Porażka w planowaniu to planowanie porażki.
Korzystaj z kalendarzy i list zadań do zrobienia. Dzięki temu Twoja głowa będzie wolna od przechowywania różnych zadań i obowiązków, które powinieneś wykonać. Jeśli masz zamiast coś zrobić, zapisz to i określ w czasie kiedy się tym zajmiesz. Posiadanie planu zwiększa też Twoją motywację do konsekwentnego wykonania tego co sobie założyłeś. Nie bój się zmiany planów, które mogą wynikać z sytuacji i zdarzeń losowych, czy też z Twojej świadomej decyzji.
Planując bież pod uwagę również celowość i efektywność Twoich spotkań. Zanim zaakceptujesz spotkanie, rozważ czy jest to faktycznie najlepszy sposób, aby załatwić daną sprawę. Może wystarczy porozmawiać przez telefon lub wymienić kilka maili. Jeśli już decydujesz się na spotkanie zadbaj o to, aby Twoje spotkania były jak najlepiej zorganizowane, aby uczestnicy przed spotkanie wiedzieli po co się spotykacie, jaki będzie przebieg spotkania i ile to potrwa. Jeśli Twoje spotkania często trwają dłużej niż potrzeba, zacznij korzystać na swoich spotkaniach z minutnika, który będzie odliczał czas. Gdy przeznaczony na spotkanie czas upłynie i włączy się alarm, zakończ spotkanie. W ten sposób nie tracisz czasu i wykorzystujesz go do innych niezbędnych zadań.
Planowanie ma pomóc nam realizować marzenia, cele i zwyczajne codzienne obowiązki. Poza tym planowanie może sprawiać przyjemność! Obecnie istnieje wiele sposobów na przekształcenie planowania w proces twórczy. Nie tylko może być to praktyczne i zwiększyć Twoją produktywność, ale może być również dobrym sposobem na wyrażenie swojej kreatywności! Istnieje wiele inspiracji w Internecie oraz aplikacji mobilnych, które usprawnią Twoje codzienne planowanie.
„PLANOWANIE TO OPRAWIANIE PRZYSZŁOŚCI W RAMY TERAŹNIEJSZOŚCI. MOŻESZ TO ZACZĄĆ JUŻ DZISIAJ!” – Alan Lakein
#6 Wysypiaj się
Dobry odświeżający sen jest lekarstwem na wszystko. Czy wiesz, że sen może wpłynąć korzystnie i poprawić Twoją produktywność? Według różnych badań ludzie, którzy śpią mniej niż 7 godzin na dobę, mają tendencję do spędzania większej ilości dni na zwolnieniu chorobowym. Dobry sen to wzrost dobrego samopoczucia, motywacji i produktywności. Ważne jest, aby sen był dla nas priorytetem. Powinieneś zaplanować sen jak każdą inną codzienną aktywność.
Pamiętaj, że dobry wypoczynek jest kluczowy dla zachowania produktywności i motywacji!
Aby dowiedzieć się więcej w tym temacie przeczytaj: Skutki braku snu, o których powinieneś wiedzieć.
#7 Korzystaj z naturalnego oświetlenia
Dobry sposób na większą produktywność i motywację to umieszczenie stanowiska pracy bliżej okien. Ludzie, których miejsce pracy jest bliżej okien, są o ok. 12% bardziej produktywni. Im więcej światła w naszym życiu, tym lepsze samopoczucie. Ludzki mózg potrzebuje naturalnego światła, aby działać na pełnych obrotach. Praca przy naturalnym świetle przyniesie korzyści Twojej pamięci i funkcjom umysłowym. Nie wahaj się, przenieś biurko bliżej okna i ciesz się wydajnym dniem pracy!
Jeśli już korzystasz ze sztucznego oświetlenia istotną cechą, na którą powinniśmy zwrócić uwagę przy wyborze oświetlenia, jest jego barwa. Światło o chłodnym zabarwieniu nadaje się do pomieszczeń, w których chcemy pozostać skupieni i produktywni. Ciepła będzie najlepsza do miejsc przeznaczonych do odpoczynku i relaksu. Weź to pod uwagę, aby zmaksymalizować swoja produktywność.
#8 Walcz z odwlekaniem
Odciągający uwagę, hałaśliwi współpracownicy, przeglądanie bez większego celu Internetu oraz mediów społecznościowych znajdują się na liście „zabójców produktywności”. Pokonanie ich nie jest łatwe, jeśli nie inwestujesz czasu w planowanie i nie masz mentalnego obrazu swoich celów w głowie.
Pamiętaj, że pozostawanie skoncentrowanym i wytrwałym na osiągnięciu Twojego celu, systematyczność oraz włożony wysiłek przyniesie Ci rezultaty i sukces. Nie bój się powiedzieć „Nie” swoim współpracownikom, którzy próbują odciągnąć Cię od Twoich celów i wykonywania pracy.
