Obecne warunki i środowisko biznesowe jest bardzo wymagające. Firmy każdego dnia zaciekle konkurują ze sobą, aby zaprezentować swoją wartość i przyciągnąć klienta. Jak uzyskać przewagę konkurencyjną? Na to pytanie starają się niemal każdego dnia odpowiedzieć sobie liderzy organizacji. Menedżerowie zwłaszcza na najwyższym poziome prezesi, członkowie zarządu i dyrektorzy zarządzający szukają różnych przewag konkurencyjnych. Opracowują nowe strategii, poszukują i wdrażają innowacyjne technologie, uruchamiają różnego rodzaju inicjatywy i kampanie marketingowe. Te przewagi w głównej mierze opierają się na kapitale i własności intelektualnej. Niestety w obecnych dynamicznych czasach, trwałość tych przewag jest znacznie krótsza niż było to kiedyś.

Patrick Lencioni, amerykański publicysta, mówca publiczny z dziedziny biznesu, autor licznych bestsellerowych publikacji pisanych w stylu „powieści biznesowych”, w swojej książce „Cztery obsesje wyjątkowego szefa. Opowieść o przywództwie.”, zwraca uwagę na jeszcze jedną przewagę konkurencyjną, z której firmy mogą i powinny skorzystać. Chodzi tu o tzw. „zdrowie organizacji”. Według Lencioniego ta przewaga konkurencyjna ma znacznie bardziej trwały charakter niż te powszechnie stosowane, jednak często zarządzający jej nie dostrzegają.

Według Lencioniego zdrowa organizacja to taka, w której jest mniej polityki i zamętu, a więcej morale i produktywności. Gdzie pracownicy są bardziej zaangażowani i zadowoleni z pracy. Rotacja jest mniejsza, a koszty rekrutacji niższe. Gdzie zdrowie organizacji pozytywnie wpływa na oferowane produkty, usługi i zadowolenie klienta, który z nich korzysta.

Na zdrowie organizacji składają się według Lencioniego cztery dyscypliny. Opanowanie ich i skuteczne wdrożenie w życie znacznie zwiększa szanse organizacji na rynkowy sukces. Przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym elementom modelu zdrowej organizacji.

„Siłą są ludzie. To prawdziwy motor każdego biznesu. Dobrzy ludzie nie tylko są kluczowi dla firmy, oni są firmą!” – Richard Branson

Jak uzyskać przewagę konkurencyjną? Model zdrowej organizacji według Patryka Lencioni

#1 Stwórz zgrany zespół zarządzający

Pierwszym krokiem jest zbudowanie i utrzymywanie zgranego zespołu zarządzającego. Od jakości tego zespołu zależy skuteczność i efektywność wprowadzania innych elementów zdrowej organizacji. Jeżeli w zespole zarządzającym nie ma porozumienia, to będzie to negatywnie wpływać na pozostałą cześć organizacji. Istotną zgranego zespołu zarządzającego jest w głównej mierze zaufanie. Wyeliminowanie organizacyjnej polityki, zbędnych obaw i marnowania energii. Każdy menedżer chciałby to osiągnąć, jednak nie każdemu się to udaje.

Problemem zwłaszcza jest polityka, która często jest wynikiem nierozwiązanych problemów na najwyższym poziomie organizacji. Aby skutecznie wyeliminować rozgrywki polityczne w organizacji, trzeba sięgnąć do źródła problemów, która są na szczeblu zarządzających.

Wbrew pozorom różne upolitycznione zachowania w zespołach, które czasem są ignorowane przez menedżerów, mają negatywny wpływ na firmę i ludzi. Dochodzi do sytuacji, że ludzie na niższym poziomie organizacji starają się na własną rękę rozwiązywać konflikty, co kończy się często niepotrzebną przepychanką i wewnętrzną walką. A wszystko dlatego, że liderzy na wyższym poziomie nie potrafili się porozumieć między sobą i poradzić sobie z różnymi problemami. Czasem wynika to z obawy przed konfrontacją i konfliktem. Nierozwiązane „na górze” problemy skazują podległych pracowników na trwonienie czasu, pieniędzy, energii i niepotrzebny stres w walce z nierozwiązanymi problemami. Zła atmosfera w organizacji sprawia, ze najlepsi pracownicy odchodzą.

Co wyróżnia zgrany zespół zarządzający?

Wydajne i zgrane zespoły zarządzające, znają mocne i słabsze strony poszczególnych członków zespołu. Angażują się w nieskrępowaną debatę i konstruktywny, budujący, a nie nieszczący konflikt. Wzajemnie oczekują od siebie i sami są odpowiedzialni za swoje zachowania i działania. Są zaangażowani w realizację decyzji podjętych przez grupę.

