Metoda Getting Things Done (GTD), którą stworzy David Allan jest stosowana od wielu lat na całym świecie. To jeden z najlepszych systemów do zwiększania osobistej produktywności. Korzystają z niego ludzie z różnych dziedzin i branż, którzy postanowili zmienić swoje dotychczasowe nieefektywne i złe nawyki na nowe, wydajniejsze. GTD pozwoliło wielu osobom, stać się bardziej produktywnymi, mieć mniej stresu w wypełnianiu swoich obowiązków i osiągać więcej sukcesów w życiu osobistym i zawodowym.
Mimo, że GTD ma bardzo wiele zalet, niektóre osoby, które starały się ją stosować napotykały jednak na różne trudności w jej praktycznym użyciu. Jeśli też próbowałeś korzystać z GTD i miałeś z tym problem świetną alternatywą dla metody Getting Thing Done (GTD) jest podejście Zen to Done (ZTD).
“Zen to nie wyczyn, tylko skupienie na rytuale codzienności”. – Shunryu Suzuki
Czym jest Zen To Done (ZTD)?
Zen To Done to stworzony przez Leo Babauta blogera, dziennikarza, autora bestsellerów jak Minimalizm, system który ułatwia wyrobienie sobie nawyków, dzięki którym będziesz realizował swoje projekty i zadania znacznie bardziej efektywnie. Zen To Done pozwoli Ci zorganizować swoje życie w taki sposób, że rzeczywiście załatwisz te sprawy, które masz na swojej liście rzeczy do zrobienia.
Leo Babauta wykorzystał najlepsze pomysły z najbardziej efektywnych systemów produktywności — w tym Getting Things Done Davida Allena i 7 nawyków skutecznego działania Stephena Coveya — wzbogacił je i rozwinął, dzięki czemu stworzył swój własny bardzo prosty i użyteczny system produktywności Zen To Done (ZTD).
Dlaczego Zen To Done (ZTD) może być lepszą metodą od Getting Thing Done (GTD)?
Według Leo Babauta Zen to Done może się sprawdzić lepiej niż Getting Thing Done (GTD). ZTD skupia się na zmianie nawyków podobnie jak w GTD, ale jest bardziej praktyczny. Dlatego, że ZTD kładzie nacisk przede wszystkim na upraszczaniu i działaniu, zamiast na planowaniu i systemie samym w sobie.
“Jeśli miałeś problemy ze skądinąd świetnym GTD, ZTD może być dla Ciebie idealnym rozwiązaniem”. – Leo Batuta
Oto 5 powodów dlaczego Zen to Done może lepiej się sprawdzić niż Getting Things Done:
#01 GTD składa się z serii zmian nawyków.
GTD to szereg zmian nawyków, które trzeba wprowadzić jednocześnie. Zmiana zbyt wielu przyzwyczajeń naraz jest trudna. ZTD więc skupia się kolejno na pojedynczych nawykach. Nie musisz wdrażać całego systemu od razu.
#02 GTD za mało skupia się na działaniu.
Mimo swojej nazwy, która sugeruje “załatwianie spraw”, GTD w większym stopniu skupia się na zbieraniu, analizowaniu i planowaniu, niż na realizacji i działaniu. ZTD koncentruje się na wykonywaniu tego co ma się do zrobienia. Przede wszystkim liczy się działanie i efekty jakie ono przynosi.
#03 GTD jest za mało ustrukturyzowany
Dla niektóry osób, brak struktury, możliwość decydowanie na bieżąco, co robić dalej to duża zaleta metody GTD. Jednak są też ludzie, który uważają, że GTD jest za mało konkretne. System ZTD uwzględnia konkretne nawyki i działania, które mogą ten problem rozwiązać.
#04 GTD może powodować dodatkowy stres
GTD zaleca zapisywanie wszystkich spraw na listach, aby później móc się nimi zająć. To może stanowić obciążenie, przecież nie wszystkie sprawy są tak samo ważne. Nieumiejętne stosowanie GTD, gdy staramy się wiele osiągnąć, może powodować dodatkowy stres. ZTD idzie w stronę upraszczania. W pierwszej kolejności trzeba pozbyć się jak najwięcej obowiązku. Dzięki temu będziemy mogli się skupić na robieniu tego co naprawdę jest istotne i ma znaczenie.