Poza tym możesz być w stanie uzyskać większą produktywność w ciągu dnia, nie pracując dłużej ani ciężej, jeśli wyeliminujesz negatywny nawyk zwlekania i odkładania zadań na później, czyli tzw. prokrastynację.
Ludzie, którzy zbyt długo odwlekają wykonanie zdań, często odczuwają panikę, gdy zaczyna się zbliżać wymagany termin realizacji oraz starają się dotrzymać terminu kosztem jakości rozwiązania. Osoby, które odwlekają, mogą czuć się winne na skutek swojej prokrastynacji oraz doświadczać częściej dolegliwości fizycznych z tego tytułu np. przeziębień, bólów brzucha, stresu i bezsenności w porównaniu do osób, które nie odwlekają realizacji swoich obowiązków.
Zdarza Ci się odwlekać zadania? Dowiedź się: Jak pokonać prokrastynację?
“Odkładanie na później to największy złodziej. Kradnie Twój czas, sukcesy, cele, życie…”
#9 Wyłącz swój telefon
Czy wiesz, że Twój telefon jest jednym z największych wyzwalaczy zwlekania i utraty produktywności? Nawet jeśli masz telefon w trybie wyciszonym, wibracje i świecące powiadomienia nadal mogą Cię rozpraszać.
Jeśli masz pilne zadanie do wykonania i chcesz popracować w skupieniu oraz zmaksymalizować produktywność, czyż nie jest to dobry powód, aby wyłączyć telefon?
Ten telefon czy wiadomość, który zadzwoni kiedy pracujesz, prawdopodobnie nie jest tak ważny i pilny, jednak jeśli go odbierzesz, ryzykujesz utratą koncentracji i produktywności.
#10 Korzystaj z telepracy
Nie ma wątpliwości, że środowisko, w którym pracujesz wpływa na Twoją produktywność. Jeśli masz własną firmę to oczywiście w większym stopniu możesz wybierać kiedy i gdzie pracujesz. Jednak gdy pracujesz na etacie przeważnie musisz pojawić się w biurze. Dojazd do i z pracy zabiera cenny czas.
Jak wykazały prowadzone badania, pracownicy często są bardziej produktywni, pracując z domu, a niektóre firmy zaczęły stosować politykę zezwalającą na pracę zdalną. Jeśli masz taką możliwość korzystaj z telepracy.
#11 Ćwicz i prowadź zdrowy tryb życia.
Pozytywny wpływ ćwiczeń na nasze ciało i umysł został udowodniony dawno temu. Ruch pomaga nam się doładować i odświeżyć umysł. Aktywność fizyczna ma wiele zalet dla naszego zdrowia psychicznego i fizycznego!
Jedną z korzyści ćwiczeń fizycznych pod względem zwiększania produktywności jest to, że ćwiczenia pomagają nam się lepiej skupić. Co więcej, czynią nas mniej podatnymi na czynniki stresu i wzmacniają pozytywny sposób myślenia. 20-minutowy trening dziennie to doskonały wzmacniacz wydajności!
Ponadto świadome planowanie swoich posiłków i zdrowe odżywianie to kolejny wzrost wydajności. Witaminy i minerały odżywiają i odstresowują nasze ciało, co pomaga nam zachować sprawność i zdrowie. Kiedy nasze ciało jest usatysfakcjonowane tym, czym je karmimy, natychmiast odpala się w nas dobry nastrój, motywacja i produktywność.
Dlaczego więc odkładać zdrowy styl życia na później? Nie ma absolutnie ku temu żadnego istotnego powodu, szczególnie gdy wiesz, że może to przynieść korzyści Twojemu życiu prywatnemu, zawodowemu, poprawić Twoją produktywność i samopoczucie.
#11 Bądź pozytywny
Aby stworzyć i utrzymać produktywny nastrój nie tylko dla siebie, ale także dla innych, zawsze bądź pozytywny. Zachowaj spokój, pogodne i pozytywne nastawienie, a pomoże Ci to lepiej pracować!
Jeśli jesteś nieszczęśliwy z powodu ewentualnych trudności, błędów, pamiętaj, że porażka i niepowodzenie to kolejny krok do sukcesu. To tylko kolejna lekcja życia i nowe doświadczenie. Użyj jej, zamień na przewagę i ruszaj dalej!
Nie jesteś przekonany? Poznaj 35 powodów i korzyści z budowania pozytywnego nastawienia
Skup się na byciu prodyktywnym, a nie zajętym. – Tim Ferris
Jeśli jesteś zdecydowany zwiększyć swoją skuteczność i osiągnąć swoje cele osobiste oraz zawodowe skorzystaj z opisanych wskazówek, a na pewno z korzyścią wpłynie to na Twoją produktywności.
Jeśli szukasz jeszcze więcej inspiracji w temacie produktywności sprawdź też 40 sposobów jak być bardziej produktywnym
A Ty jakie masz sposoby na bycie bardziej efektywnym i większą produktywność? Podziel się swoimi pomysłami w komentarzu.