Ponadto zgrane zespoły zarządzające rozwiązują swoje problemy. Tworzą środowisko pełne zaufania. Tym zaufaniem również obdarzani są podlegli pracownicy. Energia w organizacji koncertuje się na osiąganiu wspólnych celów i pożądanych wyników. Pracownicy są bardziej zaangażowani i mają więcej satysfakcji z pracy.

Nie od dziś wiadomo, że przykład „idzie z góry”, a zgranie na poziomie zarządu i menedżerów zarządzających jest istotnym czynnikiem sukcesu organizacji.

#2 Zapewnij przejrzystość organizacji

Przejrzystość organizacji to wybór właściwych słów do opisania misji, strategii i wartości organizacji. A także zgoda dotycząca najważniejszych pojęć, wspólny język zrozumiały na wszystkich poziomach organizacji. Jednakowe słownictwo i założenia dotyczące tego co ważne, a co nie. Ułatwia to podejmowanie decyzji i rozwiązywanie różnych problemów bez potrzeby ciągłego nadzoru i udzielania rad ze strony zarządzających.

Przejrzystość organizacji umożliwia skuteczniejsze delegowanie i upełnomocnienie pracowników, dzięki czemu są oni bardziej zaangażowani i pewni siebie. Gdy pracownicy na każdym szczeblu organizacji mają to samo zrozumienie celu, tak samo definiują sukces, mają to samo postrzeganie konkurentów oraz potrzeb klientów, które trzeba zaspokoić, wówczas pojawia się poczucie jedności działania. Większa autonomia i wiedza w jakich granicach mogą działać, a kiedy powinni zaangażować zarządzających, pozwala na większą samodzielność. Poprawia to też atmosferę, a pracownicy mają większe poczucie mocy sprawczej.

Oszczędza się też dzięki temu czas i energię na różnego rodzaju tłumaczenia, rozwiązywanie konfliktów i problemów, które mogą wynikać z braku przejrzystości i niejasnych zasad.

W zapewnieniu przejrzystości organizacji, znowu bardzo ważną rolę ma zespół zarządzający, który powinien wykazać się zaangażowaniem i odwagą. Dzięki przejrzystości tworzone są fundamenty m.in. dla komunikacji, zasad zatrudniania, rozwoju pracowników, ścieżek kariery i podejmowania decyzji. Przejrzystość stanowi punkt wyjścia do odpowiedzialności. A odpowiedzialność warunkuje długoterminowy sukces.

Organizacja, która osiąga przejrzystość ma poczucie jedności we wszystkim co robi. Pojawia się dzięki temu też efekt synergii, który cechuje najlepsze firmy na rynku.

Zdrowa organizacja wyjaśnia:

  • Po co istnieje i czym się zajmuje
  • Jakimi wartościami się kieruje
  • Co ją wyróżnia na tle innych organizacji
  • Kim są konkurenci
  • Co planuje osiągnąć
  • Jakie są jej cele krótkookresowe i długookresowe
  • Kto za co odpowiada

#3 Komunikuj przejrzystości organizacji

Gdy zespół zarządzający osiągnie przejrzystość, trzeba zakomunikować ją pracownikom. Dobrej komunikacji nigdy za wiele. W efekcie skuteczne i efektywnej komunikacji pracownicy na wszystkich szczeblach i we wszystkich jednostkach rozumieją o chodzi organizacji. Znają cele i wartości, rozumieją jak przyczyniają się do jej sukcesu. Nie tracą energii i czasu na domysły i nie szukają ukrytych przesłanek w informacjach, które do nich trafiają. Mają silniejsze poczucie celu i kierunku. Są dobrze poinformowani i nie narzekają, że coś jej przed nimi zatajane.

To co wspomaga skuteczną komunikację to powtarzanie. Nie wystarczy czegoś powiedzieć tylko raz i liczyć na to, że komunikat dotrze do wszystkich i zostanie zrozumiały. Istotny jest też zrozumiały język i prostota przesłania. Im bardziej skomplikowany komunikat tym  większe szanse na nieporozumienia i dezorientacje. Ważna jest też różnorodność stosowanych mediów przekazu. Ludzie w różny sposób reagują na informacje. Na każdego działa trochę inne medium. Jedna osoba woli coś przeczytać, inna obejrzeć, jeszcze inna usłyszeć.

Komunikacja idzie z góry na niższe poziomy organizacji i jest powtarzana w cyklu, aż przesłanie dotrze do wszystkich, którzy są za daną kwestię odpowiedzialni i powinni o tym wiedzieć.

Jak można sprawdzić, czy nasza komunikacja jest skuteczna i przynosi efekty? Można spytać pracowników, czy wiedzą po co organizacja istnieje, jakimi wartościami się kieruje, co chce osiągnąć, jakie ma cele, kto za co odpowiada. A także spytać jak ich praca wpływa na te obszary. Z odpowiedzi i reakcji pracowników można wywnioskować na ile nasza komunikacja i przesłanie jest zrozumiałe.