#05 GTD za mało skupia się na osobistych celach
GTD funkcjonuje od szczegółu do ogółu. GTD koncentruje się raczej na wykonaniu zadań, które ktoś nam zlecił, zamiast na robieniu naprawdę ważnych rzeczy, które powinieneś robić. ZTD wymaga określenia priorytetów – najważniejszych spraw do załatwienia. Zakłada planowanie dzienne i tygodniowe oraz zaleca cotygodniowy przegląd zadań, by móc się na nich koncentrować przez cały rok. W systemie GTD podobne elementy też występują, jednak ZTD dodatkowo je rozwija i proponuje bardziej praktyczne podejści.
10 nawyków Zen to Done, czyli proste sposoby na zwiększenie efektywności
Na czym polega Zen to Done? Zen To Done przede wszystkim 10 nawyków, które pomogą Ci w uproszczeniu swojego życia, lepszej organizacji, uzyskaniu większej produktywności i rzeczywistym wykonaniu swoich zadań.
“Zmiana nawyków może być ekscytująca, więc baw się dobrze!” – Leo Babauta
Każdy z nas ma inne potrzeby i działa w trochę inny sposób. ZTD daje Ci dużo swobody. Możesz wybrać te nawyki, które najbardziej Ci odpowiadają i przynoszą największe korzyści. Przyjrzyjmy się więc po kolei 10 nawykom Zen To Done.
#01 Kolekcjonowanie
Zapisuj wszelkie zadania, pomysły, projekty i inne informacje, które przejdą Ci przez myśl. Przelej to z głowy na papier, żeby nie zapomnieć. Możesz użyć w tym celu prostego notesu albo czegoś innego, co będziesz mieć stale przy sobie, aby robić notatki np. aplikacji w telefonie. Jednak im prostsze narzędzie tym lepiej, dlatego papier i długopis świetnie się sprawdzają.
#02 Przetwarzanie
Podejmuj szybkie decyzje w sprawie rzeczy w swojej skrzynce odbiorczej. Nie odkładaj ich na później. Przetwarzaj sprawy od najnowszych do najstarszych. Podejmij decyzję co z nimi zrobić. Jeśli sprawę można załatwić w czasie do 2 min zrób ją od razu. Jeśli uznasz, że sprawa jest nieistotne pozbądź się jej. Niektóre zadania możesz delegować na inne osoby. Będą też sprawy, które wymagają więcej czasu i którymi musisz się sam zająć. Umieść je w kalendarzu i zajmij się nimi w określonym czasie.
#03 Planowanie
Określaj najważniejsze zdania na każdy dzień i tydzień. Codziennie sporządzaj listę 1-3 kluczowych zadań i koniecznie je zrób. Najlepiej zajmij się nimi od razu z samego rana. Jak mówi Brian Tracy – “zjedz tę żabę“, aby zwiększyć swoje szanse, że je wykonasz.
Sprawdź: Jak jeść żabę? 21 sposobów jak osiągnąć maksymalną produktywności i sukces
#04 Działaj
Bez działania nie ma rezultatów. Działanie to podstawa osiągania celów i droga do sukcesu. Wykonuj tylko jedno zadanie naraz, bez zakłóceń. Wybierz zadanie i całkowicie poświęć mu swój czas i uwagę. Wyeliminuj wszelkie rozpraszacze, które mogą Cię odciągać od pracy. Staraj się jak najdłużej koncentrować na swoim zadaniu, najlepiej tak długo, aż je ukończysz. Nie wykonuj kilku rzeczy na raz – “multitasking” nie działa i obniża Twoją efektywność.
#05 Prosty system
Lista zadań to podstawa praktycznie wszystkich systemów zarządzania czasem. Umożliwia zorganizowanie wszystkich spraw do załatwienia, których nie możesz od razu wykonać. Dzięki liście zawsze wiesz co jest do zrobienia. W ZTD istotne jest stworzenie i utrzymanie prostego systemu, dopasowanego do Twoich potrzeb, z którego faktycznie będziesz korzystać. Powinieneś tworzyć listy tematyczne i regularnie je przeglądać najlepiej codziennie. Możesz mieć np. takiej listy jak @praca, @dom, @czekam_na, @może_kiedyś itp. Wystarczy jedna lista do każdego kontekstu. Upraszczaj i skup się na tym, co masz do zrobienia na bieżąco, a nie na skomplikowanych narzędziach.
#06 Organizowanie
Miej miejsce na wszystko i wszystko na miejscu. Pozbądź się bałaganu ze swojego otoczenia. Odkładaj wszystko na swoje miejsce. Wszystkie przychodzące sprawy powinny trafiać do Twojej skrzynki odbiorczej, a następnie w odpowiednie miejsce w zależności od danej kwestii i kontekstu. Zorganizowanie i porządek pozwoli Ci lepiej skoncentrować się na Twojej pracy.
#07 Przeglądanie
ZTD zaleca cykliczne przeglądy systemu i celów. Co najmniej raz w roku zastanów się i określ swoje cele roczne oraz życiowe. Raz w miesiącu dokonaj przeglądu miesięcznego. W każdym tygodniu szybko przejrzyj swój system i swoje cele. Podczas cotygodniowego przeglądu powinieneś sprawdzać też swoje cele roczne. Pomyśl o tym co w ostatnim tygodniu zrobiłeś i co możesz zrobić w nadchodzącym tygodniu, aby je osiągnąć. Najlepiej koncentruj się na jednym celu naraz, bo to zwiększa prawdopodobieństwo, że go osiągniesz.
#08 Upraszczanie
Prostota, prostota i jeszcze raz prostota. Upraszczaj wszędzie, gdzie to możliwe. Ogranicz swoje cele i zadania do tego, co niezbędne. Dobrze określaj priorytety i zajmuj się tym co istotne. Gdy masz zbyt wiele spraw na głowie, tracisz koncentrację, wzrasta poziom stresu i możesz czuć się przeciążony. Usuń wszystko co zbędne. Skup się na kluczowych zadaniach i projektach. Ogranicz swoje zobowiązania i strumień bombardujących Cię z różnych źródeł informacji. Upewniaj się, że to co robisz jest w zgodzie z Tobą, Twoimi celami rocznymi i życiowymi.
#09 Rytuały
Opracuj własne rytuały i wykonuj je. Rytuały mogą nadać Twoim dniom, czy tygodniom strukturę oraz poczucie spokoju. Dzięki rytuałom Twój dzień staje się mniej chaotyczny i skomplikowany. Możesz mieć np. swoją poranną rutynę, która zakłada przeglądanie kalendarza, list kontekstowych i celów na dany dzień. Wieczorem możesz mieć rytuał, który zakłada refleksję nad kończącym się dniem, zapisanie swoich myśli w dzienniku i przygotowanie się na wyzwania, które Cię czekają w kolejnym dniu. To jakie będziesz mieć rytuały zależy od Twoich potrzeb. Przejmij kontrolę nad swoim życiem. Stwórz sobie parę rytuałów dziennych, tygodniowych i ich przestrzegaj.
#10 Pasja
Jak podobno stwierdził kiedy Konfucjusz: “Wybierz pracę, którą kochasz, a nie będziesz musiał pracować nawet przez jeden dzień w swoim życiu“. Twoja praca powinna być czymś, na czym Ci zależy, a nie czymś czego nie lubisz i co sprawia, że każdy dzień do udręka. Najlepiej jeśli to co robisz, jest Twoją pasją. Jeśli naprawdę na czymś Ci zależy, dołożysz wszelkich starań, żeby to osiągnąć. Będziesz pracował dłużej z większym zaangażowaniem. Jest też mniejsza szansa, że będziesz cokolwiek odwlekał. Co jeśli nie wiesz, jaka jest Twoja pasja? Nie przejmuj się. Najważniejsze to zacząć poszukiwania i nie ustawać, aż znajdziesz to, czego potrzebujesz.
Sprawdź:17 pytań, które pozwolą Ci odkryć swoją pasję
Uwagi końcowe
Getting Things Done Davida Allena jest wspaniałym systemem zwiększania produktywności. U wielu osób sprawdza się znakomicie i działa bardzo sprawnie. ZTD natomiast to świetna alternatywa do GTD. ZTD rozwiązuje niektóre z problemów występujących przy stosowaniu GTD, uzupełnia go o kilka innych znaczących idei i ułatwia jego praktyczne stosowanie. Dużą zaletą ZTD jest prostota i łatwość użycia.
Jeśli chcesz lepiej poznać system Zen To Done i dowiedzieć się jak rozwinąć w sobie 10 nawyków Zen To Done, które prowadzą do wyższej efektywności i prostszego życia koniecznie przeczytaj książkę Leo Babauty Zen To Done. Znajdziesz w niej szczegółowy opis każdego z nawyków i konkretne sposoby co możesz zrobić, aby stały się one Twoją codzienną praktyką.
To czy wybierzesz GTD czy ZTD zależy od Ciebie. Każde z tych podejść do zwiększania efektywności może pomóc Ci uzyskać lepsze rezultaty i poprawiać swoje życie.
“Działanie ma pierwszeństwo przed systemem, narzędziami, planami i listami zadań”. – Leo Babauta
A Tobie co pomaga być bardziej produktywnym i osiągać Twoje cele?