#4 Wdrażaj odpowiednie systemy i procesy, które wspierają i zapewniają przejrzystość

Komunikacja przejrzystości nawet najlepiej prowadzona, nie może zastąpić realnie działających rozwiązań systemowych. Zbudowanie poczucia przejrzystości w całej organizacji można osiągnąć poprzez wdrażanie odpowiednich systemów i procesów, które wpływają na ludzkie postawy i zachowania. Wyzwaniem jest zrobić to bez nadmiernej biurokracji.

Przejrzyście działające organizacje zapewniają jasne zasady zatrudniania pracowników. Zarządzania nimi, wynagradzania, a także zwalniania pracowników, gdy nie działają spójnie z wartościami i zasadami przejrzystości danej organizacji.

Zasady zatrudniania i zwalniania pracowników

Zdrowe organizacje rekrutują pracowników o odpowiadających firmie wartościach. W procesie rekrutacji sprawdzają czy kandydat będzie pasował do organizacji i vice versa. Pozwala to uniknąć pomyłek przy zatrudnianiu i kosztów z tym związanych.

Zdrowe organizacje wykorzystują również swoje wartości i przejrzystość jako pomoc w identyfikowaniu problemów i podejmowaniu decyzji o rozstaniu się z pracownikiem.

Zarządzanie wynikami

Kolejny istotny element to zarządzanie wynikami. Ma on pomagać pracownikom w identyfikowaniu możliwości rozwoju i wzrostu oraz wskazywać kierunek, zgodny z kursem i wartościami całej organizacji.

Wiele firm ma problem z przejrzystością systemu zarządzania wynikami. Bywa on nadmiernie skomplikowany i zbyt biurokratyczny. Często wdrażane są rozwiązania z rynku, zaprojektowane przez firmy doradcze, które nie przystają do realiów danej organizacji. Takie systemy zamiast wnosić wartość, potęgują frustracje u menedżerów i pracowników.

Dobrze działających system zarządzania wynikami, zawiera tylko niezbędne informacje i pozwala menedżerom i pracownikom koncentrować się na pracy, którą muszą wykonać, aby odnieść sukces.

Wynagradzanie i docenianie pracowników

Ponadto zdrowe organizacje eliminują subiektywność i uznaniowość z procesu nagradzania i wynagradzania pracowników. Zasady rozdziału premii, bonusów, przyznawania podwyżek są znane i jasne dla pracowników. Pozwala to pracownikom wybrać najlepszą drogę do rozwoju i sukcesu organizacji, który przełoży się na korzyści dla pracownika. Znane są też kryteria awansu i ścieżki kariery. Przy awansach brany jest pod uwagę nie tylko wynik i wkład pracy w sukces organizacji, ale również wpływ danej osoby na przejrzystość organizacji oraz jej postępowanie w zgodzie z wartościami firmy.

Poza pieniędzmi w zdrowych organizacjach istotne jest również docenianie i okazywanie uznania pracownikom za ich wysiłek i wkład pracy w sukces organizacji.

Uwagi końcowe

Jak to zwykle bywa model zdrowej organizacji jest prosty w teorii, ale jego wprowadzenie w życie wymaga dużo pracy i zaangażowania. Jednak opanowanie czterech dyscyplin, na które wskazuje Lencioni przynosi wiele korzyści.

Aby dowiedzieć się więcej jak uzyskać przewagę konkurencyjną, dzięki zapewnieniu zdrowia organizacji, sięgnij po książkę  „Cztery obsesje wyjątkowego szefa. Opowieść o przywództwie.”.

To nie tylko przyjemna w lekturze opowieść biznesowa, ale również źródło praktycznych wskazówek z zakresu zarządzania i sposobów na budowanie i zachowaniu zdrowia organizacji.

Model, który promuje Lencioni jest modelem całościowym. Wszystkie cztery dyscypliny są istotne i niezbędne, aby odnieść sukces. Organizacje są różne i każda z nich może mieć trudność z wdrożeniem innego aspektu tego modelu. Warto jednak nad każdym z nich pracować i go doskonalić, bo zdrowa organizacja jest w stanie w dłuższej perspektywie utrzymać się na rynku i osiągnąć sukces.

Jeśli interesuje Cię temat zarządzania i motywacji pracowników, sprawdź też 5 dysfunkcji pracy zespołowej. Jak budować zaangażowane zespoły? oraz 8 sposobów, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników

„Zdrowie nie jest wszystkim, ale bez zdrowia wszystko jest niczym”. – Artur Schopenhauer

A według Ciebie co jest istotne, aby na obecnym rynku uzyskiwać trwałą przewagę konkurencyjną?  Napisz w komentarzu.